新檔案法下水利工程檔案信息化管理發展探討

李玲霞

（海河水利委員會水利信息網絡中心，天津 300170）

2020 年6 月20 日，習近平主席簽署了第四十七號主席令，修訂通過了《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱新《檔案法》），并予以公布。新《檔案法》新增了“檔案信息化”的章節，使水利工程檔案信息化管理有了明確的法律依據。

1 新《檔案法》對水利工程檔案信息化管理的要求

水利工程在建設過程中產生大量的水利工程檔案。檔案類型多種多樣，有傳統的紙質檔案，也有新興的電子檔案，尤其是出現了開發系統相關的檔案。這使水利工程檔案信息化管理呈現出許多新的特性，并且面臨許多新的問題和挑戰，檔案工作從傳統載體管理向數字管理升級，水利工程檔案管理也面臨著向信息化轉型的趨勢。

1.1 水利工程信息化檔案管理的特性

（1）針對性。新《檔案法》修訂前，對信息化檔案界定范圍不一致、管理標準不統一。新《檔案法》明確了檔案信息化的定義，提出：“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”。確認了電子檔案的檔案屬性，又為水利工程信息化檔案的歸檔預留下廣闊的發展空間。從而使水利工程信息化檔案真正成為完整意義上的檔案，與紙質檔案具有同等的效用。

（2）一致性。長期以來，由于載體形式和管理手段的局限，信息化檔案歸檔和管理一直參照紙質檔案管理模式，無法針對信息化檔案的特點高效管理，僅能基本滿足檔案歸檔合格。因此，盡管確立水利工程信息化檔案歸檔的真實性及價值正面臨一系列嚴峻挑戰，但必須努力使水利工程信息化檔案歸檔達到統一的優質標準。

（3）先進性。隨著辦公自動化程度的不斷提高，許多水利工程信息化建設部門甚至業務管理部門開發利用信息化檔案的需求逐漸增加，水利工程信息化檔案歸檔與管理變得意義重大。水利工程信息化檔案的有效存儲，也為檔案利用人員提供了方便。基礎設施條件的改善也為檔案管理人員更新知識、技能提供了條件，可以更好地將對紙質檔案的管理經驗利用先進的信息化手段進一步拓展到對水利工程信息化檔案的管理中來。

（4）完整性。水利工程紙質檔案及信息化檔案的歸檔和管理必須有統一的標準，必須做到有法可依。有具備了完善的管理制度，有了制定水利工程信息化檔案管理制度的指導原則，這類檔案的管理才能夠有法可依，才能夠充分發揮這類管理的社會經濟價值。

1.2 水利工程檔案信息化管理應具備的條件

水利工程檔案信息化管理可以歸結為4 個必要條件：必須以受眾群體為服務對象，必須有檔案管理及業務人員共同介入，必須進行技術鑒定，必須有符合實際的管理制度。

1.3 新《檔案法》對促進水利工程信息化檔案管理發展的意義

（1）界定了檔案的定義。新《檔案法》明確：本法所稱檔案，是指過去和現在的機關、團體、企業事業單位和其他組織以及個人從事經濟、政治、文化、社會、生態文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。新《檔案法》對檔案的定義能夠完全包含水利工程實施中實際產生的檔案類型。

（2）明確了檔案的服務對象。新《檔案法》明確：為了加強檔案管理，規范檔案收集、整理工作，有效保護和利用檔案，提高檔案信息化建設水平，推進國家治理體系和治理能力現代化，為中國特色社會主義事業服務，進一步明確了檔案的服務對象。

（3）保障了檔案管理的資金。信息化檔案的發展變化以及檔案管理信息化的需求都需要足夠的資金支持。新《檔案法》中第三條新增：“各級人民政府應當加強檔案工作，把檔案事業納入國民經濟和社會發展規劃，將檔案事業發展經費列入政府預算，確保檔案事業發展與國民經濟和社會發展水平相適應。”進一步保障了檔案管理的資金。

（4）明確了檔案密級的管理。信息化發展給檔案歸檔和管理帶來了新的挑戰。新《檔案法》規定：“涉及國家秘密的檔案的管理和利用，密級的變更和解密，應當依照有關保守國家秘密的法律、行政法規規定辦理。”進一步明確了水利信息化檔案密級的管理。

（5）明確了對檔案信息化建設的總體要求。新《檔案法》進一步明確了將檔案信息化納入信息化發展規劃，使水利檔案信息化建設有了法律保障。新法要求應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接。保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用，推進傳統載體檔案數字化等。并對檔案館在檔案信息化中的職責做了明確要求，推行建設數字檔案館并推進檔案信息資源共享服務平臺建設，推動檔案數字資源跨區域、跨部門共享利用。

新《檔案法》作為我國檔案管理的基本法律，是水利工程檔案信息化管理的重要指南。

2 當前水利工程檔案信息化管理面臨的問題

2.1 水利工程檔案管理缺乏完善的信息化系統

“在水利工程檔案信息化管理的過程中，有很多的專業性計算機軟件，包括電子信息、水資源、水質監測等管理系統。這些項目目前很難同步進行，無法得到統一化，現階段也還沒有統一完善的水利工程檔案信息化管理系統，無法對各級水利工程檔案進行系統化的管理。”各類軟件因程序編碼、開發環境等不一，在實現有效的數據交互、資源整合和互聯互通方面存在難度，水利工程檔案信息化管理水平有待提升。

2.2 水利工程檔案信息化管理制度建設較弱

根據檔案法有關規定：按照國家規定應當形成檔案的機關、團體、企業事業單位和其他組織，應當建立檔案工作責任制，依法健全檔案管理制度。水利工程檔案管理應制定有效的規章制度，使以往輕電子檔案、重紙質檔案的狀況得到有效改善。通過嚴格的制度來推動水利工程檔案的信息化建設，根據信息化建設的要求，檔案資料需要電子檔案與紙質檔案并存，并將紙質檔案轉化為電子檔案，2 種檔案需要同時歸檔。

3 完善水利工程檔案信息化管理的設想和建議

3.1 增強信息化建設意識

各單位可以舉辦檔案法規宣傳活動及水利工程檔案信息化管理講座等，構建水利工程檔案信息化管理的工作環境，強化檔案管理工作者的信息化意識與檔案管理意識。水利工程建設之初，建設單位應加強組織領導，明確檔案分管領導，高度重視水利工程檔案信息化管理工作并列入建設管理議事日程，將檔案信息化管理工作納入參建各單位及歸檔責任人的崗位職責，落實責任制，為水利工程檔案信息化管理奠定堅實的基礎。

3.2 有效提升檔案管理工作者的知識技能水平

新形勢要求水利檔案工作者思想意識和工作能力要不斷提升。檔案工作者應該把檔案信息化作為一項重要的業務來開展，水利工程信息化檔案的收、管、存、用與水利業務是融為一體的，要求每一個檔案工作人員有信息化意識。同時還要求檔案工作人員與時俱進，學習水利工程信息技術方面的知識，把水利工程技術和檔案業務相結合，培養綜合業務能力，提升業務技能。

3.3 保障檔案管理的資金

水利工程檔案信息化管理工作非常重要，相關單位應將檔案信息化列入項目計劃并將檔案經費列入預算，保障水利工程檔案信息化管理工作的開展。

3.4 建立電子檔案管理信息系統

水利工程檔案信息化將成為未來檔案工作的趨勢，這就要求檔案機構有能力接收電子檔案進館，有能力在保管過程中保障電子檔案的憑證性和安全性。因此需要借助于信息化技術手段建立數字檔案館或可信的電子檔案管理信息系統。

3.5 做好檔案鑒定及編研工作

新時期，跨部門跨機構成為網絡環境下檔案信息服務的新常態。在現有的信息化技術系統的基礎環境下，要做好水利工程檔案鑒定和檔案編研等業務工作，必須對檔案的所有資源進行權限和訪問控制的精細化劃分和控制，同時對一些敏感的檔案中能夠對外開放的內容，通過編研的手段形成編研成果，更好地為社會提供服務。

3.6 加強水利工程檔案信息化工作

根據檔案法規定，各級檔案管理機構應當積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接。基于新規定，水利工程檔案管理工作的前端控制和在線業務指導成為一種新的工作。要求把檔案信息化納入水利信息化規劃中，實現前端業務部門的信息化系統和檔案信息化系統在線集成和相互銜接。通過對前端業務系統中文件收集和歸檔模塊進行監督管理和控制，做到水利工程電子檔案的接收，進館有序。前端控制和在線工作能力的提升是今后工作培訓的重點。

4 結語

我國的檔案法自頒布以來對加強檔案管理，有效保護和利用檔案，促進檔案事業發展起到了巨大的推動作用，2020 年出臺的新檔案法新增了檔案信息化部分，使水利工程檔案信息化管理有了明確的法律依據。

筆者通過描述水利工程檔案信息化管理的特性、條件，分析了新時期水利工程檔案信息化管理面臨的挑戰及特點，提出完善水利工程檔案信息化管理的設想和建議，以期為做好水利工程檔案信息化管理提供參考。