淺談郵政ERP模塊應用問題

劉媛媛 中國郵政集團有限公司張家口市分公司

一、前言

當前通訊信息技術的飛速發展，使得郵政企業面臨著傳統業務市場需求下滑、業務結構急需轉型等嚴峻的外部環境。郵政企業傳統的粗放型管理已無法適應建設現代化郵政的需要。如何在積極拓展業務新的發展模式和重點的同時，用新的手段優化、提升郵政企業的管理水平，增強企業的核心競爭力，更加有效地控制企業財務成本，成為各級郵政企業越發重視的管理問題。自2015年郵政企業實施ERP系統管理以來，信息化建設和集成化管理有效地發揮出企業內外部資源、人員的實際作用，有效降低了企業的運營成本。

二、ERP系統對于郵政企業成本精細化管理的作用

ERP是一種新型的企業資源計劃。使用我們自己的技術來協調，計劃和集成各種內部資源，包括人員，財務，材料和信息。為決策者提供全面、徹底的解決綜合成本等核心問題的方法，提高經營效率和資本運作。ERP是衡量企業現代化管理水平的尺度。ERP財務相關軟件系統旨在加強成本核算工作，提高社會效益。主要包括財務專業成本核算和公司財務管理模式兩部分。財務會計的功能是記錄、計算、反映和綜合分析部分資金的流量。管理的主要功能是根據財務專業成本核算對數據進行詳細分析，從而推動相關管理模式和控制活動的發展。

（一）ERP系統實現了企業財務管理數據更加準確化

主要財務功能模塊已發布。上述新功能和模塊的引入和擴展進一步發展了金融信息技術，從初始應收賬款，應付賬款，固定資產，管理會計，總分類賬模塊到后來的內部交易，合并報表，資本管理，預算模塊等等。關于數量，財務管理數據的準確性大大提高。

（二）ERP系統實現了企業對成本費用的動態分析和優化決策

ERP系統充分利用了收集和共享有關公司和財務數據的信息的概念。財務部門可以更準確地計算各專業的消耗和公司的運營情況，進一步優化各個專業和級別的成本，分析基本成本。ERP系統的功能可以分析并掌握當月ERP系統實施中每個綜合成本中心綜合成本狀況的情況，為詳細分析綜合總體成本奠定理論基礎；根據點群所覆蓋的最終數據相關信息，找出企業自身綜合成本上升或下降的根本原因，并促進全面的成本管理中相對先進的實踐經驗，為企業在未來的階段不斷發展戰略目標和實現短期目標提供更多參考。從這個角度來看，ERP系統可以有效地鏈接公司部門職責在內的各種類型的信息，努力實現負責公司和財務部門的業務運作的標準化，并減少綜合分析的工作量。公司總成本的主要要素中的每個環節的總成本控制可以反映出實現高效率的特征。

（三）業財協同，強化了業務系統端各個節點的財務管理基礎工作

通過持續訪問ERP系統的各個子模塊，業務和財務部門將共同努力，不斷改善其基礎管理系統，包括基本財務規范，業務操作程序和績效評估策略，并嚴格監督實施。你應該。ERP實現了金融業務的整合，單點數據錄入可以共享資源。它以基礎數據的準確性為前提，并且如果基礎數據輸入錯誤，則即使進行更嚴格的處理和分析也是沒有意義的。因此，在系統運行過程中，有必要建立嚴格的基本操作流程規范和相應的績效考核體系：嚴格的預培訓，崗位資格認定→嚴格的認證管理，密碼管理和定期更新→主管審查和輸入數據→用戶信息比較→財務人員合理地分析結果→每個模塊的主要用戶定期檢查系統并實施反饋。

（四）ERP系統幫助實現財務功能轉型

郵政企業的生產特點是全程全網聯合作業，使得傳統郵政財務管理偏粗放型，專業核算及專業化經營困難。ERP系統上線后，對成本核算分專業、分環節、分明細段，把傳統的成本費用細分到各專業核算中心，誰受益誰分攤成本，使得財務費用核算更加專業化、具體化，為企業發展決策提供了更有說服力的財務數據支持。ERP系統對組織，客戶，供應商和產品的主數據以及諸如客戶欠款，應付賬款和庫存之類的業務數據進行集中和標準化。各種基礎數據和業務數據已在將來得到了極大擴展。有必要不斷尋求這些數據的分析和應用，以為企業精細化管理和促進精細化管理奠定基礎。通過ERP預算管理和分析功能，可以自動收集預算的基本數據，以實現財務預算與運營，資本和投資之間的數據檢查和管理分析。結合ERP的資金分類功能，加強資金數據的多維，多層次應用，促進基金管理水平的提高。使用管理會計功能，對專業，鏈接，產品，渠道和資源利用功能進行多維損益分析，并將傳統的“簿記財務”和“會計財務”轉換為“價值財務”和“服務財務”。

三、ERP 管理系統的應用現狀及存在的問題

（一）系統建設的成本較高、周期較長

ERP系統功能的實現是一個非常復雜的項目。但是，由于Internet業務，人員和組織的變化，ERP系統的功能從最初的設計方法和措施到最終的功能都發生了許多變化。應用軟件的基本配置和網絡建設也需要根據實際情況進行調整。對于每次修訂，員工需要在一段時間內才能掌握系統的工作原理。因整體的ERP系統涉及企業的全部人、財、物及信息的整合，是非常龐大的系統，需要多個子系統的接入支持。目前，郵政ERP系統主要還是財務核算系統，其余功能模塊如人力資源系統、市場營銷管理、設備物資管理等還未開發完整。

（二）部分專業系統還未集成進ERP系統

使用ERP系統功能取決于集成數據的原始狀態描述的準確性。目前，還有相關專業信息無法在平臺上共享，其生產和運營沒有進一步標準化，無法提供準確，不能完整和成功的形成基本最終數據。集團公司擁有相對固定的核心業務和工程技術人員團隊，以直接處理系統中的基本操作問題，以確保ERP系統的正常應用。

（三）移動審批及網絡安全

目前，ERP系統僅在電腦端運行。隨著移動辦公技術的普遍應用，ERP系統的移動審批功能需求也會愈加明顯。開發手機APP端的ERP應用系統，將成為后期系統建設和運行的重點。同時網絡安全問題也應做為重點防范的對象。首先，最好確保個人數據和工作數據是分開的，最好是在不同的設備上。其次，設置強密碼，能夠降低移動辦公設備被非授權訪問的風險。同時，強密碼可以在一定程度上保護丟失或被盜取移動辦公設備中的重要數據，對敏感數據進行加密存儲，規避敏感數據泄露。最后，要求移動辦公設備使用人員加強網絡安全防范意識，不通過公共WIFI發送或打開敏感數據，不要相信不安全的WIFI或藍牙，并在不使用時關閉它們。及時升級系統和軟件，特別是系統安全補丁、防病毒軟件和特征庫等。始終將移動辦公設備放在視線范圍之內，確保設備的物理安全。

四、運用ERP系統提升成本管理水平的過程中應注意的問題

ERP系統的實施需要符合系統要求的特定的管理及技術環境。郵政企業實行ERP系統幾年來，已初見成效。更好地發揮ERP系統的作用，關鍵是企業要做好業務流程支撐、人力資源和組織保障、數據支持等基礎性工作。

（1）郵政企業有必要對各專業業務系統進行規范設計，對管理組織架構進行調整，實現企業內部各部門的流程更加合理、規范，保證ERP系統所需基礎數據的及時性和準確性。

（2）集團公司負責人主導ERP系統的構建和實施工作，包括制定切實可行的ERP構建計劃和資金預算，選擇經驗豐富的ERP軟件供應商，確定ERP系統實施所需的人員隊伍，協調ERP實施工作中涉及的部門管理權限調整等工作。

（3）企業要加強對財務管理人員的信息技術培訓，培養一批既懂郵政業務又精通軟件的信息化人才隊伍，與ERP軟件供應商保持持續有效溝通，根據應用環境的變化及時升級和改造ERP系統。

五、實施ERP對郵政財務管理的意義

（一）ERP系統擴大了財務管理的內容

ERP擴大了財務管理的內容，傳統工業經濟時代，經濟增長主要依賴廠房、機器、資金等有形資產。而知識經濟時代，企業資產中以知識為基礎的專利權、商標權、人力資源、產品創新等無形資產所占比重將大大提高。然而，由于無形資產確認、計量的困難，傳統核算型軟件受到很大限制，進行財務決策時也很少考慮這些無形資產。ERP系統除了財務系統外，還包括供應鏈管理、人力資源等系統，可以從各方面對這些無形資產進行分析、預測，豐富了財務管理的內容。

（二）ERP系統突出財務管理的整體性

ERP系統突出了財務管理的整體性，ERP系統除了提供必須的財務報表外，還能提供多種管理性報表和查詢功能，并提供易于使用的財務模型和分析模塊，更全面地提供財務管理信息，為戰略決策和業務操作等各層次的管理提供服務。ERP系統對大量規范業務的計量都可以在初始化中加以設置，自動生成相應的憑證，記錄工作可由系統自動完成，計算和報告中的大部分工作也能通過系統設置而自動完成。并且ERP系統的集成保證了會計信息的相關性、可靠性，保障了財務管理所需信息的質量。系統的實時性又保證了會計信息的及時性。

（三）ERP系統使財務管理與生產管理有機結合

ERP系統使財務管理與生產管理有機結合，發揮計劃與控制作用系統可以把企業的生產和財務管理集成在一起。在一個集成的環境下，當生產經營系統能夠正常運行時，很容易驅動會計核算系統正常運行。由財務管理系統驅動生產管理系統非常困難，而由生產管理系統驅動財務管理系統則容易得多。

（四）ERP系統細化了成本核算

細化成本核算以加強成本管理ERP上線帶給成本管理的第一個變革是建立了標準成本體系。成本核算對象進一步細化，按物料編碼核算成本，通過子庫存轉移實現同一法人內部物資轉移，成本費用控制高度集中。同時能適時監控采購物資的實際采購價格，及時了解公司各項大宗原材料等市場信息，促進采購成本降低，保證公司成本、利潤核算更加真實、科學、準確。

（五）ERP系統改變了企業資金管理模式

ERP資金管理的兩個重要功能，即自動實時生成現金流量表和利用內部銀行結構對企業的資金使用情況進行量化考核，可以使集團總部作為投資中心，進行資金的合理分配與運用。

六、結束語

由上可知，郵政企業在實施ERP成本管理系統的過程中應當注重到推進各專業組織結構中的工作，同時還應當增強對工作人員的培訓，才能有效提升到企業整體管理的水平，有效確保ERP系統能夠發揮最優化作用。