淺談數字化信息在醫(yī)院檔案管理中的應用

劉 洋

(張家口市第五醫(yī)院，河北 張家口 075000)

隨著時代的進步和互聯(lián)網技術的發(fā)展，在醫(yī)院檔案管理中，傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式的弊端逐漸顯露出來，紙質的檔案管理模式難以滿足新時期檔案管理工作的需要，檔案管理工作逐漸實行數字化管理模式。

1 數字化信息在醫(yī)院檔案管理中的重要性

醫(yī)院綜合檔案數字信息化管理是一項長遠發(fā)展管理模式，它具有非常重要的現實意義，醫(yī)院的綜合檔案數字信息化管理是醫(yī)院管理中重要的組成部分，但是，現在的檔案工作隊伍存在著專業(yè)知識老化、專業(yè)面窄以及知識結構不合理、缺少檔案管理專業(yè)人才等一系列問題，嚴重地阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的健康發(fā)展，必須采取專業(yè)化的管理手段進行信息化管理，進而提升醫(yī)院的綜合水平。

很多醫(yī)院已經充分認識到了數字化信息在醫(yī)院檔案管理中的重要性，醫(yī)院檔案資料不僅是為廣大醫(yī)務人員提供豐富、真實的信息資源，也為醫(yī)院領導的決策和管理提供準確、完整以及可靠的原始數據，方便檔案數據的查找和儲存；醫(yī)院檔案管理工作為我國醫(yī)療機構的發(fā)展提供了重要的數據信息。加強數字信息化管理，不僅對于提高醫(yī)院資源管理的有效性具有重要的意義，還對醫(yī)院整體管理水平的提高有很大的幫助。

2 傳統(tǒng)檔案管理方式的缺陷

2.1 信息缺乏完整性

很多醫(yī)院的實際狀況不同，導致醫(yī)院的管理系統(tǒng)各不相同，很多醫(yī)院自身檔案的基數很大，可是在實際工作中，檔案管理人員將價值較高的檔案資料隨意擺放，導致很多紙質檔案出現丟失現象，并且經過長時間保存，很多的檔案已經模糊不清，一些重要的檔案信息已經丟失，最終造成醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理方式缺乏完整性。

2.2 缺乏統(tǒng)一的管理

制度體系的健全是檔案管理的有效保障。由于醫(yī)院各部門之間缺乏良好的溝通和協(xié)作，一旦制度體系不完善，就會出現檔案資料重復或者利用率較低的現象，必然會對醫(yī)院檔案的穩(wěn)定性產生一定的影響，進而導致醫(yī)院檔案數據泄露,最終對檔案的安全性能造成嚴重的影響。因此，要建立健全完善的管理體系，加強各個部門之間的互動與交流，對違反要求的管檔人員要做出嚴重的處罰，保證有價值的檔案得到完整的收集和保存。

2.3 涵蓋面窄

如今醫(yī)院檔案所涵蓋的內容越來越廣，不僅只是文書、財務、人事檔案等，還有對病例資料的存檔，檔案內容越來越豐富。但是，現在很多醫(yī)院根據以往的經驗會對檔案進行壓縮管理，導致不少需要加入到檔案管理中的材料并未被列入進去。

3 數字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應用

很多醫(yī)院的檔案管理大多數是依靠人工操作，其管理效率十分低下，傳統(tǒng)的信息管理工作都是以手工抄寫的形式，對工作人員的學歷、性格、愛好、工作年限等進行整理，其工作效率較差，還容易出現差錯。一旦保存的不夠完整，多年之后紙張就會變得模糊，很多信息就無從查找，事后進行補充完善也十分困難，造成大量的時間和人力浪費。但是，數字化檔案管理系統(tǒng)就不同，它可以有效避免以上問題的發(fā)生。因此，醫(yī)院要發(fā)揮數字信息化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的優(yōu)勢，提升檔案管理人員的業(yè)務水平，醫(yī)院檔案管理部門要根據科學的管理方法來提高醫(yī)療機構綜合檔案信息的使用效率，保證醫(yī)院工作人員在掌握相關專業(yè)知識的基礎上，熟練掌握和利用好現代化的檔案數字化設施。除此之外，醫(yī)院應定期安排檔案數據管理人員參加業(yè)務培訓活動，確保檔案管理者實時了解最新的管理理論，順應時代發(fā)展的需要，用行之有效的方法避免醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理方式上可能存在的管理漏洞。計算機的儲存空間是很大的，可以對相關的信息進行全面的儲存，確保檔案信息儲存的完整性。

3.1 在患者數據管理方面的運用

醫(yī)院每天都會接收很多的患者，同時也會有一部分的患者出院，因此，要將數字化檔案管理系統(tǒng)應用于醫(yī)院患者數據管理工作中，運用數字化的檔案管理系統(tǒng)，根據病患提出的要求選擇相關的復印內容，簡化了抽取等程序，使患者的醫(yī)療檔案數據利用率更加高效。

3.2 在醫(yī)療器械管理方面的運用

醫(yī)療器械的應用與人類的生命健康非常緊密，基于此，醫(yī)院對醫(yī)療器械檔案管理也提出了更高的標準和要求，尤其是一些大型醫(yī)療器械，如核磁共振儀、CT，等等，對這些醫(yī)療器械都要進行高效的管理與記錄，并在記錄檔案的基礎上建設完整的醫(yī)療器械檔案管理制度。醫(yī)療器械對醫(yī)院患者檢查和治療是非常重要的治療工具，醫(yī)療器械的采購計劃、檢查維修等過程都會進行記錄，并將記錄數據歸檔。對于一些大型的醫(yī)療器械，因大型醫(yī)療器械的價格高昂，使用價值高，所以，在進行檔案材料管理的時候更要詳盡嚴謹，檔案管理模式的制定不僅能夠提高檔案管理的工作水平，發(fā)揮大型醫(yī)療器械的作用和價值，提升醫(yī)院大型醫(yī)療器械的工作效率，有效地提升醫(yī)院的綜合實力。

3.3 在重要數據安全方面的運用

數字化檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理相比較為安全，在檔案的使用過程中要加強對計算機系統(tǒng)的保護，提高自身的安全意識。要對計算機進行物理隔離，并且做到專機專用，這樣，可對提高重要數據的安全性提供保障。

4 結語

在互聯(lián)網的大背景下，信息技術已然成為社會各領域發(fā)展的重要技術手段。檔案的信息化管理是一個全新的發(fā)展模式，正處于起步階段，要更好地發(fā)展互聯(lián)網背景下的醫(yī)院檔案管理工作，需要醫(yī)院管理人員樹立正確的檔案管理理念，從各個方面著手，引入信息管理系統(tǒng)，不斷推進檔案管理數字化建設的步伐，從設備、制度、措施、人才引進、推廣等多個方面入手，真正地做到醫(yī)院的信息化管理，為醫(yī)院更好的便民、利民服務打下良好的基礎，促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。本研究借鑒了相關專家和學者的部分觀點，對我院綜合檔案信息化管理的現狀進行了系統(tǒng)的梳理，并提出行之有效的優(yōu)化對策，希望可以為我國的醫(yī)院綜合檔案信息化管理發(fā)展提供參考。