高速公路人事檔案精細化管理的實踐探析

王素湘 湖南省高速公路集團有限公司湘西分公司

現如今，高速公路人事檔案管理模式逐漸更新，有的單位依托第三方人事代理機構對本單位的人事檔案經行管理的模式，人事代理機構對各單位人事檔案進行規范化整理和數字化管理，提高了人事檔案的綜合利用率，但是由于第三方代理機構無法在第一時間收集到并更新員工的材料信息，對單位調查利用人事檔案的準確性上有一定影響。因此，如何既利用到第三方代理機構的規范化整理優勢，又及時掌握員工動態的人事變化信息，對高速公路人事檔案精細化管理對策進行深入研究的意義重大。

一、人事檔案管理的重要性

（一）是人才資源管理利用的依據

人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，高速公路的人事檔案是在高速公路部門人才選拔、考核、培訓、調動過程中所形成的，是對于員工綜合素質、思想政治水平、業務技術能力、社會關系、身體健康狀況等詳細記錄。通過對員工人事檔案資料進行深入分析，便于掌握高速公路單位員工特點以及規律性因素，為人才挖掘、鑒別、培養和組織使用等提供可靠依據。

（二）是創建和諧社會的保障

員工的人事檔案是在不同時期所形成的，是員工在社會經歷、實踐活動中真實記錄的客觀依據，檔案可為薪酬調整、職稱評定、選人用人等提供參考，能夠有效維護職工合法權益以及推動社會穩定發展。

二、高速公路人事檔案管理現狀

（一）人事檔案信息不完整

高速公路人事檔案分類類別多，收集整理歸檔難度較大，比如職工參加工作的材料，許多員工未能及時將材料上交人事部門歸檔，導致與其后續所列的工作經歷不一致；學歷材料的審核認定方面，如無法提供相應學歷證明材料，人力資源管理部門需對員工學籍檔案進行詳細記錄和核查，對檔案記錄中的學習成績、在校表現能力等檔案材料與相關網站查詢的信息經行匹配，據此判斷學歷材料的真實性，在此過程中需耗費大量時間。另外，在員工跨單位調動、職位任職等方面，也需對員工檔案資料進行審核認定，如果證明資料不完善，則需要向相關單位調取或補充相應材料，否則導致員工任職經歷資料不完整。現如今，單位人事工作管理精細化水平不斷提高，不同崗位員工的薪酬水平差異逐漸增大，在企業中，定崗定薪即要求根據員工不同崗位任務和工作能力等，對薪酬標準進行調整，如果人事檔案信息更新不及時，或者信息缺失，則影響對員工工作能力的準確判斷，直接影響到員工薪酬待遇。

（二）部分人事檔案記錄真實性無法保證

在人事檔案中，人事管理單位重收集輕甄別，在員工基本資料中，是否有單位管理部門和組織對于員工的評價和意見，材料的形成流程是否符合相關程序，都是需要對材料進行進一步審核。現如今，部分單位在作單位意見或者組織意見時，沒有對相關資料的真實性進行評價，一般僅對員工績效進行評估，人事檔案記錄不統一，參考價值較低。

（三）人事檔案信息資料開發利用率較低

在人事檔案中，檔案查詢的利用較高，而對人事檔案信息的歸納分析應用價值比較低，并且沒有經過系統數據收集。高速公路人事部門在提取這類資料信息時，需耗費大量時間進行數據收集、整理、篩選等，可能會對紙質檔案造成損壞，同時工作效率比較低。這就要求人事部門提前做好規劃，明確目標，在接收到員工的提供的人事材料時，首先進行材料甄別、然后提取關鍵數據、錄入數據庫，最后形成信息庫，為將來的信息開發利用做準備。

三、高速公路人事檔案信息開發利用措施

（一）積極完善人事檔案信息

在高速公路員工日常工作中，會產生薪酬調整、崗位任職調動等信息，員工實踐變動速度較快，在人事檔案管理中，也應及時進行材料補充更新，為人才資源開發奠定基礎。（1）在對員工人事信息進行記錄時，要求及時調入完善學籍檔案、補充完善進入高速公路單位之前的系列材料等。（2）完善人才崗位記錄信息，對員工崗位調動情況做好詳細記錄，并提供崗位調動材料，將其作為人事檔案資料核實的重要依據。（3）員工人事檔案記錄時，不僅需記錄員工的學位、學歷，同時還需對其現實表現材料和獎懲材料的信息進行記錄。

（二）甄別人事檔案材料

人事檔案可為企業組織選人用人、崗位分類提供參考，一方面人事管理部門需廣泛收集員工信息材料，做好分類整理，對工作崗位所要求的能力要求與人事檔案中所記錄的員工工作能力進行比較；另一方面做好人事檔案材料的真實性審核，保留員工對于人事檔案的知情權和異議權，如果其對于人事檔案有異議，則可提供相關資料進行證明，糾正人事檔案中的失真信息。

（三）突出人事檔案實用性內容

高速公路人事檔案應做好個性化記錄工作，檔案材料可真實反映出員工的個性化特征，便于人才分類與開發。對此，人事檔案精細化管理中，需做好檔案分類處理工作，根據企業發展要求，對于所需求的不同人才，收集不同的檔案資料，并應用適宜的管理標準，確保人事檔案能夠反映出員工綜合能力。

四、結語

綜上所述，本文主要對高速公路人事檔案精細化管理對策進行了詳細探究。在高速公路企業運營管理中，通過加強人事檔案管理，能夠為人才選拔、崗位調整、職稱評定等提供可靠依據，對此，必須高度重視高速公路人事檔案管理，融入精細化管理理念，完善人事檔案信息，考察人事檔案信息的真實性，突出人事檔案實用性內容，提高高速公路人事檔案管理水平。