辦公室文秘工作質量和水平提高策略

張雪 中國石化銷售股份有限公司山東石油分公司

一、辦公室文秘工作質量提升的重要性及原則

（一）辦公室文秘工作質量提升的重要性

在一家企業之中，辦公室通常是集管理工作和行政工作為一體的主要場所，其主要承擔各項行政管理工作，不僅需要及時向上級對各項工作的開展情況進行清晰匯報，還需及時向下級明確傳達上級的命令和任務，同時，必須對每一個細節進行有效處理。除此之外，辦公室不僅需要對企業內部的各項工作以及各方面工作人員之間的關聯性進行有效協調，還需要對外進行經濟交易以及相應的溝通工作。由此可見，辦公室文秘工作人員的工作質量能夠對企業內部的管理水平產生直接影響，所以需要企業增加對文秘工作的重視，并采取相應的措施促使其工作質量不斷得到提升[1]。

（二）辦公室文秘工作質量提升的原則

在企業及政府之中文秘工作十分重要，所以要求文秘工作人員能夠對所在單位的工作原則進行嚴格遵守。通常情況下，工作原則包括以下三點：第一，對上級的命令進行嚴格執行，對上下級之間良好的溝通進行維持，同時，能夠對上下級之間的關系進行有效協調，以保障企業的運營工作有序進行；第二，積極提升自身的職業能力以及職業素養，根據辦公室工作開展的實際情況，對工作任務進行相應安排，以促使辦公室工作的質量和效率得到提升；第三，對職業道德進行嚴格遵守，在面對復雜繁重的工作時，能夠持續保持認真耐心的工作態度，并嚴格按照相關規定開展工作。

二、辦公室文秘工作質量和水平提高策略

（一）加強對文秘工作者的技能培訓

辦公室文秘的工作雖然每天都是任務繁重，數量巨大，但是每次的難易程度是不一樣的。那么，不一樣的工作難度就會有不一樣的工作效率。簡單的工作就會效率高，難度高的工作就會效率低，工作人員很難保證每一次的工作效率。因此，需要加強對文秘工作者的技能培訓，要求文秘工作者有更高的工作技能，高水平的工作技能和前衛的工作思想是保證工作效率的一個有效手段。高技能的文秘工作者可以為企業或政府機構帶來更高的經濟效益，推動企業或政府機構辦公室文秘的發展。

（二）增加文秘工作者的數量

文秘工作者的數量少是企業和政府機構文秘工作進展緩慢的主要原因。人員太少，工作量太多，形成了巨大的失衡，文秘工作就無法正常進行。這就導致了很多辦公室文秘的工作每天都完成不了，工作任務堆積如山。讓大部分文秘工作者都望而卻步，感到巨大的壓力。但是文秘工作的人員數量增加的數量不要太多，因為人員太多，工作者的工作效率就會降低，這樣就難以發揮每個人的自身能力。因此，文秘工作者要增加到合適的數量，以更好、更有效率地開展工作。

（三）構建文秘工作者的創新意識

框架在當今發展迅速的社會，大部分事物的發展都需要創新。無論是企業還是政府機構，在提高辦公室文秘工作質量的時候都需要創立一種創新的意識，不能墨守成規，被時代遺留。特別是提高文秘工作的水平時，更加需要樹立一種創新的意識，遠離死板、不靈活的工作理念和工作方式，以創新的方式提高工作效率和工作質量。

（四）注重檔案管理各項工作保密性的提高

信息時代，在一定程度上，各項信息化科學技術能夠為文秘工作與各項檔案管理工作提供強大的技術支持。所有信息化網絡科學技術均有著利弊之說，在給文秘工作與各項檔案管理工作帶來便利的同時，也會增加安全隱患，檔案資料保密工作難度系數倍增。辦公室文秘人員使用計算機實施各項操作期間，因操作不當、人為破壞各方面因素，極易導致檔案資料通過計算機而外泄，以至于影響著正常的運行，造成極為不利的負面影響。對此，應當確立備份信息及文件儲存專項制度，以確保及時發現計算機攜帶的病毒，并做好隔離工作，避免病毒逐漸擴散或者蔓延下去。日常應當做到時刻備份，重要信息如有需要還需備份參數配置及命令，避免系統侵入病毒后會丟失信息，還可避免因記不清原有的系統程序，以至于系統程序難以還原；需加強對文秘人員的病毒風險防范技能培訓，一方面篤實內部文秘人員對于系統病毒入侵風險的防范意識及重視程度；一方面培養文秘人員對于病毒風險防范技能，避免人為錯誤操作或者非法瀏覽等所造成的系統漏洞，給予病毒可乘之機，提升檔案管理工作的保密性。

（五）嚴格遵守公司制度

作為一名辦公室文秘工作人員，應該對公司內部的各方面制度進行嚴格遵守，即最基本的職業道德。雖然文秘工作復雜、繁重，但是要求文秘工作人員不可遲到或早退，甚至需要盡可能地提前到達辦公室，以對自己當天的工作進行科學規劃，從而保障工作質量和工作效率[2]。若文秘工作人員經常在臨近上班的時間匆忙趕到辦公室，甚至存在遲到的情況，此時領導可能已經對工作任務布置完畢，文秘工作人員極易在工作時出現手忙腳亂的情況，同時，在工作中出現失誤的可能性也大幅度提升。另外，文秘工作人員還應對工作間隙瑣碎的時間進行充分利用，可以及時對文件資料進行整理和分類等。

三、結束語

辦公室工作對于企業管理來說是一項十分重要的工作內容，文秘工作人員的工作質量和效率能夠對辦公室工作的開展情況產生重要影響。在本文中提出了幾點關于提升文秘工作水平的建議，希望能夠有利于辦公室工作水平的提升。