提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

張敏 山東省濟(jì)寧市汶上縣南站街道辦事處

檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)事業(yè)單位工作效率的提升具有重要的作用，完善的檔案管理能夠全面優(yōu)化工作流程，為各項(xiàng)工作的開(kāi)展和決策部署提供參考依據(jù)，從而促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)職能的良好發(fā)揮。在新形勢(shì)下，探索事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，對(duì)于規(guī)范檔案管理、提高檔案利用效率，促進(jìn)各項(xiàng)工作的開(kāi)展有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此，事業(yè)單位要高度重視檔案的信息化管理工作，牢牢結(jié)合工作實(shí)際，探索行之有效的檔案信息化管理方法，不斷提升檔案信息化管理水平和質(zhì)量，扎實(shí)推動(dòng)事業(yè)單位各項(xiàng)工作高質(zhì)量開(kāi)展。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）提高檔案管理工作效能

為能夠促使檔案管理工作具有良好的發(fā)展環(huán)境，提升檔案管理工作效能，事業(yè)單位需要科學(xué)合理的推進(jìn)檔案信息化管理。通過(guò)對(duì)檔案信息化管理形式進(jìn)行不斷創(chuàng)新，對(duì)軟硬件管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷完善，改進(jìn)檔案管理職能，確保檔案管理的合理性和有效性，在事業(yè)單位內(nèi)部及各部門(mén)之間實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享、共建。同時(shí)，事業(yè)單位需嚴(yán)格按照我國(guó)相關(guān)政策法規(guī)規(guī)定對(duì)工作局域網(wǎng)進(jìn)行合理創(chuàng)建，確保其內(nèi)部、每個(gè)部門(mén)及其他相關(guān)事業(yè)單位之間的合作得以強(qiáng)化，從而達(dá)到信息互換與資源共享的目的，最終促使事業(yè)單位檔案管理工作的效率得以有效提升，使得事業(yè)單位能夠做出更加科學(xué)的決策，確保事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）促進(jìn)檔案資源的優(yōu)化利用

事業(yè)單位檔案信息化管理，歸根結(jié)底是為了能夠更好地利用檔案信息資源，為各項(xiàng)工作的開(kāi)展和決策部署提供服務(wù)。在推進(jìn)檔案管理信息化的過(guò)程中，能夠?qū)崿F(xiàn)單位檔案管理和查詢系統(tǒng)的構(gòu)建和完善，一方面有利于更好地儲(chǔ)存檔案資料，另一方面可以為工作人員提供便利的檔案查詢條件，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用，優(yōu)化事業(yè)單位的綜合管理水平。

（三）優(yōu)化檔案存儲(chǔ)環(huán)境

過(guò)去很長(zhǎng)一段時(shí)間以來(lái)，檔案管理基本上都是人工管理模式，事業(yè)單位內(nèi)部檔案資源主要以紙質(zhì)為主，但是紙質(zhì)檔案材料因?yàn)闀r(shí)間因素和存儲(chǔ)管理方式的影響，可能會(huì)逐漸損壞或丟失，不利于檔案管理利用工作。因此，應(yīng)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，借助信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建，促進(jìn)紙質(zhì)檔案資源電子化，更好地對(duì)檔案資源進(jìn)行管理非常關(guān)鍵。檔案可以存儲(chǔ)在硬盤(pán)等各種介質(zhì)中，占用空間更小，可以更加快速地存儲(chǔ)和管理，對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的要求也進(jìn)一步降低。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化優(yōu)化策略

（一）加強(qiáng)信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，專業(yè)化人才是信息建設(shè)的關(guān)鍵，因此，事業(yè)單位應(yīng)積極培養(yǎng)、引進(jìn)信息化人才，提高檔案部門(mén)信息化建設(shè)能力。在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)完成后，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)專業(yè)化培訓(xùn)，首先，面向檔案管理崗位人員開(kāi)展專業(yè)化操作培訓(xùn)，提高檔案管理人員系統(tǒng)操作能力；其次，面向業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)結(jié)合事業(yè)單位檔案管理制度，定期開(kāi)展檔案管理系統(tǒng)操作培訓(xùn)，切實(shí)提高檔案收集、整理、移交工作的規(guī)范性，促進(jìn)檔案管理工作有序開(kāi)展。

（二）增加對(duì)資金的投入力度

不管什么樣的項(xiàng)目構(gòu)建都需要投入很大的人力、物力和財(cái)力，工程項(xiàng)目建設(shè)與企業(yè)的管理也同樣如此。人力、物力和財(cái)力的大量投入是確保整個(gè)項(xiàng)目能夠順利開(kāi)展的必要保障。而在事業(yè)單位當(dāng)中，構(gòu)建信息化的檔案管理，則需要對(duì)傳統(tǒng)的設(shè)備進(jìn)行更替、換代，這時(shí)候就必須要投入大量的資金進(jìn)行支持，才能夠?yàn)檫M(jìn)一步建設(shè)信息化管理程序提供保障。由此可見(jiàn)，事業(yè)單位的建設(shè)需要相關(guān)部門(mén)予以支持，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理模式，有效地改進(jìn)傳統(tǒng)管理當(dāng)中的方式以及硬件設(shè)施（例如打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀等），確保檔案管理信息化的構(gòu)建更加順利。在針對(duì)設(shè)備進(jìn)行更換的過(guò)程當(dāng)中，檔案管理人員則需要對(duì)運(yùn)行過(guò)程當(dāng)中的每一份數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，然后再轉(zhuǎn)移到設(shè)備的運(yùn)用和管理過(guò)程當(dāng)中。

（三）完善監(jiān)督管理內(nèi)容

建立完善的管理制度與管理方法，是為檔案管理工作提供保障的基礎(chǔ)。首先，要明確《檔案法》當(dāng)中的規(guī)定，以此為執(zhí)行的綱領(lǐng)，結(jié)合自身的運(yùn)營(yíng)情況，靈活設(shè)計(jì)檔案管理中的考核制度。其次，建立行之有效的監(jiān)督機(jī)制，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部與外部的共同監(jiān)督，要避免出現(xiàn)以權(quán)謀私的現(xiàn)象，強(qiáng)化監(jiān)督制度，確保檔案管理工作得以順利展開(kāi)。充分利用公開(kāi)和社會(huì)監(jiān)督的方式，接受媒體與群眾的審查與監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)在檔案信息化管理當(dāng)中的隱患，為事業(yè)單位營(yíng)造一個(gè)高效、安全、穩(wěn)定的信息化管理環(huán)境。最后，事業(yè)單位要建立健全評(píng)估體系，對(duì)檔案工作進(jìn)行合理考核，以確保信息化管理真正得以有效實(shí)施，從細(xì)節(jié)出發(fā)，把握好每一個(gè)環(huán)節(jié)。

（四）提高信息網(wǎng)絡(luò)開(kāi)發(fā)水平

信息化建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及軟件是息息相關(guān)的，想要推進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，必須加大對(duì)信息化建設(shè)的投入和開(kāi)發(fā)，才能更好地發(fā)揮出信息化的優(yōu)勢(shì)，讓檔案信息化管理得到有效地提升。事業(yè)單位可以根據(jù)自身的情況及具體工作環(huán)境，引入先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用設(shè)備，對(duì)事業(yè)單位檔案信息化管理進(jìn)行全方位及多元化的技術(shù)升級(jí)，為檔案信息化建設(shè)提供良好的條件。

三、結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理工作走向信息化的道路，不僅僅是由于信息技術(shù)的進(jìn)步，也是社會(huì)效率提升的必然選擇。事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)上要做好與社會(huì)共同進(jìn)步的準(zhǔn)備。在這個(gè)過(guò)程中，需要優(yōu)化自身的信息管理水平，與單位的運(yùn)行情況相結(jié)合，探索真正適合自身發(fā)展的科學(xué)道路，為今后檔案工作的有效展開(kāi)奠定基礎(chǔ)。