鐵路部門檔案管理中存在的問題及對策

徐玲 中國鐵路廣州局集團公司檔案史志室

鐵路部門檔案作為國家檔案資源的重要組成部分，具有極高的信息價值和證據價值；鐵路建設單位項目檔案作為鐵路部門檔案資源的重要組成部分，具有重要的證據價值和利用價值。

一、鐵路部門檔案管理中存在的問題

（一）日常管理松懈

由于鐵路項目檔案涉及整個項目建設的各個環節，在項目建設過程中，需要對施工過程的各個工序進行詳細記錄。但在實際建設過程中，部分參建單位一味強調建設進度，對項目檔案的日常收集整理疏于管理，往往想到哪記錄到哪，造成日常資料收集不完整。往往直至項目建設收尾階段，方才組織人員對項目檔案進行收集整理，導致項目文件收集不齊全，數據不準確，簽章手續不完備等弊端。

（二）信息化程度低

當今世界進入大數據信息化時代，檔案工作的信息化已經成為大勢所趨。可是，由于鐵路項目檔案載體及硬件原因，項目檔案的開發利用與現實發展需求之間還存在很大差距。首先由于檔案的保密性要求，導致檔案資源電子化、網絡化程度低。其次，項目檔案信息化建設不夠完善。項目文件的形成多為紙質，后期檔案管理，僅僅是將檔案目錄電子化，或將原有紙質檔案通過掃描等方式轉化為電子照片，沒有對電子檔案資源利用環境進行重新搭建，使檔案資源信息化往往只是作為一種設想，沒有進行實施，由于信息化工作跟不上，檔案的開發與利用一般還是停留在傳統紙質檔案的管理與利用方式，檔案資源的利用率低下實屬必然。從某種程度來講，信息化建設工作滯后已經成為制約鐵路項目檔案管理水平提升的一大瓶頸，此說并不為過。

（三）專業人才缺乏

檔案管理關鍵在人，特別是檔案管理的信息化，要求更要擁有具備專業技能的人才。然而，在一般人的認知中，項目檔案管理工作就是對項目文件、圖紙進行簡單的收集、整理、保管。但實際上，項目檔案管理涉及很多工程建設相關知識，例如施工方案是否完備，技術交底是否到位，檢驗批數據是否準確等等。這都需要項目檔案管理人員不僅具備檔案管理知識，還需要具備相應的建設工程管理專業知識，成為掌握信息化技術的專業能人。在目前的鐵路項目檔案管理工作中，從專業結構看，來自文史學科的相關專業人員居多，真正懂專業、懂信息化技術的人員缺少，知識結構不盡合理；從年齡結構看，30歲以下的年輕人少，45歲以上的人員占絕大多數，知識老化、觀念老化現象甚為嚴重。

二、解決鐵路部門檔案管理中存在問題的對策

（一）從管理制度入手，實現管理標準化

檔案信息化標準規范主要包括管理性標準規范、業務性標準規范和技術性標準規范。標準規范是檔案信息化建設的綱領，是實現檔案管理信息化的先決條件。在信息化時代，檔案信息的共享與傳遞更是依托于這一先決條件。由于計算機型號的差異、配置的高低端不同、軟件兼容與否等問題，給檔案信息的收集、整理、傳遞、利用帶來了諸多不便。因此，要保證項目檔案信息化順利實施，就必須建立統一的電子檔案歸檔標準，搭建統一的電子檔案信息平臺，使電子文件所使用的軟件系統保持一致，電子檔案的收集、提取方式保持一致。只有這樣，才能達到電子檔案從現場收集到歸檔管理的無縫對接。

（二）從管理創新入手，實現檔案管理信息化

一是檔案管理思路要創新。為了更好地服務經濟建設和社會發展，檔案管理人員就必須解放思想、開拓思路，樹立創新意識。二是檔案信息資源要創新。檔案信息資源是檔案開發利用的主體，也是創新工作的基礎。應用信息化技術手段，既能把檔案管理人員從收集、整理、裝訂、上架等體力勞動中解放出來，又能實現檔案信息互聯互通、資源共享。在檔案的形成收集、整理歸檔、參考查詢、科學編研中，應用數字化信息技術，是實現檔案管理信息化的必由之路。

（三）從培訓教育入手，提升人員業務素質

隨著計算機等現代化科學技術的運用，學科間的相互滲透、相互融合日益加深，這要求檔案管理人員既要具備扎實的檔案管理理論功底，還要擁有駕馭基礎計算機技術、網絡技術的能力。真正做到既要能夠熟練應用各類網絡辦公軟件，特別是網絡傳輸軟件，為快速、高效地開發、利用檔案信息提供堅實基礎；又要掌握信息安全的必備知識。及時安裝、更新殺毒軟件，通過實時監測、定期殺毒等技術，防止病毒入侵計算機；采取信息加密、身份認證、防火墻等技術，防止黑客入侵。從而確保網絡安全，讓檔案管理工作安全可靠，切實做到萬無一失。

三、結束語

隨著近年來我國的經濟和社會建設的飛速發展，交通強國鐵路先行發展戰略的持續深入，鐵路建設資金投入逐年加大，鐵路項目建設有序推進，鐵路建設項目檔案在鐵路建設、生產運營、管理養護過程中發揮的作用愈加凸顯。如何有效確保鐵路建設項目順利建設實施，鐵路項目建設檔案完整、準確、系統、規范、安全，鐵路建設項目檔案的利用及時、便捷、準確、高效，是目前鐵路建設項目檔案管理工作者需要思考和探索的重要問題。