大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作的分析

呂凱 山東省淄博市周村區(qū)交通運(yùn)輸事業(yè)服務(wù)中心

一、事業(yè)單位檔案管理服務(wù)中應(yīng)用大數(shù)據(jù)的意義

大數(shù)據(jù)技術(shù)給當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理服務(wù)工作提供了有效工具。當(dāng)前的事業(yè)單位運(yùn)行中，會(huì)產(chǎn)生較多的信息資料，而且業(yè)務(wù)量在持續(xù)增加，這給檔案管理帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。在檔案管理中，需要建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)完善當(dāng)前的工作，這樣可以及時(shí)更新數(shù)據(jù)并且快速提取信息，保證事業(yè)單位的運(yùn)行效率。在事業(yè)單位檔案管理服務(wù)中，首先要備份舊檔案，利用掃描等方式轉(zhuǎn)化為電子文件，能夠有效避免丟失和損壞問(wèn)題。傳統(tǒng)的檔案管理中，主要使用紙質(zhì)載體，實(shí)施了被動(dòng)管理的方式，信息資源利用率比較低。結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)和云技術(shù)，可以靈活使用信息資源，并且節(jié)約較多的人力成本。

二、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作的分析

（一）提高全員意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)信息化人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)

機(jī)關(guān)、事業(yè)單位要深刻認(rèn)識(shí)到人事檔案對(duì)單位個(gè)人、事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)發(fā)展的重要價(jià)值和作用，從根本上加強(qiáng)對(duì)信息化人事檔案管理工作的重視程度。從制度上，制定有效的管理方案，從人事檔案的歸納整理、到借閱層級(jí)規(guī)定、到原始資料的保管、到動(dòng)態(tài)檔案的及時(shí)更新等人事檔案管理工作，都需要進(jìn)行嚴(yán)密科學(xué)的規(guī)定，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確、高效的整理與運(yùn)行。例如，要求進(jìn)行季度一次的人事檔案更新和報(bào)表提交，就能從根本上解決檔案管理信息延遲的問(wèn)題。從設(shè)備和資金投入上，要下大力氣進(jìn)行信息化人事檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，以促進(jìn)實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時(shí)代下信息化管理的硬件與軟件配置。

（二）大數(shù)據(jù)背景下共享檔案資源

根據(jù)當(dāng)前的情況來(lái)看，事業(yè)單位檔案管理工作還存在一些問(wèn)題，比如條塊分割比較明顯，一些事業(yè)單位檔案管理部門(mén)擔(dān)心檔案資料泄密，所以不愿意與其他單位的檔案管理部門(mén)進(jìn)行共享，其實(shí)檔案具有歷史價(jià)值，只有共享，才能實(shí)現(xiàn)其本質(zhì)價(jià)值，如果進(jìn)行分散管理，條塊分割，不僅不利于共享資源，也會(huì)在一定程度上增加管理成本，這不利于更大程度地發(fā)揮檔案資源的社會(huì)價(jià)值。所以事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)要建立良好的合作關(guān)系，統(tǒng)一建立檔案資料共享平臺(tái)，制定開(kāi)放標(biāo)準(zhǔn)，將檔案館的相關(guān)數(shù)據(jù)和資料上傳到網(wǎng)絡(luò)公共平臺(tái)中，發(fā)揮信息技術(shù)的力量，使更多的人可以檢閱、利用檔案資源。與此同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理部門(mén)還要立足于優(yōu)化配置公共資源的角度，在保證知識(shí)產(chǎn)權(quán)和國(guó)家機(jī)密的前提下，適時(shí)開(kāi)放各種數(shù)字信息資源，要承擔(dān)起國(guó)家數(shù)據(jù)中心的職責(zé)，為地方政府和其他公共部門(mén)搜集、利用檔案信息提供服務(wù)。

（三）科學(xué)收集事業(yè)單位檔案

在收集事業(yè)單位檔案過(guò)程中，需要重視保存價(jià)值比較高的視頻、數(shù)據(jù)、信息和文獻(xiàn)資料，這些都屬于核心內(nèi)容。同時(shí)，需要對(duì)這些關(guān)鍵資料進(jìn)行數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)化為電子檔案內(nèi)容，利用信息化技術(shù)進(jìn)行操作。在搜集檔案信息時(shí)，也需要重視信息化內(nèi)容的收集，從紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化載體，這樣可以高效利用和安全保存。尤其是在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理服務(wù)中，可以結(jié)合云計(jì)算大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)于事業(yè)單位檔案的快速檢索和分布式存儲(chǔ)，利用大數(shù)據(jù)發(fā)掘技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)來(lái)提升檔案的查全率和查準(zhǔn)率，這可以顯著提升當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理服務(wù)的效率，并且促進(jìn)當(dāng)前工作內(nèi)容和方式的現(xiàn)代化發(fā)展。

（四）完善檔案管理制度和基礎(chǔ)管理設(shè)備

為了促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理走向規(guī)范化，完善檔案管理制度非常重要。根據(jù)單位實(shí)際需求，結(jié)合法律規(guī)定，從事業(yè)單位的收集、整理、分類(lèi)、保密等方面下手，形成一套完整的檔案管理制度。要加大檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的資金投入，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，利用信息技術(shù)的力量，引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)和軟件，促使檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，讓事業(yè)單位檔案管理工作走向統(tǒng)一、規(guī)范化，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理水平的提升。此外，事業(yè)單位應(yīng)該不斷完善檔案管理硬件設(shè)備，硬件設(shè)備是保障檔案管理自動(dòng)化落實(shí)的基礎(chǔ)。為了保障檔案管理工作順利地進(jìn)行，最為主要的工作就是完善計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全，定期對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行維護(hù)，建立防火墻，這樣才能保障檔案資料的安全性，也能更好地實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化檔案管理，從而地提高檔案管理的工作效率，減輕人工檔案管理的壓力。

（五）改良人力資源管理方式

從一些不符合時(shí)代發(fā)展的人力資源管理工作方面可以發(fā)現(xiàn)，很多人力資源管理都是使用靜態(tài)的信息管理方式。這種方式難以解決單線(xiàn)信息和信息碎片需要相互融合的問(wèn)題，很多基層單位的人力資源管理人員能力有所欠缺，這也使得人力資源管理工作方面并不能夠創(chuàng)新發(fā)展從而變得更加完善，所以可以構(gòu)建數(shù)據(jù)管理的新程序，在進(jìn)行人力資源管理的時(shí)候，能力管理是比較重要的，要全面地了解能力和崗位在基層單位發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中的作用，要讓基層單位獲得更多高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人才，也要利用信息化的方式，讓基層單位的人力資源管理能夠增加對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用力度，讓人才管理的系統(tǒng)能夠更加健全，并且也可以招聘更多的有高素質(zhì)的優(yōu)秀人才，使用互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)建基層單位的網(wǎng)站，設(shè)立人才招聘的網(wǎng)頁(yè)。不僅如此，也要能夠?qū)⑷瞬抛鳛橹匦膩?lái)完成人力資源管理，基層單位的發(fā)展和專(zhuān)業(yè)知識(shí)分不開(kāi)的，如果想要讓基層單位能夠平穩(wěn)地發(fā)展，那么就必須要能夠確保基層單位發(fā)展過(guò)程當(dāng)中各個(gè)部分都能夠擁有能力比較高的人才。因此，在進(jìn)行人力資源管理的時(shí)候必須要調(diào)整將職位作為重心這樣落后的管理方法，要能夠把人才當(dāng)作管理的重點(diǎn)，人力資源管理的人員必須要能夠了解人才實(shí)際的需求，為人才真正展現(xiàn)其專(zhuān)業(yè)能力和知識(shí)水準(zhǔn)提供更多的條件。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，結(jié)合事業(yè)單位檔案管理服務(wù)和大數(shù)據(jù)屬于重要趨勢(shì)，可以保證當(dāng)前檔案管理的質(zhì)量和效率。檔案工作人員需要積極更新自己的知識(shí)儲(chǔ)備，并且積極學(xué)習(xí)應(yīng)用大數(shù)據(jù)的方法，這樣才能適應(yīng)當(dāng)前科技的進(jìn)步，有效利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)發(fā)掘檔案信息中的內(nèi)容，更好地服務(wù)社會(huì)。