盧中華 山東省淄博市周村區(qū)交通運輸事業(yè)服務中心

一、信息化時代行政事業(yè)單位檔案管理科學化的意義

①緩解檔案管理工作強度。隨著現(xiàn)代信息技術的飛速進步及科學技術的進一步發(fā)展，大大提升了事業(yè)單位檔案管理工作的效率，使檔案管理工作的強度得以一定程度的減輕。通過建立網(wǎng)絡系統(tǒng)平臺、網(wǎng)盤存儲及數(shù)字化錄入等手段，可使以往檔案信息化管理中存在的紙媒管理、人工錄入等不足得以有效彌補，實現(xiàn)了資料和信息的數(shù)字化處理，檔案信息資源的收集、存儲、備份等工作更加便捷。②提高檔案管理工作效能。為能夠促使檔案管理工作具有良好的發(fā)展環(huán)境，提升檔案管理工作效能，事業(yè)單位需要科學合理的推進檔案信息化管理。通過對檔案信息化管理形式進行不斷創(chuàng)新，對軟硬件管理系統(tǒng)進行不斷完善，改進檔案管理職能，確保檔案管理的合理性和有效性，在事業(yè)單位內部及各部門之間實現(xiàn)檔案信息資源的共享、共建。同時，事業(yè)單位需嚴格按照我國相關政策法規(guī)規(guī)定對工作局域網(wǎng)進行合理創(chuàng)建，確保其內部、每個部門及其他相關事業(yè)單位之間的合作得以強化，從而達到信息互換與資源共享的目的，最終促使事業(yè)單位檔案管理工作的效率得以有效提升，使得事業(yè)單位能夠做出更加科學的決策，確保事業(yè)單位的長遠發(fā)展。③有助于事業(yè)單位公眾形象的提升。事業(yè)單位具有一定的公益性質，其向社會傳播的信息直接影響到廣大人民群眾的日常生活，通過強化事業(yè)單位檔案管理信息化建設，有利于大眾更加便捷地獲取相關信息，也提升政務處理的透明度，使得自身在廣大人民群眾心中具備一個良好的形象。為確保事業(yè)單位的可持續(xù)長遠發(fā)展，其必須重視檔案管理工作，積極建設檔案管理信息化，有效提升電子信息資源的利用率，確保檔案管理公眾中電子信息的有效應用與保存，進而促進事業(yè)單位檔案信息化建設的有效開展。

二、信息化時代行政事業(yè)單位檔案管理科學化分析

（一）增加對管理人員的培訓，提升信息化管理意識和技術水平

檔案管理工作，運用信息化系統(tǒng)所涉及的范圍非常廣泛，而在運用過程當中，與事業(yè)單位的許多工作人員具有非常密切的聯(lián)系，具有很大的影響。為了進一步順應當代社會的發(fā)展需求，確保在檔案管理當中實現(xiàn)信息化的運行和發(fā)展，需要事業(yè)單位不斷增大對信息化建設資金的有效投入，轉變傳統(tǒng)的管理模式，制定出更加合理的、有效的計劃，增強對人員的培訓等。事業(yè)單位的檔案管理大多是內部的工作，需要事業(yè)單位的相關領導針對這些人員進行理論知識、專業(yè)技能的培訓，有效提升管理工作人員對信息管理工作的積極性。除此之外，還可以建立起良好的獎懲制度，針對考核相對優(yōu)秀的員工進行獎勵，對考核成績不合格的一些人員進行批評或者再培訓，不斷提升管理人員的學習興趣，促使管理人員能夠掌握更多的知識，因地制宜地加快信息化構建。

（二）積極引進高新信息安全技術

為了保護事業(yè)單位的信息安全，優(yōu)化信息化建設工作的效果，首先，預警工作是極其重要的因素。事業(yè)單位對于可能預見的危險性隱患防患于未然，起到預見的作用。在事業(yè)單位計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)當中，保證每個成員能夠相互協(xié)作、相互配合，降低網(wǎng)絡信息風險發(fā)生的概率，通過防御不法分子通過惡意手段入侵，提高事業(yè)單位的網(wǎng)絡安全性。其次，事業(yè)單位應積極引進高新信息安全技術，并加以有效的推廣和落實，強化各級干部職工的信息安全意識，排除威脅檔案管理技術應用安全的因子，使檔案管理的信息化建設任務得以順利落實。例如，利用防火墻技術，實現(xiàn)信息的互聯(lián)互動，還可以通過反擊使網(wǎng)絡入侵者無法實施入侵，破壞檢測系統(tǒng)難以得逞。在信息安全技術方面，領導者要注意規(guī)范工作者的日常操作，嚴禁隨意使用涉密計算機，在主觀上落實信息安全技術。同時，領導者要及時將高新安全技術引入到事業(yè)單位的信息化檔案管理中，深入優(yōu)化檔案管理工作的安全性，為檔案信息技術提供可靠保障。例如，在檔案管理中推行的文字材料雙層PDF、設備工程圖紙DWF或矢量化，使檔案的交接、存儲、調取等環(huán)節(jié)實現(xiàn)了規(guī)范化和信息化，全面提升了檔案的抗風險能力，深化了檔案管理信息化的落實。總之，事業(yè)單位檔案管理工作必須做到嚴格把關，嚴守規(guī)定，將機密文件和管理資料的安全性工作落實。

（三）加大檔案安全管理力度，保障檔案安全性

隨著現(xiàn)代化檔案管理理論的不斷變化，事業(yè)單位開始更加注重檔案的實際價值，保證檔案的完整性與真實性。利用數(shù)字化技術與云平臺等，雖然能為檔案管理提供許多方便，但也存在很多問題。例如，在互聯(lián)網(wǎng)中，存在許多黑客、病毒程序，使各個部門在檔案傳輸?shù)倪^程中，可能出現(xiàn)泄密、數(shù)據(jù)丟失事件。基于此，事業(yè)單位在進行檔案管理的過程中，需要樹立良好的安全意識與保密意識，逐步做好事前的控制工作，編制事后的處理方案。例如：根據(jù)檔案的保密程度，合理運用訪問權限技術、區(qū)塊鏈技術、數(shù)字加密技術等信息技術，保證檔案管理的安全性。

三、結語

在信息化背景下，事業(yè)單位實行科學化、規(guī)范化的檔案管理勢在必行。通過完善檔案管理制度，建立健全信息化平臺，既能保證檔案管理工作順利進行，還能減少人力成本支出，不斷提升檔案管理效率。事業(yè)單位在摒除傳統(tǒng)手寫檔案管理方式的基礎上，推行無紙化辦公，能為各個部門的工作提供依據(jù)，方便工作人員查閱資料與檔案。基于此，事業(yè)單位需要不斷加大檔案管理資金投入，適當引入軟件設備與硬件設備，以此加快檔案管理的改革速度，健全檔案人才培養(yǎng)機制，并加大檔案安全管理力度，保證事業(yè)單位檔案的安全性與實效性。