小小“螺絲釘”顯現大問題

徐斌/中航光電科技股份有限公司

2017 年7 月，針對A 公司某螺絲釘采購價格導致生產成本居高不下的問題，審計部迅速成立了審計組對采購部門物料采購情況進行專項審計。審計組采用穿行測試、訪談、數據分析等審計方法細查深究，通過分析近三年來螺絲釘的采購數據，發現部分螺絲釘采購價格虛高，進而發現了公司采購管理制度中存在的漏洞和執行風險，非招標物料詢比價、價格審批環節把關不嚴、歷史采購數據橫向對比分析使用等方面的管理問題。

一、事件還原鎖定疑點

2016 年10 月，A公司產品需使用某一品牌螺絲釘，采購部門選定D 代理商供貨，首批樣件測試驗證后，A公司改變螺絲釘的性能指標，且仍選定D 代理商供貨，由于指標發生變化，D 代理商對螺絲釘的價格提高一倍。

2017 年初，螺絲釘批量需求增加，A公司成本居高不下，采購部門的議價效果未達到成本管控的要求。為實現產品降本目標，切實把“螺絲釘”制約公司成本管控的問題查清，經公司高層批示審計部門對螺絲釘的采購情況開展專項審計。

審計組依據以上事實情況，查閱A 公司采購部門相關制度文件，深入學習物料采購和價格審批的各項業務流程，通過仔細研究和分析，結合此次事件，發現了諸多疑點，作為本次審計調查的切入點：

疑點一：螺絲釘采購過程一直由唯一代理商負責采購，該代理商的選定是否符合制度規定，是否存在管理弊端？

疑點二：螺絲釘改前改后，規格材料均一致，但價格差別大，且此報價通過了審批并執行，相關部門均未提出異議，不符合邏輯。制度規定的物料采購目標價是如何執行的，有沒有發揮出目標價的作用？

疑點三：審計組發現同種物料指標更改后價格隨即變動，價格變化是否存在標準？規格大小變化后價格又會如何變動？同類物料價格在規格、材料、性能之間是否能制訂出合理的變化區間？

疑點四：在A公司引入新供應商后，重新進行詢價，D 代理商明顯改變前期強硬態度執行降價，既然引入新供應商能夠促進采購物料價格降低，為何采購部門仍然允許唯一供應商的存在，而不積極引入多家供應商參與供貨？

二、深入分析出線索

以疑點為突破口，審計組收集資料、整合信息、匯總數據的同時，借助公司ERP 系統數據庫信息對近三年各類螺絲釘的采購信息進行了分析對比，逐步理清了問題線索：

1.采購管理制度要求“物料采購必須由三家供應商進行報價比價”，審計組對采購部門的螺絲釘報價資料進行審查，發現該螺絲釘的歷史采購過程均由一家供應商（即D 代理商）報價，無其他供應商參與，該情況明顯違反制度規定。

2.制度規定“價格管理部門必須提前制訂出物料的目標價，供采購部門詢價比價過程參考”，審計組查閱價格審批資料及目標價制訂的記錄，發現目標價滯后于供應商報價時間，且目標價與最終審批價格一致，不符合制度要求。

3.對公司數據庫中近三年的各類螺絲釘采購信息進行分析，利用數據透視將螺絲釘按照規格、材料、價格進行分類制作出價格趨勢圖，價格與規格呈現出正相關性的關系；而該螺絲釘的價格放入同類螺絲釘價格趨勢圖中出現異常波動，價格明顯虛高，不符合變動規律；同時也發現了其他類別的螺絲釘采購價格存在價格虛高情況。

三、現場訪談定結果

（一）與采購部門相關人員的訪談

審計組在材料收集充分、數據分析清晰、問題定位準確的前提下，分別對采購部門、審價部門相關人員進行訪談，內容如下：

審計組：制度要求了三家比價，而你們的資料中僅提供了一家的報價資料，你們為什么確定了D代理商拿到螺絲釘的供貨資質？

采購管理員：該進口類螺絲釘一直由D 代理商供貨，且是國內授權代理商，按我們的了解和以往經驗，我們默認了該品牌螺絲釘只有通過代理商進行購買一種渠道，并且申請了一次有效的價格，向D 代理商詢價采購。同時也由于產品交付壓力大、周期短，需盡快采購，所以沒再繼續進行談價。

審計組：公司客戶提高螺絲釘性能后，D 代理商提高價格，有沒有提供漲價的驗證資料和情況說明？

采購管理員：沒有提供任何說明，但是需要解釋的是性能更改后，研發部門申請了新的物料，按照制度規定，新的物料重新進行詢價報價進行采購，跟改前的螺絲釘價格沒有必然聯系，所以不屬于物料漲價的范疇，這是兩個物料的概念。

審計組：采購部門有沒有參考過同類物料的價格，進行詢價比價？

采購管理員：上面已經說了，公司制度規定未采購過的物料均為新物料，新物料按照詢價比價制度重新進行采購，按照制度每一種螺絲釘都是單獨的物料，制度未要求進行橫向對比詢價，也未這樣執行過，所以不了解相似物料價格存在相關性的問題。

（二）與審價部門相關人員的訪談

隨后，審計組又與價格審批部門人員進行了訪談：

審計組：制度規定你們在物料采購前需要制訂出合理的目標價格，而該螺絲釘的資料顯示，目標價時間制訂有問題。

價格管理員：制度是這樣要求的，但考慮實際情況，價格不能合理定出來，只能等供應商的報價，再結合公司產品成本來確定，基本上都是報價后確定。

審計組：這樣處理的話，價格審批環節就流于形式，根本不能起到任何作用，你們可以參考同類物料的采購價格呀。

價格管理員：目前公司還沒制訂這樣的機制，每個價格都這樣去數據庫對比，工作量大、效率低，但這個數據確實對目標價格的制訂有參考意義。

審計組：剛和采購人員交談，他們說的一次采購價格有效是什么意思？

價格管理員：這個在制度里有說明，就是針對無法滿足三家比價的時候，針對這一個采購訂單申請一次采購價格，價格只能使用一次后失效，如果下次采購同種螺絲釘，就要再次申請。

（三）發現的問題

審計組根據多方搜集的信息資料，結合現場訪談情況，確定了公司的采購環節存在較大問題，具體問題如下：

1.部分管理人員不嚴格執行公司詢價報價制度，經驗辦事，造成了A公司的成本增加。

2.A公司部分采購物料單一，供應商較多，原因在于制度既有三家比價的要求，又有不滿足三家比價時可以申請單批價格的要求，兩項規定存在沖突，導致唯一供應商問題得不到根本解決。

3.A公司缺少相似物料橫向價格對比機制與制度規定，目標價制訂不合理，價格審批流程簡單，未利用好公司系統大數據，管理者對新物料價格所處水平不清晰。

四、完善制度改流程

基于本次小小“螺絲釘”采購的問題，從中發現了A公司其他類別物料采購過程也存在價格虛高、無法有效監管和控制的管理漏洞，審計組出具審計報告后，A 公司相關部門高度重視，舉一反三進行整改。

1.修訂了采購管理制度價格審批制度、采購詢價比價制度，對制度進行嚴格評審，杜絕制度中自相矛盾的情況，同時A公司也加強了制度建設工作中其他制度的審批評審要求。

2.利用公司ERP 系統構建了物料采購價格的數據庫，建立物料橫向對比機制，為物料采購的詢價、比價、議價過程提供有效依據，為最終的采購價格審批提供標準，避免相似物料價格虛高問題出現，降低公司生產成本，確保采購價格均在合理范圍內；價格橫向對比機制的引入僅螺絲釘采購即為公司節約成本100 余萬元。

3.采購部門和審價部門也對違反公司制度的員工進行了警告處分。

五、經驗與體會

回顧審計過程，有兩點經驗可供審計人員借鑒：

1.該審計信息來源于基層反饋，充分體現出了審計工作中上下聯動機制的必要性，審計人員利用基層管理中發現的小小“螺絲釘”問題，深入調查分析后發現公司管理中存在的大問題。

2.認清大數據在當今社會的重要性，審計組充分利用公司現有的數據平臺，在審計過程構建數據分析模型。不僅完成了事件的分析調查，還同時給公司提出構建物料價格庫對比機制的建議，進而節約公司采購成本，充分發揮審計作用。