均衡管理在南水北調中線水源工程檔案管理中的應用

吳繼紅 付正剛 陳正韓

摘要：為了建立科學高效的工程檔案管理體系，將均衡管理方法應用于工程檔案管理。介紹了南水北調中線水源工程檔案管理中均衡管理的應用經驗，包括參建各方職責劃分、文件管理與檔案管理、檔案目錄與實體管理、關鍵環節任務分配、檔案專項驗收準備等5個方面，涉及檔案管理職責、管理流程、任務分工等3項內容，使檔案管理體系得到調整優化。

關鍵詞：工程檔案;檔案管理;均衡管理;南水北調中線水源工程

中圖法分類號：G271

文獻標志碼：A

文章編號：1006-0081（2020）12-0074-03

工程檔案管理是工程管理不可或缺的部分，然而在實際工程管理實踐中，“重工程，輕檔案”問題普遍存在。工程建設與檔案管理失衡的根源是檔案管理體系各構成要素的失衡。在工程檔案管理中，應用均衡管理能夠讓建設單位與參建單位、建設單位文件管理機構與工程管理相關部門在檔案管理職責、管理流程、任務分工上保持一種均衡狀態，實現工程檔案管理體系的高效運轉。

1均衡管理的內涵

均衡管理是指“通過研究組織或系統內部各要素間的邏輯關系，……使其內外部各要素在質、量和能等方面保持合理的‘度，在結構方面保持相對穩定，在關系方面保持相互協調、相互適應，……從而發揮其最大效能的可持續發展的管理方法”。均衡包含平衡，反映多要素的關系狀態，且常常是系統概念，以其為核心的管理方法強調系統思維的運用。

合理的“度”是實現均衡管理的基礎。若系統各要素在質或量上的比例關系不恰當，就會導致失衡現象的發生：過右表現為管理松弛、失序甚至失控;過左表現為管理過嚴、過度，不信任成員，扼制了成員的主動性與創造力。恰當的“均衡點”是實現均衡管理的核心。“度”的把握和關系的協調是為了找到均衡點。一旦均衡點出現，均衡的目的就達到了。總之，均衡點問題是均衡的核心問題。尋找均衡點時，不僅要把握各要素“度”的合理性，也要保持好其結構的穩定性，如對組織中的職位系統、責權結構、獎懲措施等的制度化。

2工程檔案管理中應用均衡管理的意義

工程管理不僅需要實現工程與檔案的管理均衡，也要解決兩者各自的均衡管理問題。工程檔案管理的“均衡態”表現為工程檔案管理體系的高效運轉。因此，建立工程參建各方共同組成的科學檔案管理體系，實現工程檔案管理的質量目標，是工程檔案管理中應用均衡管理的根本意義。

檔案管理體系“涉及檔案管理體制架構、檔案人員隊伍培養、檔案工作機構和工作崗位、檔案工作制度和標準、檔案信息管理系統等諸多要素的統籌、協調、完善和功能最大化”。工程檔案均衡管理“度”的把握，重點是檔案管理職責、管理流程、任務分工等關系及比例的協調化，避免出現檔案管理制度與業務要求相沖突，管理職責與人員職能結構不匹配，工程檔案人員或技術人員工程檔案管理不善而導致經濟損失等失衡等現象。而“均衡點”的確立，應以保障工程檔案質量為依據，采取“合作是有利的‘利己策略”，強化建設單位檔案管理機構、工程管理相關部門、參建單位等全員和全過程參與的檔案意識及協同能力。

3均衡管理在南水北調中線工程檔案管理中的實踐

南水北調中線水源工程是以丹江口水利樞紐初期工程為基礎的改擴建工程，包含3個設計單元工程，由南水北調中線水源有限責任公司（以下簡稱“中線水源公司”）負責建設。其中，丹江口大壩加高設計單元工程是實現“南水北調”的中線標志性工程，具有參建單位多、施工難度大、時間跨度長、項目變更多等特點，工程檔案管理中容易出現缺乏前期規劃、專兼職檔案人員流動大、檔案業務能力不足、檔案工作檢查監督不夠、檔案管理職責無法落實等問題。中線水源公司采用均衡管理，著眼于工程檔案管理5個方面的均衡，圍繞檔案管理職責、管理流程、任務分工3項內容，調整優化檔案管理體系，取得了良好效果。目前，中線水源公司管理工程檔案近2.5萬卷（件），管理水平達到了水利部檔案工作規范化管理二級標準。

（1）工程檔案管理各方職責劃分的均衡。工程檔案管理涉及檔案管理機構、工程管理相關部門和工程建設單位，各方職責劃分是均衡管理的重要內容。采取的均衡策略包括：①通過合同約束并強化參建單位檔案管理的責任心;②依賴工程技術人員的專業專長，結合工程實際情況及歸檔文件范圍，檢查審核文件登記目錄及文件的完整性、準確性、系統性;③通過部門職責及考評制度，明確檔案管理人員、工程技術人員責任及獎懲方法等。同時，制定了《南水北調中線水源工程檔案驗收工作方案》《南水北調中線水源工程檔案驗收技術規定》《南水北調中線水源工程項目文件管理細則》《南水北調中線水源工程聲像材料拍攝規范》等“1個方案、3個細則”，將工程檔案管理工作明確細化。

（2）工程文件管理與檔案管理的均衡。工程文件管理與工程檔案管理雖是不同階段、不同主體的管理，但文件形成者對文件的管理直接影響工程檔案的質量。工程文件管理是參建各方應盡的職責，包括檔案編制、收集、鑒定、整理和歸檔移交。“重工程、輕檔案”的管理失衡多表現為參建各方將文件的系統性整理工作放到歸檔移交前，甚至遺留到檔案管理階段來做，難以控制工程檔案的品質。工程文件管理與檔案管理的均衡策略是將檔案管理中對收集、分類、整理的要求提前到文件管理階段執行，以保持文件管理與檔案管理規范的一致性，同時能減少重復性工作，提高歸檔文件品質，具體措施包括：①把檔案收集要求轉化為文件編制要求;②把檔案分類方案細化工作轉化為文件分類方案的建立。

（3）工程檔案目錄管理與實體管理的均衡。工程建設前期，由于工程管理關注重點集中于施工進度和工程質量，因而對檔案管理采取了“前期重目錄、后期重實體”的均衡策略。前期的檔案管理重在建立目錄，具體分工是：①參建單位負責工程文件的收集、登記，確保形成的文件均正確登記在冊;②中線水源公司工程管理相關部門根據工程建設實際情況，對照參建單位上報的文件目錄進行檢查，確保歸檔文件的完整性。工程建設后期，參建單位集中進行檔案實體整理，做好檔案歸檔移交，具體分工是：①參建單位先借助文件分類方案進行模擬組卷，形成全部文件的目錄樹，然后由中線水源公司工程檔案管理相關部門確認，最后按檔案管理要求進行整理組卷;②中線水源公司工程檔案管理相關部門檢查監督的重點是檔案實體的整編質量。

為保證檔案實體最后能按目錄“顆粒歸倉”，中線水源公司首先在項目合同中明確了檔案管理的質量要求，然后通過“1個方案，3個細則”壓實參建單位文件管理職責和公司工程檔案管理相關部門的檔案檢查監督及質量控制職責。

（4）工程檔案管理關鍵環節任務分配的均衡。南水北調中線水源工程檔案管理采取了“三階段”的工程檔案與工程建設同步管理模式，即將工程檔案質量控制按工程建設過程分成前段、中段和后段。各階段關鍵環節任務分配的均衡策略為：①前段抓參建單位的文件編制、文件鑒定與文件分類;②中段抓工程立項時的檔案管理質量要求、合同驗收時檢查審核文件數據的完整性、準確性和系統性;③后段抓工程文件歸檔移交時的完整性、準確性、系統性和規范性的檢查審核及歸檔移交手續辦理。同時，在“1個方案，3個細則”中明確劃分參建單位、公司工程管理相關部門及檔案管理機構在這3個階段中的具體分工及責任界限。

（5）工程檔案專項驗收準備工作的均衡。檔案專項驗收準備工作主要包括檔案實體和驗收備查材料的準備。由于驗收備查材料內容需由中線水源公司各部門和參建單位提供，故將工程檔案專項驗收準備工作任務分解到平時工程驗收的各個環節，這種“化整為零”的均衡策略給檔案專項驗收創造了充分的準備時間。同時，中線水源公司檔案管理部門根據“1個方案，3個細則”，結合工作實際，分解工作目標，倒排驗收工期，編制了《丹江口大壩加高工程設計單元驗收進度計劃圖》《中線水源調度運行管理專項工程設計單元驗收進度計劃圖》《中線水源工程檔案驗收進度計劃圖》，實施“掛圖作戰”，逐項分解任務節點目標，明確完成時限。參建各方以“分級管理、逐級負責”的原則，認領任務，制訂計劃，確保各項工作按節點目標有序推進。

4結論

中線水源工程檔案均衡管理的5個方面主要涉及3項內容：①在管理職責上，參建單位負責工程文件管理，中線水源公司工程管理相關部門負責工程文件的質量把控，公司檔案管理機構負責工程檔案管理;②在管理過程上，分為文件管理階段和檔案管理階段，文件管理階段的各流程又與工程管理相聯系，檔案管理各階段部分工作提前到文件管理階段;③在任務分工上，不同階段的具體任務會根據時間、質量、成本要求進行動態調整。通過管理職責、管理流程和任務分工的均衡，促進了檔案管理體系中組織系統、檔案工作制度規范、檔案工作基礎設施三大類要素的協調統一，使工程檔案管理做到了組織上有保證、職責上有分工、制度上有規定、工作上有規范，實現了工程檔案從形成到歸檔移交全過程的系統性控制。

（編輯：李慧）