計算機網絡技術在企業檔案管理中的應用

夏哲峰

(黑龍江黑寶藥業股份有限公司，黑龍江 牡丹江 157000)

近年來，“互聯網+”經濟蓬勃發展，對企業檔案管理工作也提出了越來越高的要求。在“互聯網+”背景下，檔案信息的數量和種類越來越多，檔案信息的載體也越來越多樣化，逐漸由紙質檔案向電子檔案進行轉變。因此，企業要做好新時期的檔案管理工作，更好地滿足企業生產經營和管理決策的需求，實現各項信息資源的高效共享，統一檔案管理標準。

現階段，很多企業的檔案管理工作仍存在著很多問題，主要以人為管理為主，整體工作效率低下。要想將檔案資源轉化為可以被利用的信息資源，就要做好信息資源的開發和利用工作，并將其應用到企業管理的方方面面。

1 計算機網絡技術在企業檔案管理中的優勢

1.1 有利于檔案信息的高效回收整理

企業檔案管理人員可以利用計算機網絡進行有效的信息資料收集和整理，并將收集得到的信息資源傳輸到檔案管理的數據庫中，以實現對信息資源的高效整理和回收。檔案管理部門還可以定期從各個業務部門收集專用的信息資源，以便對有價值的檔案信息進行及時收集和歸類，保證整個檔案信息的完整性和科學性。

在傳統檔案管理模式下，企業檔案管理部門主要是采用人工檔案收集處理模式，人力成本投入較高，整體工作效率較低，檔案管理部門所提供的檔案信息與企業發展不相適應。而利用計算機網絡技術就可以保障檔案管理部門能夠隨時隨地收集相應的信息，進而實現檔案信息資源價值的高效利用。

1.2 有利于節約管理成本

人為管理模式往往需要投入大量的人力和物力，整體的工作程序相對較為復雜。而通過應用計算機網絡技術則能大大提高整體的工作效率，進一步降低企業在檔案收集、整理、數據信息獲取等方面的人力成本、物力成本和資金成本。計算機網絡技術的成熟推廣能夠將檔案管理人員從繁雜的體力勞動中解脫出來，避免了重復性工作，節約了管理成本，提高了工作效率和工作質量。

1.3 有利于實現信息共享

在傳統檔案管理模式下，很多企業的檔案管理普遍存在著保密性較差、協調性不足、適用能力不夠的問題。目前，通過將計算機網絡技術應用到檔案管理工作當中，管理部門可以在局域網、廣域網內實現部門和部門、企業和企業、行業和行業、企業和其他國家之間的信息溝通交流，能夠實時共享各項數據資源，充分發揮檔案信息效能。另外，通過應用計算機網絡技術還能夠對檔案信息材料進行有效排序，用戶可以根據實際需求檢索自己想要的檔案資料，進一步提高了檔案資源的利用效率。計算機網絡技術能夠使檔案管理人員準確了解企業內部各種檔案信息資源的利用情況，進而使檔案信息能夠創造出更多的經濟價值。

2 計算機網絡技術在企業檔案管理中的具體應用

2.1 構建網絡化的檔案信息管理系統

為了盡快實現檔案管理的信息化，就需要在短時間內構建一個完善的局域網絡體系，實現各個部門自動網絡化辦公，同時將企業的檔案管理部門納入到整個信息系統當中。

構建網絡化計算機管理系統不僅可以使檔案館和各個部門實現有效對接，而且還能夠利用該系統實現網上檢索、網上利用和網絡服務等功能。另外，還應該結合實際發展情況構建跨行業的大型網絡體系，實現各個檔案部門的聯網，與相關行業的檔案部門進行對接，可通過利用檔案信息和圖書情報資料來構建綜合性的信息網絡體系。建立企業內部檔案局域網絡能夠對檔案信息資源進行有效篩選、整理和歸類，并將其儲存到企業的檔案數據庫當中，這樣能幫助企業獲得更多的信息資源。

2.2 加快檔案管理一體化建設

通過檔案管理一體化建設，企業各部門之間可以隨時隨地通過互聯網向檔案管理部門發送相應的電子文件，或者直接將相關信息輸入到檔案管理數據庫中。檔案管理部門可以定期從各個部門傳發過來的郵件或從數據庫當中對信息進行有效篩選、整理和排序，保證信息資源的安全性、高效性，提高檔案利用效率。在傳統的檔案管理工作開展過程中，從檔案簽發到歸檔處理往往需要很長的周期，而計算機網絡技術大大縮短了這個周期。

2.3 實現企業檔案的數字化管理

檔案管理數字化是借助計算機技術、互聯網技術、大數據技術、云計算技術、移動通信技術將軟件系統和硬件系統進行有效結合而構建出來的一套檔案信息管理系統。在計算機網絡技術的支持下，數字化檔案管理系統能夠將傳統的紙質檔案信息轉變成電子檔案或數字檔案，實現了對各種檔案信息的高效處理，節約了紙質文獻的保存空間，更有利于對數字檔案進行有效開發和利用。數字化檔案資源比紙質檔案資源的儲存量高、儲存空間小，管理更加方便、快捷、高效，易保存、易查閱、易修改。

加快企業檔案信息數字化建設能夠有效減輕檔案管理人員錄入各項文件數據的工作量，能將檔案信息資源的收集、整理和轉化工作真正轉變成信息的處理工作，檔案管理人員只需添加相應的目錄或編譯相應的文件編號即可，然后在數據庫檢索條目當中輸入關鍵詞就能找到自身所需的檔案資料。

2.4 實現企業檔案信息資源的高效共享

企業利用計算機網絡技術開展檔案管理的本質目的是為了實現檔案資源的高效處理和高效共享。為了達到這一目標，企業應構建共享性的信息服務平臺，檔案管理部門可以通過內部的局域網和外部的互聯網向企業各部門以及社會公開有效信息，逐漸由過去被動的檔案管理模式向著主動的信息服務方向轉變，使用戶能夠獲取到有價值的檔案信息。企業檔案管理部門還可以利用計算機互聯網技術及時掌握檔案數據庫中各項檔案資源的具體利用情況，并加強與其他企業之間的溝通交流，挖掘出更有價值的信息，促進生產經營業務的對接和發展，提高企業經濟效益。