提升醫(yī)院檔案管理有效性的策略研究

劉麗 四川省成都市婦女兒童中心醫(yī)院

醫(yī)療體系改革和信息化發(fā)展，加快了醫(yī)院發(fā)展的速度，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作也提出了新的挑戰(zhàn)。醫(yī)院的主要職責(zé)是為病患和醫(yī)生提供服務(wù)，信息化技術(shù)滿足了當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的新要求和人民群眾的實(shí)際需求。檔案管理的信息化改革可以提高工作效率，提升醫(yī)院服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院的全面發(fā)展。因此，本文以醫(yī)院檔案管理為主題，對(duì)提升醫(yī)院檔案管理工作的必要性進(jìn)行了分析，并對(duì)此提出了對(duì)策建議，旨在為提升醫(yī)院檔案管理工作提供有效措施，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的順利開(kāi)展。

一、提升醫(yī)院檔案管理工作的必要性分析

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理模式和服務(wù)方式得到了極大的改變，檔案管理工作也不例外。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案借助計(jì)算機(jī)操作，使工作流程得到簡(jiǎn)化，有利于檔案存儲(chǔ)，在運(yùn)輸、查詢等方面都有極大的優(yōu)勢(shì)。而醫(yī)院檔案作為信息資源，更需要計(jì)算機(jī)的輔助管理，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理朝規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以有效解決在紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的諸多問(wèn)題，提升工作效率，保障檔案管理的安全性，促進(jìn)醫(yī)院管理水平的提高。此外，便捷高效的檔案管理可以為醫(yī)院科研教學(xué)、管理決策提供依據(jù)，專業(yè)技術(shù)人員可以根據(jù)病歷檔案中的信息，通過(guò)專業(yè)的統(tǒng)計(jì)分析，從中提取有效數(shù)據(jù)和信息，為科研教學(xué)的開(kāi)展提供依據(jù)。同時(shí)管理人員通過(guò)檔案信息的二次開(kāi)發(fā)，為醫(yī)院的發(fā)展方向、管理決策提供科學(xué)、客觀的依據(jù)。

二、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理也逐漸轉(zhuǎn)向數(shù)字化。但由于檔案管理信息化建設(shè)仍處于初級(jí)階段，時(shí)間短且經(jīng)驗(yàn)不足，而且需要將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，工作量大，效率不高，導(dǎo)致醫(yī)院在信息的查詢分析時(shí)需要耗費(fèi)大量的人力、物力。其中，紙質(zhì)檔案中的一些珍貴數(shù)據(jù)資料由于查找不便，導(dǎo)致資料閑置，應(yīng)用不足，沒(méi)能充分發(fā)揮檔案的作用。因此要想充分提升醫(yī)院檔案工作的有效性，必須提高檔案信息化效率，加大信息化建設(shè)力度。

此外，檔案的記錄和保管是檔案管理的重要組成部分，管理人員可以通過(guò)檔案直接了解到醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理水平。醫(yī)院檔案信息化水平建設(shè)需要的人員和技術(shù)都必須是專業(yè)化、高水平，并且醫(yī)院部分檔案管理人員缺乏相應(yīng)的信息處理和軟件應(yīng)用技術(shù)，不能適應(yīng)醫(yī)院當(dāng)前的發(fā)展需求，從而出現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化人員嚴(yán)重不足、醫(yī)院檔案管理效率低的現(xiàn)象。

三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理有效性的對(duì)策建議

（一）促進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的開(kāi)展

提升醫(yī)院檔案管理的有效性，應(yīng)促進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的開(kāi)展。首先，應(yīng)充分發(fā)揮信息化的作用，以計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)為支撐，加強(qiáng)檔案管理工作信息化的基礎(chǔ)設(shè)施投入，開(kāi)發(fā)利用信息資源轉(zhuǎn)化為醫(yī)院檔案信息管理模式，不斷更新軟件，做到與時(shí)俱進(jìn)，提升醫(yī)院檔案管理工作效率；其次，應(yīng)建立專門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，重視醫(yī)院檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，規(guī)范檔案管理工作流程，通過(guò)將醫(yī)院的各類資料按檔號(hào)、分類號(hào)、題名、主題詞、形成時(shí)間等錄入計(jì)算機(jī)，建立醫(yī)院檔案管理的基本數(shù)據(jù)庫(kù)，便于日常查詢；專門(mén)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)則包括人事、財(cái)務(wù)、病歷、科研等檔案信息，有利于在實(shí)際管理過(guò)程中實(shí)現(xiàn)專業(yè)化、規(guī)范化的管理模式，盡可能擴(kuò)大覆蓋面，規(guī)范文字文檔、圖片的數(shù)字化流程；最后，應(yīng)保障醫(yī)院檔案管理的安全性，避免醫(yī)院檔案信息泄露。在醫(yī)院檔案管理的實(shí)際過(guò)程中，要做好檔案數(shù)字化處理后的存儲(chǔ)和備份工作，對(duì)重要的資料檔案設(shè)置密碼，防止數(shù)據(jù)丟失，保障信息的安全性。同時(shí)還要對(duì)檔案信息進(jìn)行定期檢查，加強(qiáng)對(duì)設(shè)備的安全管理，防止受到黑客攻擊等影響，有效提升醫(yī)院檔案管理的安全。

（二）提升醫(yī)院檔案管理人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)

提升醫(yī)院檔案管理的有效性，應(yīng)提升醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)水平。首先，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)能力培養(yǎng)。信息化技術(shù)的發(fā)展對(duì)檔案管理工作人員提出了新的要求，加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，使其既具備豐富的檔案管理理論知識(shí)，又具備必要的計(jì)算機(jī)操作和軟件使用能力；其次，引進(jìn)醫(yī)療信息統(tǒng)計(jì)分析人員，由專業(yè)人員定期對(duì)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和深度挖掘，不僅提高了信息使用效率，還可為科研、教學(xué)的開(kāi)展提供有效的數(shù)據(jù)支持，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。第三，引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，在醫(yī)院信息化建設(shè)中利用其專業(yè)知識(shí)將信息與檔案管理進(jìn)行有機(jī)融合，開(kāi)發(fā)綜合檔案管理信息系統(tǒng)，方便行政管理部門(mén)查詢與利用。

（三）完善醫(yī)院檔案管理制度，促進(jìn)檔案有效利用

提升醫(yī)院檔案管理的有效性，應(yīng)完善醫(yī)院檔案管理制度。首先，應(yīng)促進(jìn)醫(yī)院檔案創(chuàng)新改革，及時(shí)更新管理理念和管理手段，將計(jì)算機(jī)技術(shù)融入檔案管理的各個(gè)方面，做到與時(shí)俱進(jìn)，同時(shí)借鑒國(guó)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，為醫(yī)院的信息化建設(shè)提供有力的支撐；其次，應(yīng)加強(qiáng)與各部門(mén)合作。在實(shí)際檔案管理過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)與各個(gè)部門(mén)做好對(duì)接工序，確保檔案信息化流程的規(guī)范性，做好檔案數(shù)據(jù)的前期建設(shè)工作，為及時(shí)查閱信息、實(shí)時(shí)歸檔奠定良好的基礎(chǔ)，從而實(shí)現(xiàn)資源共享。當(dāng)前醫(yī)院尚未建立好資源共享平臺(tái)，因此通過(guò)信息化平臺(tái)與各部門(mén)檔案庫(kù)建立連接，盡可能地將更多的檔案信息放入資源庫(kù)中，以達(dá)到資源共享、有效利用的目的；最后，應(yīng)健全醫(yī)院檔案管理制度體系，加大醫(yī)院檔案信息化的落實(shí)力度。針對(duì)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，要及時(shí)處理，準(zhǔn)備好應(yīng)對(duì)預(yù)案，加強(qiáng)醫(yī)院檔案實(shí)踐性管理，形成網(wǎng)絡(luò)信息化高水平管理體系。同時(shí)建立完善的監(jiān)管機(jī)制和查閱檔案的權(quán)限審批，加強(qiáng)對(duì)員工保密意識(shí)的培養(yǎng)，避免違法違規(guī)行為的發(fā)生，為醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理的規(guī)范化、信息化、科學(xué)化提供相應(yīng)的服務(wù)支持，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的全面發(fā)展。