探析信息化在機關事業養老保險檔案管理中的作用

于抑庸 江蘇省揚州市寶應縣機關事業社會保險管理處

養老保險以及退休待遇是群眾很關注的一個重要問題，而機關單位的工作人員和其他行業的工作人員相比又存在著一定的特殊性，對此，國家也發布了這方面的制度改革決定，這給機關單位養老保險工作提供了指導。在養老保險管理工作中，檔案是基礎的載體，其中記錄了所有參保人員的相關信息，對其管理水平直接影響到養老保險業務的開展效果。所以，這就需要堅持對檔案進行更新和健全，尤其是要充分認識到信息化建設的巨大作用，應該積極引入先進信息技術手段，提升檔案管理的效果。

一、信息化在機關事業養老保險檔案管理中的作用

機關事業養老保險業務檔案十分重要，包含了參保單位及個人繳費及領取養老金的整個過程，還涵蓋了經辦機構辦理相關業務的所有環節，是參保個人按照我國有關法律享受保險待遇的依據。所以，當前提升機關事業單位養老保險業務檔案管理的效率十分重要，這就需要加強業務檔案信息化管理，這樣才能更好地確保參保人員的利益，進而全面發揮業務檔案的作用，提升業務檔案工作的社會地位，讓其更好地為社會主義現代化建設提供服務[1]。

要加強養老業務檔案信息化管理，需要先提升這方面的意識，各級經辦機構需要積極引入經辦規程，進一步對此進行學習以及宣傳，可以在該行業、該系統以及所有從業人員中組織知識競賽，并設置獎品，開展學習測試等多種活動，這樣可以調動相關人員的積極性，提升他們對于經辦規程的認識，深入認識檔案信息管理；縣以上的經辦機構主管部門要不定期檢查執行經辦規程的情況，重點進行抽查，要以經辦規程為基礎，規范進行養老保險業務檔案材料的有關操作，逐一落實各項條款。業務檔案管理要實現信息化，就需要不斷在這方面進行投入，要增加資金投入，強化系統信息軟件建設，基于此，還需要依據管理的實際情況，加強硬件方面的建設，提升軟硬件的水平，進而為業務檔案的信息化建設奠定良好的基礎，提升信息化管理的水平。

二、機關事業養老保險檔案管理信息化建設的措施

（一）加強基礎設施建設，建設養老保險業務檔案信息資源

要加強業務檔案信息化管理，需要注重基礎設施的建設，這樣才能為管理工作的開展奠定良好的基礎。基礎設施建設一般是建設養老業務檔案信息網絡系統，還有建設檔案數字化設備，要建立各種軟硬件包含在內的一套完整的業務檔案信息網絡。只有具備先進的基礎設施，才能對資源進行高效的交換、傳輸以及共享，進而促進業務檔案信息化管理效果的提升，實現預期的管理目標。在養老保險業務檔案信息化管理中，檔案信息資源是其基礎，一般有接收電子文件、對業務檔案進行數字化、運用信息技術等，信息資源的建設形式一般是構建業務檔案目錄中心數據、專門數據庫以及各種數字化檔案全文，在實際的實踐中需要按照“誰經辦誰收集”的原則，在經辦業務的過程中需要同時對檔案進行數字化轉變，同步進行收集、整理以及歸檔，進而有效建設養老保險業務檔案信息資源[2]。

（二）優化檔案信息采集，規范工作程序

各地區社保部門在推進社會保障檔案管理信息化建設的過程中，應該集中人力、物力、財力等豐富的資源，構建社會保障信息管理平臺，從而為信息采集及分析處理等工作提供良好的條件。信息平臺在項目設置和采集功能上應該有嚴格的要求，確保所采集得到的社會保障信息的真實性、準確性和完整性，從而為支付救助補償提供可靠的信息憑據，比如對于采集認真、權限修改、文字及圖片資料存儲方式、補充項目設置等都要全面考慮到。對于信息管理工作的程序也要注意進行規范，這對不同參保單位會有不同的側重點，所以各個階段業務平臺的設置都應該是專項明確且相互密切關聯的，在對各種檔案信息進行真格和的時候要嚴格按照法律規章進行，這樣不斷為信息核查工作提供了便利，并且有助于參保人員更好地了解到自設的權益情況[3]。

（三）創新開發信息化管理應用系統，強化安全管理體系的構建

機關事業單位需要結合養老保險經辦的具體情況，加強對從業人員的培訓，提升他們的信息網絡技術操作水平，采取有效的策略提升他們的技術能力。要科學合理地促進管理軟件建設，開發有效的軟件管理系統。另外，還要通過制定有關的制度，對相關管理層級的信息系統權限進行相應的設置，進而保障檔案數據庫的安全性。還需要對電子文件的歸檔工作加大監督以及指導的力度，通過這樣的途徑，確保文件是可靠、全面、真實的；對于保存檔案數據庫的計算機，需要采取物理的措施將其和外網進行隔離，通過采取多種安全防護手段，如，防火墻、身份認證以及數據備份等，為檔案信息的安全提供保障，能夠在網絡中安全進行信息的傳輸，避免出現泄密問題[4]。

三、結語

綜上所述，機關事業養老保險事業在不斷發展，過去的紙質養老保險檔案數量不斷增加，給管理帶來極大的不便，給管理效率帶來消極的影響，在這種情況下，要提升養老保險檔案管理的效率和效果，就需要在其中引入信息技術，充分發揮出信息化管理的作用，從而不但有助于提高工作效率和質量，也為廣大參保人員提供更好的服務。