新時期事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新方法

康子瑜 甘肅省地礦局第一地質(zhì)礦產(chǎn)勘查院

新時期下，因受傳統(tǒng)管理理念的影響，使得事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題逐漸顯露出來，事業(yè)單位有必要加大對這些問題的匯總和研究力度，結(jié)合新時期發(fā)展需求，做好創(chuàng)新管理工作，發(fā)揮出人事檔案管理在事業(yè)單位運營中的作用。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的重要意義

一是調(diào)整人力資源結(jié)構(gòu)，挖掘個人潛能。人力資源是企事業(yè)單位工作開展的重要保障。在事業(yè)單位內(nèi)，做好人事檔案管理作業(yè)，可為人力資源管理提供更多助力，通過對檔案信息的分析，對員工日常表現(xiàn)的研究，全面了解員工個體能力，從而挖掘其潛能，為事業(yè)單位運營和發(fā)展獻計獻策。同時人事檔案管理也可調(diào)整人力資源結(jié)構(gòu)，調(diào)動員工工作積極性。

二是科學(xué)評估個體能力。個體在工作中的表現(xiàn)及獲得的榮譽均會記錄在人事檔案中，根據(jù)對人事檔案資料的了解，參照事業(yè)單位現(xiàn)有的評價機制，可對個體員工的表現(xiàn)、能力有一個大致預(yù)估，再通過對人員日常工作行為的動態(tài)化監(jiān)管，了解其實際能力，從而將其安排到合適的崗位中，貢獻自己的力量。

三是優(yōu)化檔案資料管理水平，落實規(guī)范化管理要求。事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展，可完善管理體系及制度要求，保證相關(guān)信息資料的完整性，為后續(xù)人員配置及工作調(diào)整提供可靠的資料支持。

二、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）管理意識薄弱

在對事業(yè)單位人事檔案管理分析時發(fā)現(xiàn)，其中存在著管理制度不合理，漏洞多，管理理念老舊，管理工作落實不到位等問題，而這些問題的產(chǎn)生與單位管理意識薄弱有直接關(guān)系。由于單位管理意識的薄弱，對人事檔案管理工作的重視度自然降低，專業(yè)人才儲備不足，工作人員壓力較大，存在的失誤或錯漏增多。另外，由于管理意識缺失，人員對自身約束力不高，即使發(fā)現(xiàn)問題，也懶于解決和處理，直到問題堆積嚴(yán)重，才開始解決，為事業(yè)單位帶來較大損失。

（二）管理制度不健全

事業(yè)單位人事檔案管理制度是在傳統(tǒng)管理理念基礎(chǔ)上編制的，不能與時代接軌，檔案管理制度中存在較多疏漏，難以滿足規(guī)范化管理要求。另外，事業(yè)單位人事檔案管理制度的隨意性較大，資料收集不全面，流程規(guī)劃不嚴(yán)謹(jǐn)，在工作開展中，經(jīng)常存在越級處理或不上報等問題，檔案資料利用率不高，不利于事業(yè)單位人力資源管理工作的開展。

（三）信息化水平較差

在人事檔案管理中，信息化技術(shù)止步不前，雖然事業(yè)單位按照要求配備了完善的計算機等辦公設(shè)備，但管理人員對信息技術(shù)掌握不夠，相關(guān)軟硬件操作不規(guī)范，再加上思維固化等因素的影響，使得信息設(shè)備應(yīng)用率較低，最多是進行檔案的錄入和電子存管，起不到任何作用。而原有紙質(zhì)檔案數(shù)量過多，檔案內(nèi)容信息太多，檔案電子轉(zhuǎn)化速度較慢，不同區(qū)域人事檔案管理系統(tǒng)仍未聯(lián)網(wǎng)，這些問題都降低了人事檔案資源的共享性與完整性。

三、事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新方法

從上可以看出，事業(yè)單位人事檔案管理中仍存在諸多不足。基于此，應(yīng)結(jié)合新時期發(fā)展的具體要求，對事業(yè)單位人事檔案管理實行創(chuàng)新和變革，以期優(yōu)化人事檔案管理水平，增大檔案資料利用率，為事業(yè)單位發(fā)展貢獻力量。

（一）重視責(zé)任劃分，保證材料收集完整性

完善事業(yè)單位人事檔案管理的首要工作就是保證人事檔案資料收集的完整性、準(zhǔn)確性。為此，事業(yè)單位人事檔案管理人員應(yīng)加大對人事檔案管理的重視力度，了解管理中存在的問題，有針對性的開展檔案管理作業(yè)。一方面工作人員要做好檔案檢查工作，了解檔案中丟失的信息資料，并要求相關(guān)人員盡快補齊，如果不能出具相關(guān)資料，則要與原單位取得聯(lián)系，獲取相關(guān)資料，補齊檔案信息內(nèi)容。

再者，合理劃分工作職能，注重檔案資料回收及后續(xù)處理的及時性、有效性。事業(yè)單位人事檔案管理本就是較為復(fù)雜的工作項目，需要工作人員的通力協(xié)作方能實現(xiàn)，所以有必要根據(jù)崗位要求合理劃分工作權(quán)限及任務(wù)，按照規(guī)定要求開展各項作業(yè)，發(fā)揮出檔案管理的最大作用。另外，豐富檔案信息內(nèi)容。在人事檔案資料中，除了記錄員工基本資料外，還需將員工的培訓(xùn)經(jīng)歷、績效考核成績、薪酬變化情況、取得的功績和榮譽等記錄在內(nèi)，豐富檔案信息內(nèi)容，便于事業(yè)單位更全面的了解人員能力。

（二）管理制度的創(chuàng)新和優(yōu)化

隨著事業(yè)單位深化改革的落實，人事檔案管理也應(yīng)該向著科學(xué)化、規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化的方向邁進。檔案管理制度作為推動人事檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)，也需要進行不斷地優(yōu)化和完善，以更好地發(fā)揮人事檔案在人資管理中的作用，為事業(yè)單位提供充足的人力供應(yīng)。管理制度的創(chuàng)新和優(yōu)化，首先需要管理人員不斷展開學(xué)習(xí)和進修，掌握新的管理理念和技能，結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展目標(biāo)，對管理制度予以創(chuàng)新優(yōu)化。如建立兼職人事檔案聯(lián)系員制度。在檔案收集對象所屬單位或部門中指定一名人員與人事檔案管理人員構(gòu)建聯(lián)系，開展檔案資料收集、匯總、移交等工作，改變傳統(tǒng)檔案資料收集模式，創(chuàng)新工作思路，從而加強檔案數(shù)據(jù)收集的全面性、準(zhǔn)確性。這樣人事檔案管理人員既能通過兼職人事檔案聯(lián)系員，及時將不符合歸檔要求的人事材料，有效地反饋出去，并要求整改，又能加強職工人事檔案意識。

（三）優(yōu)化管理系統(tǒng)，凸顯其先進性

合理應(yīng)用信息技術(shù)開展檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，可提高信息化管理水平，加快檔案資料數(shù)據(jù)的收集和處理，推動檔案管理工作的有序開展。在紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換中，可利用拍照、掃描等方式，加快電子檔案的生成速度，解決傳統(tǒng)檔案人工錄入存在的各種問題，加強檔案信息的準(zhǔn)確性。同時還要加大安全系統(tǒng)研發(fā)力度，保證管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性，防止病毒、黑客的侵襲，避免資料外泄或損毀。

四、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新需要從多方面、多角度展開細(xì)致分析和研究，從管理體系、管理制度、管理人員、材料收集入手，加強管理有效性，進而充分發(fā)揮出人事檔案管理的功效，推動事業(yè)單位的可持續(xù)前行。