檔案數字化建設的價值與問題探尋

徐乃梅 江蘇省寶應縣產品質量綜合檢驗檢測中心

檔案不僅記錄著相關單位的發展歷程，還對以后的發展起著重要的指導作用，關乎了隱私和機密。隨著檔案數字化模式的建立和應用，檔案信息逐漸從紙質形式轉化為數字形式，不管是在查找使用，還是在儲存上都為管理人員帶來便捷的方式，但是隨著數字化模式的應用，其存在的問題也日益突出，如何對潛在的安全風險進行有效的控制，是檔案管理部門急需解決的問題。

一、檔案數字化建設的價值

隨著信息技術的不斷發展，檔案數量急劇增加，傳統的檔案涉及的流程復雜，由于檔案資料的重要性和隱秘性，管理起來費時費力，而且容易因工作人員大意出現細節上的錯誤，降低檔案管理效率。與傳統的檔案相比，具有以下優勢：

（一）方便檔案信息管理

檔案數字化建設在很大程度上方便了檔案的信息管理，檔案數字化建設是利用互聯網手段，對存檔的資料進行云儲存，這樣在資料的收集、整理、分類和移交等工作內容上可以有效的節省時間，而且只要確保網絡上的存檔真實可靠，在查閱過程中就不會出現其他錯誤，能夠確保檔案管理工作的順利開展，有利于檔案管理工作效率的提升。

（二）對檔案資料原件進行保護

傳統的檔案都是以紙質文件的形式進行保存，由于檔案資料的重要性，一旦原文件在保存過程中處理不當，造成檔案原件的損壞，就會對檔案資料使用造成影響。進行檔案數字化建設，可以將紙質檔案轉化為電子形式的數字檔案，儲存在計算機中進行保存，可以進一步提高檔案儲存的安全性，尤其是針對檔案的原件，會有專門的儲存方式，進行安全的保存，保障檔案信息不會遭遇毀滅性的損壞。

（三）改變傳統檔案的使用方式

傳統的檔案都是一個紙質文件，在使用過程中需要去檔案室進行查找，由于檔案室的檔案資源眾多，查找起來比較麻煩，因此在使用過程中會在檔案查找環節花費大量的時間，不利于檔案資源共享的實現。實施檔案數字化管理后，可以通過計算機輸入檔案的相關信息就可鎖定具體的檔案，突破了使用上的限制性因素，使檔案資源查找變的更加便捷[1]。

二、檔案數字化建設存在的問題

（一）缺乏統一的數字化建設標準

檔案數字化建設的主要目的是為使用者提供優質的服務，在檔案信息的查找和使用上更加的便捷，但是在當前的檔案數字化建設中，缺乏統一的數字化建設標準，導致檔案管理人員對數字化建設沒有足夠的認知，在檔案資源的管理上仍然混亂，這樣不僅不會提高檔案的管理效率，還會使檔案的存儲存在安全隱患，對檔案的安全性造成不良的而影響。

（二）檔案數字化建設速度緩慢

隨著信息技術的普及發展，大部分企業都朝著數字化方向發展，但是由于檔案數字化建設主要是依靠信息技術完成的，在檔案數字化建設的過程中需要投入較多的資金，而很多單位為了節約資金成本，還在使用傳統的檔案管理模式，導致檔案數字化建設速度停滯不前，檔案數字化管理流于表面。

（三）相關的檔案管理人員信息素養有待提高

當前大部分檔案管理人員都是檔案管理工作中的老員工，雖然他們具有豐富的管理經驗，但也僅僅針對紙質檔案的管理，檔案的數字化建設主要是應用信息技術，對檔案進行管理，這就給他們帶來了極大的工作壓力，由于對計算機的應用不夠熟練，導致管理效率仍然無法提高，這就需要相關部門提高對檔案數字化建設人才的引進，采取措施不斷提高檔案管理人員的信息素養，為實現檔案數字化建設奠定基礎[2]。

三、解決檔案數字化建設問題的策略

（一）構建統一的數字化管理平臺

統一的數字化平臺能夠有效的提供檔案管理工作的效率，要引起相關部門的高度重視，對檔案數字化建設進行適當的調整，根據檔案數字化建設的基本要求，結合檔案管理的實際情況，構建統一的數字化管理平臺。這樣才能優化檔案管理工作內容的細節，進一步提高檔案管理的服務質量。此外，統一的數字化平臺有利于實現信息資源共享，在確保網絡環境安全可靠的基礎上，進行相應資源的共享，進而將檔案數字化建設的作用充分的發揮出來。

（二）加大對檔案數字化建設的資金投入

檔案數字化建設需要足夠的資金支持，要立足于未來的長遠發展，提高對檔案管理的重視，將檔案管理工作效率進一步的提高，加快檔案數字化建設的速度，使檔案管理的質量得到可靠的保障。由于傳統的檔案信息在轉移和使用過程中容易丟失或因外界因素受到損壞，破壞檔案的安全性和完整性，檔案數字化管理模式可以將紙質檔案轉化為電子檔案，傳到網絡上的檔案可以進行計算機云備份，即便檔案丟失也可以在網上迅速查到備份文件，避免檔案丟失帶來的麻煩，有效的保障了檔案的安全性，因此建設檔案數字化管理模式勢在必行，要加大資金投入，為實現檔案信息化建設提供基礎保障。

（三）提高管理人員的信息素養

檔案管理人員是檔案信息的直接接觸者，在實現檔案數字化管理后，要不斷提高管理人員的信息素養，進而保證檔案數字化管理工作的有序進行。同時檔案管理人員還應具備較強的責任意識，規范自身的行為，除此之外還要引進相關專業的技術管理人才，增加單位優秀管理人員的儲備。另外還要積極完善人才管理制度，采用有效方法調動員工的積極性，促進檔案管理人員數字化管理的自覺性，可將檔案數字化管理能力與其工資、職位晉升掛鉤，建立獎懲機制，這樣才能使全體檔案管理人員積極地投入到檔案數字化管理中，確保檔案管理數字化信息的安全性。

（四）建立數字化信息安全保障體系

由于網絡上的信息資源比較透明，互聯網的覆蓋面廣泛，一旦計算機系統出現漏洞，就會給不法分子留下可乘之機，讓他們能夠入侵計算機系統，盜取有價值的檔案信息，甚至蓄意破壞計算機系統，造成檔案管理工作無法正常進行。因此，要建立數字化信息安全保障體系，確保檔案館內部網絡系統的安全，對訪問IP設定用戶權限，將機密檔案信息加密儲存，在硬件設備上做好安全保障，提高管理部門的安全防控意識，要充分發揮信息技術的優勢，懂得用信息技術保護檔案資料完整性[3]。

四、結語

綜上所述，檔案數字化管理模式相較于傳統管理模式更加靈活，檔案資料儲存方便快捷，能有效提高檔案管理效率。因此，要意識到檔案數字化管理的優勢，加快檔案數字化建設的速度，在這個過程中要加大對檔案數字化建設的投資，根據實際情況，構建統一的數字化管理平臺，能夠有效的保障檔案管理工作的有序進行。