如何做好企業檔案管理工作

靳利敏

企業檔案是企業資產的重要組成部分，企業檔案工作是企業生產經營和管理的基礎工作。企業在各項工作和活動中建立健全文字材料和檔案管理工作機制，為企業發展提供了有效服務，也為企業管理高層了解企業整體經營狀況、調整經營策略提供依椐，為經營決策提供支持性依據。同時也為社會各方準確認定企業經營成果，與企業進行有益合作奠定堅實的基礎。

? 一、提高對檔案管理的認知

檔案是一種歷史文化遺產、一種無形資產，它不能直接產生經濟效益和社會效益，因此，常常忽略了企業檔案的建設，認為只要將文件收好不丟失，保證用的時候能夠查到就行。也有些人認為檔案工作是一項實踐性很強的工作，只需要在實際工作中摸索、掌握其原則和方法就行，很少有人對檔案工作的管理知識進行系統地學習與以應用。事實上，檔案工作的實踐性固然很重要，但檔案工作的專業性更重要，它要求檔案人員必須具備一定的專業素質，包括履行專業職責的能力學歷和資歷等。

面對目前企業檔案機構發展水平普遍偏低的現象，首先，要加強對檔案價值的認識，了解檔案在企業工作中發揮的作用，比如工作中的參考備查、憑證等諸多文件資料對企業發展的實質性影響;其次，要加大對檔案室的資金投入，對檔案室的庫房建設、設備完善、人才引進都要給予政策傾斜和財力保障;再次，充分認識檔案的服務性，將合理利用檔案與檔案的安全保密進行有機地結合，使檔案建設邁進良性循環;最后，推進信息技術在檔案網絡化中的建設。檔案人員不僅是信息庫的建造者和維護者，更是檔案信息資源和檔案使用者之間的橋梁和組帶。要達到這一目標需要領導重視，還要培養一批既精通檔案管理業務，又熟知計算機管理的軟硬件、網絡安全防范等技術的復合型人才，使其能夠參與到檔案信息化建設的全過程，了解和把握運行過程中可能出現的各種技術問題。

? 二、加強對檔案的管理力度

目前，對企業檔案硬件設施的投入相對較少，甚至檔案室與圖室達不到二分開的標準，一些檔案整理的不規范，缺少必要裝具，檔案信息化建設更是無從談起。由此可見，完善的硬件設施管理是提升企業檔案服務職能的基礎，是做好服務檔案生產線的保障。

建立健全檔案管理制度。利用檔案員崗位責任制、檔案借閱制度、利用保管制度、檔案銷毀制度、檔案保密等制度來加強檔案管理。同時制定科學的檢索體系，提高檔案的查找速度和準確度，為企業提供快速、準確的服務。我們要下工夫編制完備適用、配套的檢索工具，為檔案的開發利用提供必要的條件。其次，企業單位檔案機構管理大多采用手工操作的方式，這存在著查詢效率低、查詢頻繁、勞動強度大、紙質檔案存放占用空間大、管理困難等問題。如今，隨著科學技術的發展，計算機已深入到基層各個單位，根據檔案的查閱管理制度，使用計算機進行管理，可以避免手工檢索的繁瑣，并根據查檔者的權限提供相應的檔案，同時也防止檔案丟失、泄密事件的發生。這樣不僅方便企業內部查詢，也更好地提高了辦公效率。最后，檔案人員服務意識的淡薄嚴重影響了檔案資料信息的綜合利用，阻礙了社會、經濟、文化價值及開發人力資源價值的充分實現。長期以來，企業單位檔案重保密、輕利用現象嚴重，未能處理好保密與利用的關系，檔案室成為純粹的保密室，這在相當程度上影響了檔案信息的利用。作為檔案人員，要想做好服務，首先應該讓人們了解檔案室的館藏情況，這是開發利用檔案信息資源的首要前提。計算機管理是檔案工作的重要組成部分，是為企業服務的前提和基礎。在工作中，要學會抓重點，注意收集和保管與企業工作密切相關的資料。加大現有檔案成果的轉化，檔案中蘊藏著大量有價值的信息，對檔案室的檔案資源進行整合，使死信息轉化為活成果，為利用者提供滿意的信息服務，也是完善建設的關鍵所在。

? 三、堅持檔案管理服務好企業管理

堅持檔案管理服務企業管理，企業檔案才會一個良好的生存環境，并為企業利用者提供服務。在新形勢下，企業檔案要不斷開拓進取，緊緊跟上企業發展的步伐，突出重點，做到行業中工作發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里、服務到哪里，切實為生產一線服務。因此，加大對本企業現有檔案的收集力度，擴大收集范圍，拓寬收集渠道，充分做好檔案的收集整理歸檔工作。

有時候收集來的材料往往是零散的、無序的，不利于檔案的開發和利用。所以，檔案工作就要從廣泛的信息中選出有保存價值的信息，依據一定的原則方法，進行科學分類、系統組合排列，以保持文件的歷史聯系和形成規律，使其有序化，成為有價值的信息，經過鑒定，用科學的方法加以妥善保管，為開發和利用檔案信息提供可靠的保證。檔案信息資源要通過利用才能實現其自身的價值。在利用信息資源的同時，我們必須注意保證檔案資源的完整性與安全性，避免檔案流失。

企業檔案工作者有時還要主動服務，即工作者在熟悉館藏檔案，掌握檔案利用工作規律的基礎上，預測各類用戶的利用趨勢，主動提供檔案服務;樹立超前服務意識，多渠道、多形式的開發檔案信息，將封閉信息、閉式服務變為開放式服務，將檔案編研與系統提供結合起來，要想利用者之所想，提供利用者之所需，努力將檔案工作的成果與企業信息化建設結合起來。依托現代信息技術的發展和現有平臺，最大限度地滿足企業管理者及利用者對檔案信息的需求，同時，要準確把握時代脈搏，找準企業檔案工作發展方向，把黨和國家有關檔案工作的戰略部署和方針政策在企業檔案工作中貫穿好、實現好、找準企業檔案工作融入主業，融入國家發展全局的結合點，更好地為國家經濟、政治、文化服務。