辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理分析

張利君 鄂爾多斯市沿黃高等級公路王愛召收費所

從辦公室文書檔案管理工作實際情況來看，影響文書檔案收集與歸檔的因素較多。在管理過程中，應當根據(jù)文書檔案管理的特點和具體要求，做好檔案資料收集，檢查文件內容的全面性，建立規(guī)范的內部檔案管理程序，加強對檔案資料準確性、可靠性的審核，提高檔案管理工作人員的工作意識。解決文書檔案收集與歸檔過程中存在的問題，使整個檔案管理工作在開展過程中能夠達到預期目標，取得實效，為整個辦公室工作提供有力支持。

一、辦公室文書檔案收集與歸檔工作存在的問題和不足

（一）歸檔文件的內容不全面

目前辦公室文書檔案在收集與歸檔過程中存在的主要問題在于歸檔文件的內容不全面。辦公室經(jīng)手的文書檔案資料，數(shù)量多、類別多，在文書檔案資料的收集與歸檔過程中，需要保證歸檔文件的內容達到全面性和準確性要求，如果收集的文書檔案不全面，即使進行歸檔，在日后的使用中也容易出現(xiàn)問題，不利于整個文書檔案資料的管理和使用。目前由于缺乏必要的審核，導致辦公室文書檔案在收集與歸檔過程中沒有對內容進行檢查，產(chǎn)生了內容不全面的問題[1]。有些檔案資料存在部分缺頁和斷檔，不僅影響了文書檔案日后的使用，同時不利于檔案管理工作的進行。因此，做好檔案資料內容的審查，不僅是決定文書檔案資料管理質量的關鍵內容，也是檔案管理工作的重中之重。

（二）內部檔案管理程序不規(guī)范

辦公室文書檔案在管理過程中，需要按照內部文件檔案的管理規(guī)程和程序予以操作。既要做好存檔文件資料的核查，保證其全面性達標。同時，還要對文書檔案的類別以及文書檔案的重要性進行標記，保證在檔案的收集與歸檔過程中能夠進行分類歸檔，提高歸檔的合理性。對于重點檔案應當進行重點管理，并予以有效標記。通過對當前文書檔案的管理工作的現(xiàn)狀分析，可以看出，內部檔案管理程序不規(guī)范是當前存在的主要問題。檔案管理中沒有對檔案資料的重要等級進行區(qū)分及標記，出現(xiàn)了檔案管理混亂的問題，導致在文書檔案的管理中無法區(qū)分出檔案的重要程度。既增加了檔案管理難度，同時也對日后檔案資料的利用產(chǎn)生了不利影響。

（三）檔案資料本身的可靠性和準確性存在問題

辦公室所接觸的文書檔案資料在收集與存檔過程中，需要對檔案資料的可靠性和準確性進行核查。檔案資料的可靠性和準確性主要表現(xiàn)在需要保證收集和歸檔的文書檔案資料符合檔案管理的規(guī)定，能夠達到檔案管理要求，并且達到檔案的收集和歸檔要求。如果檔案資料本身的可靠性和準確性出現(xiàn)問題，或者檔案資料不具備收集和歸檔的必要性，那么將其歸入檔案不但增加了文書檔案管理的工作量，同時也會導致檔案管理過程中出現(xiàn)利用率不高或沒有利用價值的檔案，不利于整個檔案管理工作的有序進行[3]。從這一點來看，在文書檔案的管理工作過程中，需要根據(jù)文書檔案的特點和文書檔案管理的具體要求做好歸檔資料的核查，對資料的可靠性和準確性進行核查。

（四）電子檔案文件歸檔與管理規(guī)范

基于辦公室文書檔案管理的必然要求，電子檔案文件數(shù)量的增多是必然現(xiàn)象。在電子檔案文件的歸檔與管理中，需要建立管理規(guī)范，為電子檔案文件的管理樹立正確的管理理念，通過管理制度的夯實以及管理規(guī)范的出臺，解決電子檔案管理中存在的管理手段不規(guī)范的問題，避免電子檔案文件歸檔與管理過程中因采取的方式不當造成電子檔案文件管理失效。

（五）電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范

電子文件在歸檔過程中，光盤是重要的檔案資料載體。建立光盤技術要求和應用規(guī)范，是解決電子文件歸檔技術問題的重要措施，同時也是保證電子文件歸檔能夠達到預期目標的關鍵。在其建立過程中，需要按照電子文件的歸檔要求和規(guī)范進行操作，確保在歸檔過程中，合理應用光盤技術，提高電子文件歸檔效果。

（六）檔案管理人員的工作意識不足

由于辦公室文書檔案收集與歸檔工作的重要性及其特點，在文書檔案管理工作中，檔案管理人員的工作意識和工作技能對整個文書檔案的收集歸檔效果起著關鍵性作用。檔案管理人員工作意識不足，并且在工作過程中不注重工作技能的提升，將會制約檔案管理工作的開展，使整個檔案管理工作在工作的有效性和工作的全面性方面出現(xiàn)問題。目前檔案管理人員恰恰在工作意識方面出現(xiàn)問題，主要表現(xiàn)在對檔案管理工作缺乏正確的認識，不能掌握正確的檔案管理工作的方式方法，并且不注重個人知識的儲備和能力的提升，導致在日常工作中無法應對工作難題，客觀上加大了檔案管理工作的難度，使整個辦公室文書檔案在收集與歸檔過程中不能夠按照規(guī)范操作。

二、辦公室文書檔案收集與歸檔工作的優(yōu)化措施分析

（一）在檔案資料收集時檢查文件內容的全面性

考慮到文書檔案的重要性以及文書檔案管理的特殊性，在檔案資料的收集與歸檔過程中，需要檢查文件內容的全面性，保證文件內容達到全面性要求之后才能進行歸檔。辦公室文書檔案的收集與歸檔目的在于必要時對文書檔案進行調用，并查閱文書檔案中的內容。如果收集和歸檔的文書檔案在內容方面出現(xiàn)缺失，將會對整個文書檔案的利用產(chǎn)生不利影響，使整個文書檔案在利用過程中無法根據(jù)檔案資料的要求做好歸檔工作[3]。因此，做好文件內容的檢查，確保文件內容能夠達到全面性要求，對整個辦公室文書檔案的收集與歸檔具有重要意義，是決定其工作質量的關鍵。

（二）建立規(guī)范的內部檔案管理程序

基于辦公室文書檔案管理的要求，在檔案的收集與歸檔工作中建立規(guī)范的內部檔案管理程序，對整個文書檔案的收集與歸檔細節(jié)進行規(guī)定，可以有效提高檔案的管理效果以及檔案管理的規(guī)范性。在檔案的收集與歸檔過程中，應當明確哪些檔案需要進行收集與歸檔，并且對收集與歸檔的流程細節(jié)管理責任、管理要求以及具體的工作程序進行規(guī)定，使整個辦公室文書檔案在收集與歸檔工作中能夠達到預期目標。能夠根據(jù)文書檔案的類型和特點進行重要程度標記，并采取分類管理的方式，對重要程度高的檔案進行特殊管理，使整個文書檔案在收集與歸檔過程中能夠達到重要等級要求。

（三）加強對檔案資料準確性和可靠性的審核

為了提高辦公室文書檔案收集歸檔的有效性，確保檔案資料在歸檔之后能夠在收集與歸檔過程中取得積極效果，應當對檔案資料的準確性和可靠性進行檢查，確保歸檔的資料在內容的準確性方面達到歸檔要求，避免因采取的管理方式不當或準確性和可靠性審核出現(xiàn)問題，導致整個辦公室文書檔案在收集與歸檔過程中出現(xiàn)問題[4]。因此，在檔案資料的審核過程中，對其內容的準確度和可靠性以及檔案資料的應用范圍和利用情況進行檢查，能夠確保文書檔案資料在收集與歸檔之后能夠實現(xiàn)有效的調用，發(fā)揮文書檔案的功能和作用，使整個文書檔案在利用過程中能夠取得積極效果。

（四）提高檔案管理人員的工作意識

基于對辦公室文書檔案管理工作的了解，在收集歸檔過程中應當提高檔案管理人員的工作意識，使其對檔案管理工作有全面的了解，能夠根據(jù)答案管理的特點和要求不斷學習和掌握專業(yè)的檔案管理知識，并在檔案管理中扮演重要角色，使整個檔案管理工作在開展中，檔案管理人員在專業(yè)性方面達標。并根據(jù)文書檔案的收集與歸檔的要求，強化檔案管理人員的專業(yè)技能，解決檔案在收集與歸檔過程中存在的專業(yè)度問題。因此，提高檔案管理人員的工作意識，并根據(jù)檔案管理人員的特點和要求采取有效的管理措施，對整個檔案管理人員的工作推進以及辦公室文書檔案的收集與歸檔管理具有重要影響，同時也能保證辦公室文書檔案的收集與歸檔，滿足管理要求，對提高檔案管理人員的綜合素質和工作意識至關重要。

三、結論

通過對辦公室文書檔案收集與歸檔工作的了解，目前影響文書檔案收集歸檔的因素較多。在文書檔案的管理過程中，只有結合文書檔案的特點和實際情況做好文件內容全面性的檢查，建立規(guī)范的內部檔案管理程序，加強對檔案資料準確性和可靠性的檢查，提高檔案管理人員的工作意識，才能使整個辦公室文書檔案在收集與歸檔過程中取得積極效果，為整個辦公室的文書檔案管理提供有力支持。