分析財務(wù)會計檔案管理問題及應(yīng)對措施

付素榮 渠縣第一公路養(yǎng)護管理段

機關(guān)、企事業(yè)單位在生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類核算專業(yè)資料，如會計賬簿、憑證及報表等，便是財務(wù)會計檔案，能將經(jīng)濟業(yè)務(wù)準確并真實的記錄、反映，是關(guān)鍵性的資料與證據(jù)。通過對會計檔案進行分析，可以準確把握單位經(jīng)營業(yè)務(wù)情況，同時還能準確把握遵守財經(jīng)紀律的情況，為國家及單位分析統(tǒng)計經(jīng)濟時提供科學(xué)、詳實的數(shù)據(jù)資料，為國家宏觀經(jīng)濟政策提供準確性保障，進而確保單位制定正確的經(jīng)營決策。

一、財務(wù)會計檔案管理問題

（一）管理制度不夠完善

信息時代下，單位面臨了更多的沖擊，為了保障自身健康可持續(xù)發(fā)展，需要不斷轉(zhuǎn)變經(jīng)營機制。但是，在建立相關(guān)配套措施時卻難以有效進行，如相應(yīng)的監(jiān)管機制及辦法欠缺。同時，在規(guī)范性方面也存在不足，制度方面的缺陷相當突出。如部分管理機制不符合操作規(guī)范，很難明確責任。

（二）紙質(zhì)與磁介質(zhì)資料未能實現(xiàn)同步管理

對于財務(wù)會計檔案而言，是以紙質(zhì)與磁介質(zhì)為主的方式進行存儲，但是縱觀現(xiàn)有事業(yè)單位在開展此類檔案管理工作時，兩者間有嚴重不同步的問題存在，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟活動中出現(xiàn)了紊亂的信息。由于單位沒有著重關(guān)注磁介質(zhì)會計信息管理的緣故，加之沒有及時更新或存儲介質(zhì)受損等因素的影響，會有丟失信息的問題產(chǎn)生[1]。此外，信息時代下，會計電算化軟件呈現(xiàn)出相當迅速的更新速度，個別單位對會計軟件版式及系統(tǒng)保存不到位，以至于后期磁介質(zhì)檔案調(diào)閱中出現(xiàn)問題。

（三）檔案管理人員素質(zhì)偏低

財會檔案管理工作極具特殊性，加之有一定規(guī)律性的緣故，為了能夠勝任此項工作，相關(guān)人員必須掌握豐富的業(yè)務(wù)知識，且充足的檔案管理技能也是必不可少的，以便更好地滿足此項工作各方面的要求。同時，財會檔案管理涉及的業(yè)務(wù)知識繁多，且與計算機等內(nèi)容存在關(guān)聯(lián)，然而我國由于財會檔案管理起步略顯滯后、發(fā)展不夠迅速，專業(yè)管理人員方面的培養(yǎng)不足，以至于財務(wù)會計檔案管理工作的開展受到一定影響。

二、財務(wù)會計檔案管理問題應(yīng)對措施

（一）建立健全管理制度

首先，單位需要著重關(guān)注檔案管理制度的制定事宜，以自身發(fā)展情況為根據(jù)合理進行內(nèi)部管理制度的構(gòu)建，從而為順利開展財會檔案管理提供正規(guī)性保障；其次，新時期下，為了提高檔案管理規(guī)范性，國家也要對制定財務(wù)會計檔案管理制度及管理方法予以重視，為單位檔案管理工作的開展提供相應(yīng)的法規(guī)、依據(jù)；再次，事業(yè)單位需要著重關(guān)注財務(wù)會計檔案立卷、保管等環(huán)節(jié)[2]。具體來說，檔案立卷時必須以國家針對檔案建立形式的規(guī)定為依據(jù)嚴格開展，同時以檔案建立中的基本原則為根據(jù)記錄并編寫檔案，促使檔案管理發(fā)展得以踏上正規(guī)化、科學(xué)化道路；最后，單位在管理年終檔案時，也應(yīng)當結(jié)合相應(yīng)的要求及標準封賬處理財務(wù)會計檔案記錄，同時取出檔案內(nèi)的空白頁，由此促進完整財務(wù)會計檔案的形成。

（二）同步管理檔案文件及電算化軟件系統(tǒng)

財會檔案管理在與會計電算化融合之后，更具便利性，在管理工作開展實際中，單位需要同步優(yōu)化、升級檔案文件及軟件系統(tǒng)，依托現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)存儲并管理電子會計檔案。而要想將此項工作做好，就需要做好下述三方面事項：其一，實現(xiàn)多樣化的存儲介質(zhì)。立足于磁介質(zhì)的基礎(chǔ)上，也要將異地備份等工作做好，同時加大網(wǎng)絡(luò)安全管理的力度，確保檔案信息資料的安全；其二，積極完善電子檔案存儲保護措施。在貫徹落實防火、防塵、防潮等工作的基礎(chǔ)上，也要定期檢查磁介質(zhì)檔案并復(fù)制，使其與財務(wù)軟件版本能夠始終保持一致性；其三，規(guī)范電子檔案管理，以電子會計檔案為對象構(gòu)建相應(yīng)的管理制度。采取光盤對電子檔案進行刻錄，避免數(shù)據(jù)實體及檔案出現(xiàn)遺漏、丟失的情況。年末時，整理歸類各形式會計檔案，貫徹落實將日期、目錄及經(jīng)管人登記等事宜，并將責任細化至個人。

（三）提高財會管理人員綜合素質(zhì)

單位應(yīng)當圍繞財會檔案管理人員定期組織召開培訓(xùn)活動，促進其專業(yè)素質(zhì)水平的提高，逐步推進工作質(zhì)量及水平的提高[3]。具體培訓(xùn)中，首先需要細致講解相關(guān)的標準及含義，確保檔案管理人員能夠?qū)㈤_展財會檔案管理的必要性、重要性準確把握。同時，需著重介紹相關(guān)規(guī)定及檔案管理整理事宜，幫助管理人員掌握規(guī)范性的工作方法。依托培訓(xùn)活動的開展，幫助檔案管理人員能將會計檔案各項理論知識全面把握，并了解如何整理歸檔各項工作檔案信息及裝訂使用的方法，確保個各工作環(huán)節(jié)的規(guī)范性，最終即可促進檔案管理水平及質(zhì)量的提高。

三、結(jié)語

綜上所述，通過對事業(yè)單位財務(wù)會計檔案管理中問題展開剖析，并擬定針對性的應(yīng)對措施，可幫助事業(yè)單位最大限度開發(fā)及利用信息資源，并對相關(guān)內(nèi)容的發(fā)展深入探索。同時，能將真實準確的參考數(shù)據(jù)提供給單位制定經(jīng)營決策時使用，可使單位的健康可持續(xù)發(fā)展目標順利實現(xiàn)。