企業檔案管理的現狀及解決對策

張鳳麗

(黑龍江省航務勘察設計院,黑龍江 哈爾濱 150001)

1 企業檔案管理的現狀

1.1 企業檔案管理工作的不規范

檔案管理工作在企業當中普遍存在，然而很多企業的檔案管理工作并不十分規范，比如：檔案編號編排不合理，檔案標題書寫不規范，檔案分類不明確等等。造成這些問題的原因主要是部分檔案管理人員沒有按照企業的內部要求和規定進行管理，在整理檔案資料時也沒有對資料進行明確的分類，導致檔案管理的水平和效率都相對較低，這無疑會導致在日后審查相關檔案資料時，造成一定的困難，并損失過多的人力、物力、財力，因此，企業應重視檔案管理工作在企業運營當中的作用，加強檔案管理工作的規范性。

1.2 企業檔案管理工作重視程度不足

很多企業只對生產運營、銷售、設計等能直接關聯到經濟效益的環節做到足夠重視，而忽略了檔案管理工作，殊不知檔案管理也對一個企業的發展狀況起著舉足輕重的作用。有些企業沒有形成對檔案管理工作的正確認識，不清楚檔案管理其實是一項長期的、規范的、綜合性的工作，所以在人員配備以及重視程度上都明顯不足，領導對檔案管理部門的監督力度不夠，檔案管理工作人員處于松懈狀態，認為自己可有可無，對檔案整理工作并不十分在意，導致檔案內容出現紕漏，甚至檔案丟失，而這些并沒有得到足夠的重視，以至于對企業后續工作產生不可估量的影響。

1.3 企業檔案管理工作缺乏綜合性

目前，部分檔案管理工作較為混亂，認為搞經濟建設是硬任務、硬指標，而檔案工作可有可無，部分分管領導沒有落實，是檔案管理工作處于松弛狀態，甚至一些企業的檔案管理根本沒有主管部門和領導進行監督，只是由某個人進行管理存檔，這就導致檔案管理工作并不能與其他部門工作保持一致，并得到充分利用，檔案管理缺乏綜合性，不能很好的協調各個部門，當出現一些問題的時候也不能及時得到有效的解決，甚至拖延整個企業的正常運行。

1.4 企業檔案管理人員綜合素質不高

我國要求檔案管理工作人員必須具備相應的檔案管理學歷及綜合素質，需要掌握基礎的理論知識并且有責任心，這樣管理人員才能做好檔案管理工作，但是在實際操作當中，一些企業并沒有足夠重視檔案管理人員的綜合素質，導致檔案管理人員無論是專業水平還是責任心普遍達不到檔案管理工作的要求，導致企業檔案管理工作沒有形成一套完善的規則，影響檔案管理工作在企業運營管理當中發揮應有的作用。

2 加強企業檔案管理工作的對策

2.1 建立健全完善的檔案管理工作制度

建立一套完善的檔案管理工作制度，并嚴格按照制度執行，嚴格按國家對檔案管理規范當中的要求做好檔案的建立工作，對已經產生的檔案資料要從收集、移交到存檔統一管理，嚴格做好檔案的日常保管、借閱和利用，建立健全完善的目標管理考核制度、責任追究制度，對檔案移交借閱過程中出現問題的，要嚴究到底，保證檔案管理工作嚴格有序。

2.2 提高認識，加強對檔案工作的領導

加強檔案管理法律法規的學習，明確檔案工作是各單位義不容辭的責任和義務，定期通過各種形式開展檔案法律法規宣傳教育活動，讓企業員工認識到檔案工作的重要性及檔案利用的價值，提高員工的檔案法律意識，企業領導要加強對檔案工作的關系程度，對檔案工作中發生的問題要足夠重視，關心并支持檔案工作者，為檔案管理提供良好的環境。

2.3 整合檔案資源，做好綜合管理

企業要加強檔案管理的綜合性，對不同類別的檔案進行綜合管理。分門別類的收集和整理各部門的檔案資料，檔案管理部門要與其他部門保持聯系、協調發展，各部門要充分認識到檔案管理在企業當中的重要的角色。在檔案的整理和收集過程中，檔案管理部門要及時催收重要檔案，并對其進行及時的歸檔。為了提高企業的檔案管理水平，要結合建立的獎懲制度對出現問題的予以懲罰，對表現好的予以表揚，提高檔案管理工作者的工作積極性。

2.4 加強檔案管理隊伍建設

檔案管理是一項集專業性、長期性、歷史性、綜合性等于一體的工作，需要檔案管理工作者具備專業基礎知識的同時，兼備高度的責任心，良好的職業道德，細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神。對于專業的理論知識，需要系統的檔案管理專業知識培訓，考核合格方可擔任相關職務，對于檔案工作人員的責任感，企業要通過一定的考核對其進行基本判定，并在以后的工作中時刻督促檔案工作者保持這種責任感，創造一支具備專業技能和高度責任感的檔案管理隊伍。

3 結束語

隨著我國社會經濟的發展，企業規模的擴大，檔案管理工作在企業當中發揮的作用也越來越突出，檔案管理也已成為企業發展過程中不能缺少的重要資源。雖然當前我國企業檔案管理當中還存在一些問題，但相信只要我們能采取有效措施，提高對檔案管理的認識，就能使檔案管理工作提升一個水平，從而提升整個企業的運營水平，加速企業發展。