鄉鎮基層企事業單位檔案管理工作現狀及發展探究

張松 鄒平市碼頭鎮人民政府

在計算機技術、互聯網技術、移動網絡等技術的影響下，社會各行各業飛速發展。無紙化、信息化已經成為現代化辦公趨勢，而鄉鎮基層企事業單位的檔案管理工作，仍處在原始的手工管理的階段，檔案管理混亂，檔案利用率低，給基層企事業單位開展日常工作帶來很多負面影響，針對鄉鎮基層企事業單位檔案管理工作的現狀及存在的問題，提出可行建議。

一、鄉鎮基層企事業單位檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理工作重視程度低

檔案管理工作專業性較強，一般包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供這八方面工作。每項工作都必不可少，并有一定順序。它們組成一個有機整體，為實現檔案管理目的而發揮各自的作用，同時也相互關聯、相互制約。鄉鎮基層企事業單位對檔案管理工作普遍存在重視程度不夠的問題，由于基層事務繁雜，一般在鄉鎮基層企事業單位從事檔案管理工作人員大多是兼職，這就嚴重影響了檔案管理工作的開展，各項硬件條件也參差不齊，在很多地方甚至沒有專門的檔案室，這使得鄉鎮基層企事業單位的檔案管理混亂，對日常的生產經營活動造成了不好的影響。

（二）檔案管理人員專業程度低

檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統、優質、專指、廣泛之間的矛盾。做好檔案管理工作看似簡單，實際上在從事檔案管理工作中需要具備專業的檔案管理知識。而在鄉鎮基層的企事業單位從事檔案管理的人員，一般都是兼職，并嚴重缺乏專業的檔案管理知識，應付日常的檔案管理工作已經筋疲力盡，更勿論提高基層企事業單位檔案管理的現代化水平。

（三）基層人員檔案管理意識差

鄉鎮基層企事業單位工作人員普遍對于檔案存檔工作不夠重視，甚至對個人檔案的重要性都一知半解。例如很多大學畢業生找到工作后，沒有及時辦理參加工作手續，工作幾年后仍然是學生身份，從而影響了自己的轉正定級，也影響到工齡和退休金的計算；在日常工作中需要存檔的文件資料，卻隨手一丟，沒有存檔意識，在日后的工作中需要查詢以前文件資料時才知道檔案存檔的重要性。

（四）基層檔案管理工作現代化水平低

在鄉鎮基層企事業單位檔案管理工作絕大部分仍停留在原始的手工管理階段，計算機在基層的檔案管理形同虛設，檔案手工管理在檢索查詢檔案時往往浪費當量的時間人力，加重了鄉鎮基層工作強度。

以上在鄉鎮基層企事業單位檔案管理工作中存在的問題，造成了鄉鎮基層企事業單位檔案管理混亂，檔案利用率低，甚至有原始檔案資料丟失的現象，這嚴重影響著單位個人的日常工作生活。如何解決上述鄉鎮企事業單位檔案管理工作中存在的問題，做出如下探討分析。

二、提高鄉鎮基層企事業單位檔案管理的有效措施

（一）提高檔案管理重視程度

檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作。檔案管理工作不是孤立的，而是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分，其工作目的還是為了更好地適應社會的利用需要，仍具有服務性。針對檔案管理工作性質制定完善檔案管理規章制度，設立專門檔案管理部門，提供獨立的檔案室，制定相應的檔案管理部門考核準則；成立本單位檔案管理領導小組，由單位領導任組長，各部門負責人任成員，提高領導重視程度，制定詳盡的檔案材料收集管理流程，在單位中形成檔案管理的系統化。

（二）提高檔案管理人員的專業素養

檔案管理工作屬于持續性非常強的一項工作，這就要求管理工作人員具備較強的檔案管理專業素質。隨著信息化技術的飛速發展，這就要求檔案管理人員不僅要具備一定的檔案管理基礎知識，還應該具備現代化的管理能力，從而為提高鄉鎮基層企事業單位檔案管理工作現代化奠定基礎。為了使檔案管理更好的發展，單位就應該建立自己的檔案管理隊伍，具備專業性較強的管理技能。單位在招聘檔案管理人員時，要求必須具備一定的檔案管理基本技能。對于已經在崗的人員，應該加大培訓力度，對檔案管理人員定期進行專業技能培訓，在培訓過程中不僅要補充和更新工作人員的檔案管理基礎知識，還應加強工作人員對于實踐業務方面技能的培訓。并制訂檔案管理人員的考核機制，提高工作的效率，有效地提升檔案管理人員自身素質。

（三）提高單位每個工作人員的檔案管理意識

所謂檔案意識，即人們對于檔案和檔案工作在國民經濟建設、國家社會生活各個方面性質、地位和作用的認識。檔案事業健康順利發展的關鍵在于工作人員的參與管理意識，所以提高單位工作人員的檔案管理意識尤為重要。意識決定于人的行動，只有意識的提升才會有更行之有效的管理手段。這就要求我們做好檔案管理工作的宣傳工作，讓每一個人都認識到檔案管理工作的重要性，群策群力為做好檔案管理工作保駕護航。

（四）加快檔案管理信息化建設

信息化檔案管理，就是利用信息化技術將檔案管理資料和信息進行統一的管理、歸類、處理和保存，讓基層檔案管理工作能夠實現資源的共享，從而為社會提供更加便捷和優質的檔案管理服務。在檔案管理過程中，通過信息化的管理不僅能夠有效地提高工作效率，還能解決檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統、優質、專指、廣泛之間的矛盾，更好地為檔案信息需要者服務。加大對檔案管理工作的投入，不斷優化檔案管理硬件設施，更新檔案管理系統，從而擁有現代化多樣化的檔案管理平臺。逐漸建立電子檔案，并不斷利用現代化的電子通訊技術進行信息之間的交流和傳遞，從而實現基層檔案管理工作科學化、自動化，提高基層檔案利用率。