檔案管理中電子檔案管理建議

陳婧莎 四平市建筑工程服務中心

一、電子檔案概述

電子檔案與紙質檔案管理有很大的不同，一種是明顯的物質管理形式，另一種是虛擬化管理形式，管理的載體依賴于紙質和計算機，這是兩者最大的區別。具體來說，電子檔案，即電子化、虛擬化文件，大多以電子圖片、電子文本等形式出現，包括命令文件、數據文件、文本文件等，通常都存儲在計算機中，受圖像技術、條形碼技術等技術的支持，有不同的格式，易于修改、提取、存儲、刪除等，對計算機的依賴性很強。另外，電子文件的最小粒度為“片”，根據實際需要存儲，其大小也可以用KB、MB、GB 等單位表示。文件越大，單位就越大。此外，電子檔案的分類和處理更好，而且容易提取。在海量檔案中，可以輸入相應的關鍵字查詢文件，方便快捷，大大提升了工作人員的工作效率。其優勢主要體現在以下幾點：

（一）信息處理速度

與傳統的手工抄寫文件速度相比，電子檔案管理的信息處理速度無疑更快，只需操作鍵盤就可以完成一系列操作，無論是輸入還是掃描，都更有效率，不僅提速，信息處理質量也能得到提高。另外，檔案的分類更方便快捷，這是毋庸置疑的，減少了手工操作的錯誤，節約了時間和精力，保證了檔案管理工作效率的提高。

（二）信息查詢

過去查閱紙質檔案很不方便。如果有更多的檔案，可能需要更多的時間來找到它們，這將花費更多的精力和時間。一般來說，咨詢不方便，效率不高。而現代電子檔案存取非常方便，只需在所需的檔案類別、檔案名中查找一目了然，即使檔案數據過多，也可通過輸入關鍵字快速查找，方便查閱，可節省大量時間，使用效率大大提高，能及時反映和發揮檔案的價值。

（三）儲存穩定性

傳統的檔案存儲面臨著諸多風險，這些風險受環境的影響很大，如蟲蛀、腐敗、丟失等，在一定程度上對檔案管理造成了影響和干擾，存在存儲不穩定的局面。現代電子檔案存儲不再受這些因素的影響和干擾。因為是電子檔案，只要建立并存儲，就可以存儲在計算機或電子文檔管理平臺上，備份數據。它不必擔心任何時候的電子文件丟失、蟲蛀、潮濕環境造成的破壞等等。存儲相對穩定，存儲時間較長，有利于檔案的存儲和應用。

（四）信息調整

這里的信息調整包括修改、補充記錄和刪除操作。傳統的紙質檔案信息調整比較困難，容易造成文件的密集和混亂。而現代的電子檔案，沒有這個問題，只需要依靠簡單的程序操作，就能完成看似煩瑣的任務，節省時間，節省力量，提高工作效率，可謂一舉三得。

二、檔案管理中電子檔案管理優化建議

（一）加強信息安全管理

電子檔案管理部門安全管理是在檔案管理的過程中的首要任務，相關工作人員必須規范工作章程，電子檔案管理部門在檔案管理過程中應當不斷增強安全意識，科學合理地運用現代網絡安全技術和手段，不斷提高電子檔案和網絡信息的安全性和可靠性。由于電子檔案信息通常存儲在某一介質上，有必要通過加強對該介質的安全管理來實現對電子檔案信息的有效控制。從這個角度來看，在電子檔案的安全管理過程中，管理者應建立合適的磁盤或光盤等存儲環境條件，以有效提高檔案信息的安全性。

（二）健全檔案管理服務體系，規范檔案管理運作流程

在實踐中，建立和完善檔案數據庫，通過基礎數據的挖掘和利用，對電子檔案數據進行有效的優化和整合，并在此基礎上積極開展檔案數據咨詢服務。因此，我們應該立足于實際情況，結合實際情況，不斷完善電子檔案信息資源的管理制度，對電子檔案信息進行歸檔，從而促進相關數據的共建和共享。同時，要深化現代信息技術的應用，為電子檔案的優化管理提供技術支持。在電子檔案管理的實踐中，要加強對員工實際操作能力的管理和控制，使他們能夠準確掌握有效的操作技能，掌握電子檔案管理的要點，從而提高工作效率。

（三）加強人才培養，優化服務方式

單位負責人和負責部門要提高對電子檔案的應用管理重要性的認識水平，加強對管理人員的培訓來提升自身技能，為電子檔案的管理提供最基礎的保證。在實踐中，還應完善人才招聘機制，優化人才隊伍建設，為高素質管理人才的儲備奠定堅實基礎，這也是提高電子檔案管理有效性的基礎和保證。在電子檔案管理過程中，還應不斷優化服務模式，可從這兩方面入手：首先要存儲相關電子信息，提高管理水平。二是電子檔案管理人員要秉持服務理念，為檔案數據需求者提供優質服務。在這個過程中，要積極的構建網絡服務管理體系，提供有效快捷的在線服務。

三、結語

電子檔案的出現徹底打破了以往的管理模式，將檔案管理工作的效率提高到了一個更高的水平，使檔案管理工作變得更加快捷和多樣化。因此，在今后的檔案管理工作中，需要掌握檔案管理電子化的方法和技術，這也是今后檔案管理發展的關鍵因素和重要體現。作為新時期檔案管理人才，在新時期檔案管理工作的過程中，我們要充分發揮自己的作用要不斷學習、大膽創新和實踐檔案管理工作，最大限度地實現信息化發展，在電子檔案的整合下，充分利用檔案管理信息的及時性，使檔案管理工作的開展更上一個臺階。