科技創(chuàng)新促進(jìn)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展

馬慧 長(zhǎng)冮航運(yùn)發(fā)展研究中心

在現(xiàn)階段我國(guó)信息時(shí)代發(fā)展背景下，各行各業(yè)以及各個(gè)單位面臨的檔案管理工作壓力越來越大，檔案管理工作要求同樣也較為突出，尤其是在信息時(shí)代出現(xiàn)了更大的任務(wù)量，傳統(tǒng)的處理模式必然也就難以勝任，在檔案管理中也容易出現(xiàn)較多問題和缺陷。基于此，結(jié)合當(dāng)前信息時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)以及相關(guān)信息化手段予以創(chuàng)新優(yōu)化顯得極為必要，以此提升檔案管理工作的實(shí)際效益，降低在檔案管理中可能出現(xiàn)事故的概率，充分發(fā)揮檔案應(yīng)用價(jià)值。

一、檔案管理工作相關(guān)概述

檔案管理工作主要是指企業(yè)內(nèi)部需要對(duì)各項(xiàng)日常生產(chǎn)活動(dòng)所產(chǎn)生的資料進(jìn)行分類管理，所以從企業(yè)工作人員到整個(gè)企業(yè)都屬于檔案管理的工作范疇。檔案管理和員工個(gè)人的隱私密切相關(guān)，和企業(yè)能否實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期發(fā)展息息相關(guān)，所以企業(yè)和負(fù)責(zé)管理檔案的都應(yīng)該注重檔案管理工作，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。檔案管理工作如果出現(xiàn)處理不當(dāng)行為一定要及時(shí)改正過來，并且要及時(shí)和相關(guān)部門進(jìn)行溝通，保證信息正確安全，確保工作效率不被耽誤。如果檔案因?yàn)楣ぷ魇д`被銷毀，檔案管理人員要及時(shí)和相關(guān)管理部門聯(lián)系，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)事件的過程和結(jié)果，以最快時(shí)間找出補(bǔ)救方案，以免造成更大損失。保護(hù)檔案的完整性，嚴(yán)格保守國(guó)家機(jī)密是每一個(gè)公民應(yīng)當(dāng)具備的責(zé)任意識(shí)，也是檔案管理工作的主要職責(zé)，但在當(dāng)前檔案管理工作中，大部分管理工作者不重視檔案管理的重要性，經(jīng)常出現(xiàn)玩忽職守粗心大意的情況，從而導(dǎo)致檔案出現(xiàn)丟失或者泄露。因此為了能夠有效提高檔案管理工作質(zhì)量，最大程度做好保密工作，則需要檔案管理人員根據(jù)檔案的不同特點(diǎn)以及工作內(nèi)容的不同性質(zhì)來進(jìn)行不同程度的保密工作，要充分平衡保密和利用之間的關(guān)系，不能傾向任何一方，這樣既能夠做好檔案的保密工作，還不會(huì)造成企業(yè)或國(guó)家的機(jī)密遺失、泄露等嚴(yán)重后果。

二、科技創(chuàng)新促進(jìn)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的有效策略

（一）保證科技創(chuàng)新檔案管理的進(jìn)程化

現(xiàn)代城市的建設(shè)與發(fā)展過程中，采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)不能夠滿足發(fā)展的需求，管理人員可以建立完善的檔案管理平臺(tái)與體系，通過標(biāo)準(zhǔn)化的管理形成一個(gè)高質(zhì)量的檔案信息資源管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化發(fā)展。另外，還要積極的建立科技檔案管理數(shù)據(jù)庫與多媒體數(shù)據(jù)管理體系，通過使用計(jì)算機(jī)技術(shù)保證檔案管理的核心建立，然后提高科技檔案的使用與抽查。最后，在對(duì)科技檔案進(jìn)行收集整理的時(shí)候還要嚴(yán)格的根據(jù)相關(guān)規(guī)范的規(guī)定與約束，確保檔案的安全管理效果，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平不斷的提高。

（二）創(chuàng)新檔案管理方法

大數(shù)據(jù)支持下的檔案管理優(yōu)化應(yīng)從檔案管理工作的實(shí)際出發(fā)，創(chuàng)新檔案管理方法、管理策略和管理內(nèi)容。依托于信息技術(shù)的不斷發(fā)展和壯大，在傳統(tǒng)檔案管理體系的技術(shù)上，應(yīng)將以大數(shù)據(jù)技術(shù)支持為代表的信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理的實(shí)踐中，特別是加強(qiáng)對(duì)檔案管理方法、管理策略、管理內(nèi)容的深入研究上，通過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)交流以及對(duì)其他領(lǐng)域大數(shù)據(jù)技術(shù)與工作實(shí)踐結(jié)合的經(jīng)驗(yàn)的借鑒，提升檔案管理的水平和質(zhì)量，適應(yīng)新時(shí)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展的需求，為各個(gè)行業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域提供有力的決策參考文獻(xiàn)、參考信息，更好地發(fā)揮檔案的參考作用和參考價(jià)值，使各個(gè)行業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域在檔案管理與服務(wù)的支持下產(chǎn)生更多、更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

（三）創(chuàng)新人員培訓(xùn)工作

雖然我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的自動(dòng)存儲(chǔ)和分類，給員工的日常工作提供了極大的便利。但是，實(shí)際的計(jì)算機(jī)技術(shù)仍然需要由專業(yè)的工作人員來操作。因此，企業(yè)必須要從人才培養(yǎng)的角度出發(fā)，了解新時(shí)期企業(yè)自身的發(fā)展情況，明確檔案管理工作的重點(diǎn)及難點(diǎn)所在。安排專家為員工傳授先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)，并應(yīng)當(dāng)開展素質(zhì)教育工作，引導(dǎo)員工自覺規(guī)范自身的工作行為。在這個(gè)環(huán)節(jié)，企業(yè)要注重于提高員工的創(chuàng)新意識(shí)及能力，讓員工能夠不斷總結(jié)檔案管理軟件技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)及不足，研究?jī)?yōu)化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)建設(shè)方法及軟件操作方案的可行措施。從而有效提高技術(shù)的應(yīng)用效果，推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的有序運(yùn)行。

（四）做好檔案審查工作

檔案審查要做到通過專業(yè)人員的審查科學(xué)、準(zhǔn)確地區(qū)分和判定檔案中的哪些資料可以使用，得到一個(gè)明確的控制范圍。主要分為三個(gè)環(huán)節(jié)。首先為初審檔案管理工作人員需要根據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)開放期限內(nèi)的文件進(jìn)行逐一審查，對(duì)開放期限內(nèi)的文件設(shè)置合理的開放控制范圍。其次為中審，終審工作者需要擁有較高的檔案管理工作技能，能夠?qū)ξ撮_放的檔案內(nèi)容進(jìn)行合理的審查并且對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行整理與分析，對(duì)于一些不必要保存的檔案進(jìn)行刪減銷毀，有效減輕檔案管理工作壓力。第三為終審，終審除了要有專業(yè)的檔案管理工作人員參與以外，還需要由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)共同完成，領(lǐng)導(dǎo)者需要分析檔案的內(nèi)容，在權(quán)衡利弊的條件下決定是否能夠?qū)n案開放。

（五）完善檔案法律法規(guī)體制建設(shè)

第一，檔案信息公開法制建設(shè)。檔案信息公開法制建設(shè)，需要對(duì)國(guó)內(nèi)外的檔案管理法律法規(guī)進(jìn)行調(diào)查研究，完善我國(guó)檔案法制管理的法律法規(guī)，使檔案法律法規(guī)實(shí)用性更強(qiáng)，更能適應(yīng)我國(guó)的國(guó)情。信息公開保障了公民的知情權(quán)，與公民的切身利益連接在一起，公民可以積極踴躍的參與到檔案法制建設(shè)中，為檔案法制建設(shè)提供建議和支持。第二，修訂和完善檔案法律法規(guī)內(nèi)容。對(duì)檔案的違法行為和犯罪行為進(jìn)行重新界定，確定公民在檔案使用中的重要地位。確認(rèn)可開放檔案的主體、檔案的使用期限和使用的范圍。對(duì)一些不夠準(zhǔn)確的詞語進(jìn)行重新的編寫。根據(jù)在實(shí)際工作中出現(xiàn)的問題，有針對(duì)性地進(jìn)行分析，對(duì)條款的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行重新的界定，防止執(zhí)行出現(xiàn)偏差，造成不必要的麻煩。

三、結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前實(shí)做好檔案管理工作極為必要，該項(xiàng)工作同樣也面臨著較高要求，需要在未來重點(diǎn)圍繞著各個(gè)方面予以創(chuàng)新優(yōu)化，創(chuàng)新管理人員意識(shí)，提高信息化建設(shè)水平，做好檔案審核工作，完善法律法規(guī)制度，從多方面保證檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。