別再迷信電話會議

斯卡平克

讓每個人都站起來。按議程走。別讓人沒完沒了地說話。關于如何主持會議才能不浪費時間，人們有足夠多的建議。

對更大的時間浪費：多方參與的電話會議，人們卻關注更少。

你知道整個程序。邀請郵件送達你的收件箱，上面有日期、時間、與會者名單、不同國家的撥入號，還有一個登陸碼（以井號結尾）。

我收到過十多封這類電話會議的邀請，尤其是那些為了討論即將舉辦的小組討論和活動的會議。這些電話對最終的活動都沒有太多貢獻。我之所以知道，是因為我的角色往往是主持最終的那項活動。

這是電話會議和面對面會議之間的第一個區別：面對面會議由誰主持很明顯，而電話會議由誰主持卻很少有人清楚。在電話會議中，通常有人被列為組織者，他們有自己的（以井號結尾的）登錄碼，但他們往往不是電話會議的最資深與會者。依據經驗，我可以說，組織者很少會主持計劃中的活動。通常，他們是組織電話會議的人。那可能是一個高級人物；也可能是他們的個人助理。

電話會議的組織者也許會在電話會議上起牽頭作用。這很難說，因為（除非你們以前照過幾次面）很難知道某個時間是誰在說話。與面對面會議不同，你無法看到人們的面孔。

當與會者“抵達”電話會議時，他們通常會說：“嗨，這是黛安。”或者像19世紀的舞會宣布入場者那樣，由錄音宣布：“西蒙 · 茨加入了電話會議。” ——但之后你就必須積極去傾聽任何語音標識（口音、嗓音之類），幫助你識別誰在說話。

前提是你首先得能記住有誰參加了電話會議。你可以在電腦屏幕上顯示一份與會者名單，如果你是在辦公桌前通話，這么做會更容易些。

坐在屏幕前還有其他優勢：例如，您可以在與會者名單和新收到的電子郵件或Twitter消息之間切換。

你可能不在辦公桌旁。電話會議的一個公認優勢是沒有人知道你在哪里。你可能躺在床上；你可能在同一時間做其他更有成效的事情。如果那項活動會產生噪音，記得按下您的靜音鍵。

我記得在一次電話會議中，大家都能聽到某人的電話線上有叮叮當當的聲音。最后，一名比較機靈的與會者問道：“馬克斯，你是在清空洗碗機嗎？”

靜音鍵是你的好朋友，即便你不在做開會以外的事情。你可以在需要說話的時候取消靜音。你可以選擇完全不靜音。這是電話會議的另一個特點。有些人一聲不吭，而不同于面對面的會議，其他人很少會留意到。

最終，電話會議往往不了了之。有人可能會試著總結一下。通常大家都巴不得趕快掛斷電話。不可避免的是，電話會議談不成什么事情。

電話會議有哪些替代方案？有人會說是視頻會議。當然，技術是存在的，不僅在我們的手機和電腦上，還有超級復雜的視頻套件，讓世界另一端的人看起來就像是在同一個房間里。

當只涉及兩個地點時，視頻會議通話可以奏效。超過這個數量，通常就會挫敗在場的每個人。一般來說，會議的前半個小時都用于尋找IT人員，然后等著他們擺弄鍵盤，輸入更多（以井號結尾的）代碼，之后才能讓每個人的面孔出現。

聯系多個參與者的最佳方式是交換電子郵件。你可能不看它們，而且這些電子郵件抄送的對象人數總是超過必要，但至少當你開始做這些電子郵件所說的事情時，你有一個記錄。

我就不信有人能記住電話會議上談的內容。