提高辦公室檔案管理工作效率的研究

姜紅 撫順市公證處

辦公室的檔案管理工作主要包括：收集、整理以及保存幾個方面的內容。平時管理人員應做好檔案記錄、查詢以及借鑒。對于辦公室的工作來說，檔案管理是其中非常重要的一項，這直接關系到個人以及企業的工作利益，必要時還會影響到其他工作的順利開展，但是目前我國的檔案管理工作效率并不高，不能夠將先進技術融合進去。因此，辦公人員應及時認識到工作中存在的不足之處，并及時采取有效措施進行解決，這樣才能夠使得辦公室檔案管理工作的效率得到很大的提升[1]。

一、辦公室檔案管理工作存在的問題

（一）辦公室檔案管理缺乏健全的管理制度

目前，我國大多數企業的辦公室管理制度并不是很完善，甚至有些企業并沒有完整的管理制度，這在很大程度上影響了檔案管理工作效率。在大多數企業中即使制定出相應的檔案管理制度，但是并沒有對專職人員作出相應的責任要求，這在很大程度上并不能夠起到約束管理人員的效果，從而使得管理工作亂作一團，當有問題發生時也找不到相應的負責任人。一個企業沒有健全的管理制度終將會使企業的整個管理混亂，工作沒有規劃性，在工作中經常會出現紕漏，最終使企業的工作質量受到嚴重影響。

（二）相關工作人員管理意識淡薄

目前，在我國眾多的企業中管理人員的管理意識并不強，很多的管理人員都是經過培訓機構培訓后上崗的，并沒有通過全日制學習，所以專業性并不強。再加上我國目前的教育都是比較重視理論且輕視實踐，而檔案管理又是一個實操性的工作，如果實踐不強，將會在工作中束手無策，會在很大程度上影響辦公室檔案管理的質量及效率[2]。

（三）基礎設施不完善

檔案管理工作煩瑣復雜，需要一定的基礎設施作為載體，以此才能夠提高工作效率。但是目前大多數企業的檔案管理設施并不完善，而且經常會發生故障，這樣會在很大程度上降低工作的效率。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的具體措施

（一）建立完備的檔案管理制度

領導在建立檔案管理制度過程中起著重要的帶頭作用，也就是說，領導應該負責幫助企業工作人員做好檔案管理工作，并且引領他們增強管理意識，重視與檔案管理相關的一系列工作。比如可以使用單獨的房間作為資料室，這樣可以將資料、檔案等重要文件單獨置放，期間也需要根據檔案的重要程度將其進行分類，然后放置于不同的地方，并貼上相應的標簽，這樣不僅可以提高工作效率，而且方便后期查詢工作的開展[3]。檔案儲存室一般應選擇高層或者是比較封閉的區域，并且還應做好警示語，防治其被盜竊。對于一些比較重要而且保密性高的檔案應定期對其進行整理，并且對其保密期限隨時更替，單獨將其存放。除此之外，在開展工作時，為了保證嚴謹性及安全性，需要至少3名工作人員同時進行，并起到很好的監督作用。存放檔案的房間一定要安裝監視器，并且每個角落都可觀察到，以便出現問題時可以有依據查詢。

（二）加強管按管理工作意識

以前大多數的企業都不是很重視檔案的管理工作，以至于經常會出現檔案丟失等事件發生，在很大程度上會影響到工作的有效開展。因此，在今后的工作中，辦公室檔案管理人員一定要增強管理意識，深入實踐中去了解企業的實際情況，在日常工作中做好檔案管理等方面的工作，并且定期向辦公室領導匯報這段時間的工作內容及成效。這樣不僅可以實現辦公室各部門之間的相互溝通、優勢互補，而且也可以有效地開展辦公室管理工作，避免了盲目現象，在很大程度上促進了檔案管理工作的效率以及質量，從而在很大程度上實現了企業的可持續發展[4]。

（三）完善檔案管理基礎設施

檔案管理的基礎設計包括軟硬件，其設施主要包括：防盜的儲存庫、安全門以及門禁、監控設備、空調、防毒面罩、滅火等器材，一旦辦公室發生意外情況，工作人員可以采用科學的方式進行自救以及保護好重要檔案，避免了重大的損失。監控設施是必不可少的，其在非工作時間可以起到監視保護的作用，而安全門的設立更是保護了整個檔案室的安全[5]。除此之外，計算機、打印機、掃描儀、相機、視頻和音頻等的輸入、輸出等工作需要由專門的技術人員進行操作，并且同時需要至少一名工作人員陪同監視，辦公室檔案信息的儲存一定要有備份。除此之外，還應該引進高級數碼存儲設備，這樣也方便了檔案管理工作的操作，關鍵是和硬盤比起來，其儲存量以及穩定性更加良好。因此，在工作中對于一般的檔案管理使用穩定性較強的普通的設備進行儲存即可，對于一些保存時間長，比較貴重的檔案則需要質量過硬的硬件設備進行儲存，以保障其安全性。

三、結語

總之，在未來的檔案管理工作中應引入新型技術，這樣可以在很大程度上提高辦公室檔案管理工作的效率以及質量。企業要時刻跟隨時代發展的腳步，高效利用信息科技技術。除此之外，還需要不斷提升辦公室的檔案管理基礎設施，只有將硬件設施做到位，才能保障工作的質量。因此，加強檔案的管理工作是非常有必要的。