天然氣長輸管道企業(yè)合同管理模式研究

徐麥玲(山東省天然氣管道有限責(zé)任公司，山東 濟(jì)南 250101)

0 引言

隨著天然氣長輸管道規(guī)模的不斷擴(kuò)大，天然氣長輸管道企業(yè)迅猛發(fā)展，導(dǎo)致企業(yè)合同類型繁多，不同的內(nèi)外界風(fēng)險(xiǎn)因素造成企業(yè)合同管理難度較大，而企業(yè)經(jīng)營的成功與合同管理密不可分，探索企業(yè)適用的合同管理模式，加強(qiáng)合同的有效管理，是企業(yè)經(jīng)營管理題中應(yīng)有之義。

1 長輸天然氣管道企業(yè)合同管理現(xiàn)狀

長輸天然氣管道距離長，不安全因素較多，作為高風(fēng)險(xiǎn)行業(yè)，管道企業(yè)主要負(fù)責(zé)天然氣管道運(yùn)輸，管道建設(shè)與維護(hù)。管道企業(yè)對(duì)外簽訂合同量較大，合同相對(duì)人異常復(fù)雜，合同簽訂范圍廣，涉及物資、工程、服務(wù)等不同類型合同。只有建立與企業(yè)相適應(yīng)的合同管理模式，才有助于企業(yè)的合規(guī)經(jīng)營發(fā)展。

目前各管道企業(yè)根據(jù)實(shí)際運(yùn)營情況，依據(jù)合同相關(guān)法律法規(guī)，分別制定了合同管理規(guī)章制度及管理流程，規(guī)定了合同簽訂范圍。在制度中要求，除無需售后服務(wù)、可以即時(shí)清結(jié)的項(xiàng)目以外，企業(yè)均需訂立書面合同。各管道企業(yè)同時(shí)建立了合同管理組織機(jī)構(gòu)，實(shí)行歸口管理、統(tǒng)一簽訂、各負(fù)其責(zé)的合同管理體制。合同主管部門、主辦部門、審核會(huì)簽部門主要負(fù)責(zé)合同法律風(fēng)險(xiǎn)防范，參與合同管理。合同主管部門對(duì)企業(yè)合同進(jìn)行歸口管理，合同主辦部門具體負(fù)責(zé)合同簽訂和履行等相關(guān)事項(xiàng)，合同審核會(huì)簽部門對(duì)合同的訂立和履行進(jìn)行審核會(huì)簽。但管道企業(yè)在實(shí)際運(yùn)營中，發(fā)現(xiàn)在合同合規(guī)、合同條款、合同簽訂、合同履行等方面，存在合同管理風(fēng)險(xiǎn)，以致造成利潤損失及審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，甚至陷入糾紛、訴訟風(fēng)險(xiǎn)。

2 合同管理法律風(fēng)險(xiǎn)分析

2.1 合同程序合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)

管道企業(yè)在生產(chǎn)運(yùn)行中，主要涉及工程、物資及服務(wù)采購業(yè)務(wù)，企業(yè)采用公開招標(biāo)方式進(jìn)行采購，在簽訂合同時(shí)易發(fā)生合同簽訂程序不合規(guī)，違規(guī)訂立合同風(fēng)險(xiǎn)。如未按照招標(biāo)文件及其他法定文件的規(guī)定與中標(biāo)人簽訂書面合同；未及時(shí)與中標(biāo)人簽訂合同，如未在中標(biāo)通知書發(fā)出后三十天內(nèi)簽訂書面合同；先施工后補(bǔ)簽合同；簽訂合同時(shí)對(duì)招標(biāo)文件約定的內(nèi)容做出實(shí)質(zhì)性修改；簽訂了背離合同實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的其他補(bǔ)充協(xié)議等風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 合同條款風(fēng)險(xiǎn)

合同文本是按照雙方意思表示所做出的約定，是確定合同權(quán)利與義務(wù)的直接依據(jù)[1]。雙方因合同條款約定不確定或因合同條款的漏洞，極易在合同履行過程中發(fā)生爭議糾紛。管道企業(yè)在合同管理實(shí)踐中，主要在違約條款、結(jié)算條款、爭議解決條款、格式條款等方面存在著法律風(fēng)險(xiǎn)。合同違約條款存在約定的雙方權(quán)利義務(wù)不對(duì)等、較為籠統(tǒng)，以致發(fā)生違約情況難以執(zhí)行，部分合同未約定違約條款等情況。合同結(jié)算條款在付款方式、付款時(shí)間、稅率及發(fā)票提供等方面的約定，與實(shí)際履行還存在矛盾爭議問題。合同爭議解決條款存在爭議解決方式不明確，在解決方式上發(fā)生爭議風(fēng)險(xiǎn)。合同格式條款存在格式落款的簽署情況混亂，因格式落款事宜而發(fā)生糾紛風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 合同履行風(fēng)險(xiǎn)

管道企業(yè)在合同履行環(huán)節(jié)中，可能存在合同變更、解除、轉(zhuǎn)讓、爭議解決等可能導(dǎo)致法律風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)容，若合同未全面履行或監(jiān)控不當(dāng)，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益受損，甚至訴訟失敗風(fēng)險(xiǎn)。如在施工合同中禁止轉(zhuǎn)包和違法分包，承包商未按合同約定將其轉(zhuǎn)包或分包給沒有資質(zhì)的承包商等各類問題。

3 合同管理風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略

3.1 以預(yù)防糾紛和提高經(jīng)濟(jì)效益為出發(fā)點(diǎn)，建立完善合同管理流程

管道企業(yè)要提高合同管理規(guī)范化水平，建立完善合同管理流程。企業(yè)應(yīng)從合同訂立發(fā)起、簽訂、履行、變更、終結(jié)等環(huán)節(jié)，改進(jìn)合同系統(tǒng)辦理流程，運(yùn)行過程中需對(duì)合同系統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)及用戶管理、合同審查審批、合同付款審批流程進(jìn)行優(yōu)化配置，嚴(yán)格合同簽訂程序，努力提高適用性，最大化滿足工作實(shí)際需要，使合同簽訂及履行走上規(guī)范化軌道。

3.2 推行合同標(biāo)準(zhǔn)文本，完善合同條款

根據(jù)管道企業(yè)常規(guī)業(yè)務(wù)，細(xì)化合同分類。管道企業(yè)主要涉及工程建設(shè)施工(含施工、監(jiān)理、檢測)、承攬、咨詢?cè)u(píng)價(jià)、物資、工農(nóng)補(bǔ)償合同、租賃等合同類別。企業(yè)可推行工程施工、檢測、監(jiān)理、工農(nóng)補(bǔ)償、檢維修等類型合同標(biāo)準(zhǔn)文本，減少條款漏洞；同時(shí)強(qiáng)化非標(biāo)準(zhǔn)合同文本起草的管理力度，完善合同內(nèi)容及條款，如細(xì)化HSSE責(zé)任、合同質(zhì)保金條款等內(nèi)容，明確合同雙方的責(zé)任、權(quán)利和義務(wù)。

3.3 加強(qiáng)合同文本審查，提高合同適應(yīng)性

合同審查要常態(tài)化，做到定期梳理，及時(shí)整改合同審查中發(fā)現(xiàn)的問題。強(qiáng)化合同文本起草的管理力度，嚴(yán)格審查合同文本，加強(qiáng)合同經(jīng)濟(jì)、法律、技術(shù)“三性”審核。經(jīng)濟(jì)審核部門負(fù)責(zé)審核合同相對(duì)人的信用情況以及合同標(biāo)的價(jià)格、數(shù)量、付款方式、交付方式等商務(wù)內(nèi)容。技術(shù)審核部門負(fù)責(zé)審核技術(shù)、HSSE等內(nèi)容。法律部門審核時(shí)，應(yīng)出具書面法律意見，明確表達(dá)同意、保留或否定的法律意見，杜絕不完善和不合規(guī)的合同出現(xiàn)。

3.4 加強(qiáng)合同歸檔，完善合同檔案管理

合同檔案是記錄企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的憑證材料，也是重要的法律文件。企業(yè)應(yīng)規(guī)范合同歸檔整理制度，實(shí)行統(tǒng)一歸口管理，指定專門部門及專人負(fù)責(zé)，歸檔時(shí)梳理檢查合同招議標(biāo)申請(qǐng)、合同談判記錄、授權(quán)委托、合同會(huì)簽、合同蓋章、履行結(jié)算等資料是否齊全，是否存在漏洞，確保合同歸檔文件的完整性和系統(tǒng)性。

企業(yè)應(yīng)建立完善“合同紙質(zhì)資料-臺(tái)賬-電子合同檔案”日常合同管理模式，在確保紙質(zhì)檔案完整基礎(chǔ)上，收存、掃描、錄入電子合同檔案，提高合同歸檔工作中的信息化水平，保障合同的第一手資料的完整性，最大程度上減少合同風(fēng)險(xiǎn)。

3.5 發(fā)揮法律顧問及法務(wù)部門的管理職能，為合同管理保駕護(hù)航

管道企業(yè)應(yīng)建立法務(wù)部門，明確其職責(zé)權(quán)利，培養(yǎng)高水平、高素質(zhì)法務(wù)人員，筑牢企業(yè)合同管理的基礎(chǔ)[2]，要采取多種形式提高法律人員的專業(yè)水平。要聘請(qǐng)專業(yè)法律顧問團(tuán)隊(duì)，將企業(yè)法務(wù)工作從事后補(bǔ)救轉(zhuǎn)為事前預(yù)防和事中控制。要采取內(nèi)部法律人員與外部法律顧問相結(jié)合的方式，法律顧問可對(duì)公司對(duì)外簽署的所有合同、協(xié)議文本進(jìn)行法律審核，出具合同法律意見書，企業(yè)簽訂重大合同，法律顧問應(yīng)全程參與，以提高合同審查及風(fēng)險(xiǎn)防范能力。

3.6 加強(qiáng)合同管理培訓(xùn)宣傳，提高合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)

企業(yè)相關(guān)部門要建立合同風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，適時(shí)組織開展合同管理培訓(xùn)，利用企業(yè)的普法平臺(tái)及合同專業(yè)培訓(xùn)，做好合同法及相關(guān)法律法規(guī)的宣貫工作，加強(qiáng)專兼職合同管理人員、經(jīng)辦人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)結(jié)合企業(yè)合同管理的現(xiàn)狀，貼近生產(chǎn)經(jīng)營工作實(shí)際，從合同項(xiàng)目申請(qǐng)到招投標(biāo)流程、合同起草、合同簽訂、合同履行環(huán)節(jié)開展培訓(xùn)，重點(diǎn)對(duì)合同文本審查中發(fā)現(xiàn)的經(jīng)常

性、重復(fù)性、低水平錯(cuò)誤問題開展針對(duì)性培訓(xùn)，增強(qiáng)全員合同法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，提高企業(yè)合同管理相關(guān)人員的能力素質(zhì)。

3.7 加強(qiáng)企業(yè)合同內(nèi)控管理，對(duì)合同執(zhí)行開展有效性評(píng)價(jià)

管道企業(yè)應(yīng)建立內(nèi)部控制管理制度，運(yùn)用內(nèi)部控制制度加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的合同管理，根據(jù)權(quán)責(zé)義務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)不同部門間的協(xié)調(diào)與配合，規(guī)范合同的執(zhí)行過程[3]。企業(yè)每季度要開展合同內(nèi)控測試，主要通過檢查相關(guān)的文檔記錄，對(duì)合同執(zhí)行進(jìn)行有效性判斷，可通過抽樣測試方法，以樣本代表總體，通過檢查樣本，判斷合同控制總體執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)違背內(nèi)控制度要求的情況及時(shí)整改，減少合同管理風(fēng)險(xiǎn)。

4 天然氣管道企業(yè)適用的合同管理模式

管道企業(yè)應(yīng)建立“一個(gè)制度一個(gè)機(jī)制”周期性動(dòng)態(tài)管理模式。“一個(gè)制度”是指合同履約管理重點(diǎn)結(jié)合承包商黑名單管理制度。“一個(gè)機(jī)制”即形成從簽訂、履行到反饋的合同管理閉環(huán)機(jī)制。

合同簽訂前要開展盡職調(diào)查，加強(qiáng)合同主體資信審查，對(duì)合同相對(duì)人的主體資格、資信情況、資質(zhì)及履約能力等情況進(jìn)行綜合審查，必要時(shí)由合同主辦部門、合同主管部門及法務(wù)部門開展盡職調(diào)查，杜絕不誠信主體參與企業(yè)市場交易，規(guī)避企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。

合同簽訂后要加強(qiáng)合同履約評(píng)價(jià)管理，建立承包商黑名單閉環(huán)機(jī)制，督查合同履約情況反饋，推動(dòng)承包商信用體系建設(shè)。合同履行過程中，企業(yè)合同經(jīng)辦部門及主管部門須定期考核合同相對(duì)人履行情況，密切關(guān)注合同相對(duì)人資信情況，發(fā)現(xiàn)合同相對(duì)人出現(xiàn)不能履行或不能適當(dāng)履行的情況，要及時(shí)采取適當(dāng)?shù)拇胧行ЬS護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。合同進(jìn)入付款環(huán)節(jié)時(shí)，應(yīng)判定合同履行進(jìn)度、合同收付款時(shí)間節(jié)點(diǎn)是否符合合同相關(guān)約定，實(shí)現(xiàn)合同系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的相關(guān)連接，加強(qiáng)閉環(huán)管理。

推動(dòng)關(guān)于對(duì)承包商管理的各項(xiàng)規(guī)章制度的落實(shí)，建立承包商黑名單管理制度，如將施工合同履約中有無轉(zhuǎn)包、非法分包或擅自超越合同文件載明的范圍之外從事承包活動(dòng)的情況，不合格者可加入企業(yè)承包商黑名單。

5 結(jié)語

隨著天然氣政策的頻繁釋放，天然氣管道企業(yè)要充分認(rèn)識(shí)到合同管理的重要性，在生產(chǎn)運(yùn)營中應(yīng)不斷細(xì)化合同管理，不斷優(yōu)化合同周期性動(dòng)態(tài)管理模式，防控合同風(fēng)險(xiǎn)，切實(shí)保障天然氣長輸管道企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。