淺析行政單位辦公室檔案的規范管理要點及其策略

李艷 鶴壁市鶴山區人民檢察院

行政單位辦公室檔案管理主要負責行政單位檔案的收集、整理、分類、歸檔、分析、提取等工作，更多的是為行政和決策提供信息，這項管理工作貫穿于行政單位各部門各工作環節的始終，是一項服務性管理工作。

一、辦公室檔案管理的主要特征

1.資料種類較為復雜的特征。行政單位日常工作包括很多方面，決定了辦公室檔案資料種類的復雜性，對所有資料進行有效整理、分類和保存，是一件工作量較大和相對復雜的工作。辦公室檔案管理包括所有的合同、協議書、會計資料和行政部門的資料，當然還有音頻文件，所以辦公室檔案管理不僅是內容豐富還是工作量較大，實現辦公室檔案規范化管理，提高了辦公室檔案管理工作效率。

2.資料收集和保存。資料收集和保存是辦公室檔案管理的重要內容，檔案重點對人事物以及過程的詳細真實記錄，對行政單位發展來說具有重要意義，為領導決策提供了依據。那么實現辦公室檔案規范化管理，必須把管理的重心放在檔案收集和保存上，確保資料足夠齊全和詳細，特別是單位的業務方面資料，收集后采用系統的方式進行分類整理保存，并充分發揮信息化技術的優勢，實現科學管理。

二、行政單位的辦公室檔案規范管理要點分析

1.公文制發規范管理要點。絕大多數的行政單位辦公室檔案都以公文演變，所以制發公文是辦公室檔案工作規范化的根本性前提。一是要規范好公文用紙，嚴格遵照國家相關規定，選擇質量上乘，規格尺寸統一的紙型。按照橫寫橫排的排版模式，需將裝訂線安排在左面。二是要確保公文字跡打印的清晰性，且易于長期保存。無論公文是打印或草擬，還是不同的手寫批注、簽字、報表及記錄等，選的紙張、墨汁及筆型應不易褪色，確保有清晰明了的字跡，便于將來長期保存使用。三是要對公文制發的簽發手續、審核權限、正文標題、主/抄送單位、落款及日期等進行嚴格的檢查。四是文種的使用要合理，格式擬定標準，對簡稱及不標準的字盡量少用或不用于行文中，有助于未來規范管理及運用信息化檢索方式的實行。

2.立卷歸檔規范管理要點。立卷歸檔是規范行政單位辦公室檔案管理工作的準則。文件的歸檔重點由本部門的文件構成，要運用立卷歸檔作為規范辦公室檔案工作的準則，延續我國對文書處理的實踐準則，從而促進標準式的辦公室檔案工作甚至滿足信息化的要求。在現實工作里，立卷歸檔規范管理需處理好如下三項內容：一是需正確掌握立卷歸檔文件的時間性，只有達成目前文件任務才可立卷歸檔，否則會使辦公室檔案工作出現混亂及無序而無法立卷歸檔。二是需確立重點及合理分工。現實操作里應重視資料及文件的區別，尤其是內容、方式及意義的較多類似處的資料文件差別，詳細問題需詳細剖析，由此降低重復與冗余的辦公室檔案工作，有效提升辦公室檔案的使用效率。三是需重視整體性的全宗維護。歸檔時不僅要把握中心與主次，嚴格把守住全宗的出入口，禁止不能歸檔的文件進入，且需預防歸檔資料文件丟失情況發生。

3.案卷質量規范管理要點。行政單位辦公室檔案是否有價值直接取決于案卷資料是否能被全面搜集到，只有完整的文件資料才能確保辦公室檔案保存意義。可見立卷方式及裝訂案卷對規范式辦公室檔案工作的操作起著決定作用。所以提高辦公室檔案訂卷的質量，顯得極為重要，因此除了重視處理好立卷方式，便于辦公室檔案目標化管理里的檢索與劃分，還需把握好裝訂案卷的質量關，有效管理其辦公室檔案。

三、行政單位辦公室檔案的規范管理策略

1.加強辦公室檔案信息化管理。行政單位辦公室檔案規范管理工作運用先進的網絡電子信息化技術，不僅可以將行政單位內部各類檔案資料按照類別進行分類管理，同時還可以準確而高效地對那些相對復雜的檔案資料進行處理、保存。另外，利用信息化技術，辦公室檔案管理人員可以對各類檔案資料進行補漏，避免辦公室資料長期堆積。基于信息化技術的辦公室檔案管理模式，既保證了檔案管理效率，同時又能節省歸類整理檔案文件資料的時間與精力，使資料檢索變得更加便捷。辦公室檔案信息化管理具體表現為：第一，檔案工作人員利用先進的信息技術，實現對檔案信息的自動化處理，使檔案信息的一體化管理得以實現，并為檔案信息的高速檢索奠定基礎；第二，將數字化存儲技術運用到不同載體上，并利用信息技術將此信息進行合成，形成新資源；第三，利用信息技術實現辦公室檔案信息資料的遠距離、無障礙傳輸，完善信息資源的共享。

2.強化辦公室檔案管理規范化建設。行政單位辦公室檔案管理工作必須對管理人員提出嚴格的要求，嚴格按照要求執行檔案管理工作，日常工作中注重對檔案資料的維護和更新，必須規范檔案管理工作流程，使辦公室檔案管理程序更加規范化，且需要嚴格執行和監督管理工作，確保檔案資料的準確性和真實性，還需要對檔案管理程序不斷優化，在保證工作質量和效率的前提下，優化檔案管理程序，節約人力和物力。

3.提升檔案管理人員的綜合素質。辦公室檔案規范化管理必須要提高管理人員的綜合素質，這樣才能提高檔案管理的工作質量，實現檔案規范化管理。單位需要定時或者是不定時對管理人員進行專業技能和管理理念方面的教育和培訓，全面提升管理人員綜合素質，實現辦公室檔案規范化管理。

四、結語

綜上所述，檔案規范管理是行政單位辦公室管理的重要內容，是整個行政單位協調、掌握、高效管理運行的有效保證，因此為了發揮辦公室檔案在行政單位管理中的功能作用，必須加強對行政單位辦公室檔案的規范管理要點及其策略進行分析。