淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新

王馨 鎮(zhèn)江市城市干道建設(shè)監(jiān)理處

隨著社會的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，企事業(yè)單位的改革也如火如荼地進(jìn)行著，所以企事業(yè)單位文書檔案管理工作者必須與時俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的檔案管理模式，加快改革文書檔案管理的步伐，以高效、便捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)滿足事業(yè)文書檔案管理工作的需求，促進(jìn)企事業(yè)單位檔案工作的科學(xué)化和規(guī)范化，提供檔案管理的效率。檔案管理工作者要提高學(xué)習(xí)意識和服務(wù)意識，認(rèn)識到檔案工作的重要性，運用多種現(xiàn)代化辦公方式管理檔案，從而實現(xiàn)企事業(yè)單位檔案管理工作的新突破。

一、高度重視文書檔案管理，轉(zhuǎn)變文書檔案管理理念

隨著社會的不斷進(jìn)步，不同行業(yè)領(lǐng)域檔案管理要求以及需求也在不斷變化，檔案管理工作優(yōu)化創(chuàng)新的重要性不斷顯現(xiàn)。單位領(lǐng)導(dǎo)者要在緊隨時代步伐中深層次認(rèn)識自身文書檔案管理工作的同時把握其呈現(xiàn)的新情況、新變化、新要求，高度重視日常開展的文書檔案管理工作，要將其放在自身長遠(yuǎn)戰(zhàn)略目標(biāo)以及可持續(xù)發(fā)展實現(xiàn)同等重要的位置，借助現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備大力宣傳文書檔案管理必要性、重要性、現(xiàn)實意義等同時對檔案管理人員進(jìn)行集中化、系統(tǒng)化教育，使其從思想上深化認(rèn)識文書檔案管理，增強(qiáng)意識的同時將各項文書檔案管理工作落到實處。在此過程中，文書檔案管理工作高效開展離不開先進(jìn)的理念，單位要在高度重視基礎(chǔ)上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)單一、滯后的管理理念，將現(xiàn)代化理念巧妙滲透到文書檔案管理的全過程，促使信息化時代產(chǎn)生的海量文書檔案信息數(shù)據(jù)在先進(jìn)理念指引下更加準(zhǔn)確、完整，促使文書檔案管理工作以及長遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)同步實現(xiàn)。

二、創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式

在一個不斷變化和發(fā)展的時代，企業(yè)必須改革以實現(xiàn)利益增長。企業(yè)文檔的管理必須隨著時代發(fā)展而改變。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者必須改變管理理念，并根據(jù)目標(biāo)和計劃創(chuàng)建新的檔案管理模式。首先，企業(yè)需要開發(fā)有效、簡短、清晰且功能強(qiáng)大的管理系統(tǒng)，職責(zé)和責(zé)任明確的管理模型，并創(chuàng)建專用于個人和分層管理的集成管理模型。其次，管理系統(tǒng)應(yīng)著重于建立有效的激勵機(jī)制和懲罰機(jī)制，這些機(jī)制可以共同促進(jìn)檔案管理，將當(dāng)前的企業(yè)經(jīng)營與社會發(fā)展的需求聯(lián)系起來。最后，密切關(guān)注與管理系統(tǒng)有關(guān)的文書檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)建，該系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營狀況來改進(jìn)，并以科學(xué)和“存檔”的方式統(tǒng)一執(zhí)行。管理規(guī)則，是基于管理內(nèi)容的規(guī)則，包括檔案設(shè)計規(guī)范，檔案管理措施以及相關(guān)的政策和法規(guī)，這些可以確保良好的管理工作系統(tǒng)，以保證管理者以標(biāo)準(zhǔn)有效的方式進(jìn)行管理工作。

三、創(chuàng)新人才培養(yǎng)手段

由于文書檔案的專業(yè)性強(qiáng)，所需管理人員的素質(zhì)相對較高，因此，企業(yè)必須不斷開發(fā)和加強(qiáng)人事管理檔案的培訓(xùn)。首先，該培訓(xùn)對于文書檔案管理非常重要。企業(yè)必須在內(nèi)部為專職管理人員提供足夠的預(yù)算，并深刻理解自上而下的存檔功能的重要性，并推動文書檔案管理的發(fā)展。其次，應(yīng)利用制度和政策吸引檔案管理的優(yōu)秀人才，重點是對備份人員的培訓(xùn)和團(tuán)隊管理的不斷加強(qiáng)，尤其是要建立檔案管理人才團(tuán)隊，使不同年齡的文書檔案管理人員增強(qiáng)解決實際問題的能力。最后，應(yīng)加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)和交流，繼續(xù)進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，打開管理者的視野，更新知識體系，全面地理解理論。通過內(nèi)部和外部交流進(jìn)行文書檔案管理，學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)和實踐技能，以提高經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)能力，并進(jìn)行持續(xù)學(xué)習(xí)。

四、創(chuàng)新信息化工作方式

促進(jìn)文書檔案管理和文書檔案管理流程的開發(fā)是企業(yè)的重要任務(wù)。首先，企業(yè)需要改變觀念，改變工作方式，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理觀念，快速建立數(shù)字檔案以及改變現(xiàn)有的采購管理模型，提高檔案管理的作用和有效性。其次，通過開發(fā)在線信息管理平臺，實施電子文書檔案分發(fā)以及調(diào)查管理和文書檔案的共享來提供滿足業(yè)務(wù)需求的軟件支持，并改善信息相關(guān)設(shè)備的硬件支持。創(chuàng)建安全性網(wǎng)絡(luò)，對數(shù)據(jù)傳輸節(jié)點進(jìn)行安全控制以及對數(shù)據(jù)文件的存儲和使用進(jìn)行保護(hù)。再者，提高文書檔案管理的信息管理水平，為企業(yè)管理層創(chuàng)造各種學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機(jī)會，培養(yǎng)管理系統(tǒng)知識。對文書檔案管理經(jīng)理而言，則需要充分了解管理任務(wù)和被系統(tǒng)創(chuàng)建集成的信息內(nèi)容。最后，通過各種形式的開發(fā)，必須包括文書檔案管理的各個方面，必須建立業(yè)務(wù)信息管理標(biāo)準(zhǔn)，并共享文檔資源以識別文檔的價值，加以充分的利用。

五、總結(jié)

總而言之，文書檔案管理工作是對單位內(nèi)部管理水平、現(xiàn)代化管理流程等的客觀折射，創(chuàng)新文書檔案管理勢在必行，要在實踐過程中全面、深入探究文書檔案管理工作開展具體情況，以問題為基礎(chǔ)，在優(yōu)化創(chuàng)新過程中持續(xù)提高文書檔案管理有效性，實時保證文書檔案安全以及質(zhì)量，深化促進(jìn)當(dāng)下單位檔案管理革新，滿足其運營發(fā)展客觀要求，提升內(nèi)部管理能力、效益的同時更好地朝著信息化、精細(xì)化、可持續(xù)等方向發(fā)展，全面推動我國相關(guān)行業(yè)領(lǐng)域發(fā)展進(jìn)程。