文書檔案管理信息化探析

陶立 河北省水利水電勘測設計研究院

在文書檔案的管理工作中，因眾多的文檔類型，使得管理工作更加復雜，甚至稍有疏忽，文檔混淆的現象就會出現。文書檔案具有較強的機密性，在保存的過程中一定要采取科學的管理手段。隨著信息技術的高速發展，傳統檔案管理過程中的問題得到了有效的完善，既使得管理效率得到了提升，還減輕了檔案管理人員的工作總量。因此，深化文書檔案管理的信息化建設工作，努力地革新管理模式，有助于單位檔案管理質量的提升。

一、傳統文書檔案管理的諸多問題

（一）時效性

紙質檔案是傳統文書檔案的重要組成，檔案查詢需要花費大量的時間，尤其針對外地工作的人員而言，一旦發生緊急情況，傳統檔案管理的弊端被充分地顯現出來，降低了整體的工作效率。此外，紙質檔案通常只有一份，給借閱帶來了一定的阻力，降低了檔案的時效性[1]。

（二）安全性

保管問題始終是紙質檔案所面臨的重要問題，資料在長期保存，或者搬運過程中都可能出現這樣那樣的問題，也經常出現檔案原件受損的現象，一旦珍貴的原件資料受損，會影響到工作的正常運轉。

（三）復雜性

在傳統的文書借閱管理中，首先要對借閱人的信息進行登記，然后再去尋找所需要借閱的文件資料，整個過程較為復雜。同時，在借閱的過程中，也給文檔的安全帶來了威脅。當借閱人在歸還文檔時，審核部門還要加強對文檔的查閱，在核實無誤后完成歸檔。整個借閱過程不僅增加了文檔管理人員的工作量，同時也給借閱人帶來了諸多不便。

（四）存儲問題

在紙質文檔的保存過程中，必然要面臨存儲空間與時間問題，隨著文檔數量的不斷增加，所需要的空間也越來越大。同時，紙質文檔儲存條件較為苛刻，對外界環境有著較高的要求。因此，在紙質檔案的存儲過程中，既消耗了物力，又增加了人力，還會導致單位檔案管理成本增加。

二、文檔管理進行信息化建設的重要性

（一）提高檔案的管理效率

在文書檔案管理活動中，信息化的滲透極大程度地提高了檔案管理效率。當借閱人員查閱檔案時，可以充分發揮檔案管理平臺的作用，進而實現了檔案的自行查閱。相比傳統的查閱方式，不僅降低了檔案管理人員的工作壓力，還能實現檔案資料的輕松備份，無形中提高了檔案管理的工作效率。

（二）縮短檔案的查閱時間

文書檔案的信息化管理，可以縮短檔案的查閱時間，提高借閱速率。借閱者可以直接檢索資料名字，實現了對非機密性文件的查閱，實現了對傳統檔案管理活動的優化，提高了搜尋效率。同時，模糊檢索是文書檔案信息化建設的一大特色功能，一旦借閱人忘記了要查閱文件的名稱，可以利用該模板進行關鍵詞查找，使得文檔的查閱更具智能化。

（三）保證檔案的安全性

在企業單位的眾多檔案中，會有很多機密性文檔，而借閱者通常只用到了文檔的某一指定部分。而整體檔案借閱可能會帶來機密泄露的安全隱患，而檔案管理信息化后，借閱人員可以對文檔內容進行針對性查閱，間接的提高了文書檔案的安全性[2]。

三、提高文書檔案管理的信息化建設的有效措施

（一）加大資金投入

文書檔案管理部門要提高對信息化建設的認知，將信息化技術充分地融入檔案管理工作中，加強對文書檔案信息資源的整合力度，不僅便于借閱者的查詢，還實現了領導對單位發展趨勢的深度了解。例如，深入了解單位多個單位年度的收支情況，可以對單位未來的發展趨勢進行合理的預測，提高了對單位發展形勢的評估準確度，為發展戰略的制定提供理論保障。而加大資金投入會使檔案管理的信息化程度得到完善，更是檔案管理改革的內容選項。

（二）完善權限管理

在文書檔案管理的信息化建設活動中，完善權限管理是建設的重點內容，數據庫查詢以及系統管理權限只能掌握在管理人員手中，而借閱人只具備簡單的閱讀權限，具有系統管理和查詢數據庫的權力，不能對數據庫進行訪問。如此一來，不僅能降低檔案管理人員的工作量，還能便于借閱，同時還強化了文書檔案的機密性。

（三）增加檢索模塊

檢索模塊的增加，極大程度地提高了借閱者的查閱效率，檢索模塊可以簡單的分為兩個方面，分別是模糊查找與精確檢索。在借閱人清楚文檔名稱時，可以利用精確檢索的方式快速地發現檔案資料，提高了借閱效率；當借閱人忘記文檔名稱時，還可以利用模糊查找的方式，快速的鎖定需要查找文檔的范圍，有效地革新了傳統的查找模式。

（四）提高管理人員綜合素養

在提高管理人員綜合素養方面可以從兩個方面入手，分別是專業能力素養與基本道德素養。工作人員的工作人力與文書檔案管理的整體質量有著密切的關系，尤其在文章內容較多、范圍較廣、知識結構較復雜的時候，管理人員的專業能力與工作經驗就顯得格外重要，也只能提高管理人員的專業能力素養，才能提高文書檔案管理的有效性；完備的專業能力素養有助于工作效率的提升，而管理人員的基本道德素養則文書檔案管理工作的健康發展起到了決定性的作用。機密文件不向外泄露是檔案管理人員的基本素養，一旦發生機密文獻外泄事件，會對單位的發展產生了消極的影響。所以，要加強對工作人員思想道德的教育與培訓工作，使檔案管理工作為單位的發展提供幫助[3]。

四、結束語

綜上所述，在科學技術的不斷發展的今天，傳統的文書檔案管理夕陽西下的趨勢越發明顯，信息化與現代化在文書檔案管理中的應用范圍會越來越廣，這是歷史發展的一種必然。因此，落實文書檔案管理的信息化建設，不斷地提高管理人員的綜合素質，創新管理理念、革新管理觀念，充分發揮信息技術的作用，進而滿足單位發展的需求。