重點工程項目檔案過程性管理的要點分析

浙江浙能長興發電有限公司 謝逸玫

重點工程項目檔案過程性管理是指項目在建設過程中對項目文件的形成、流轉、收集與歸檔的實際管理，主要體現在檔案部門參與開工交底、階段檢查、交工驗收等節點控制上，建設單位應當做到事前指導、事中參與、事后把關，使檔案工作滲透到各個環節之中。做好重點工程項目檔案過程性管理是確保項目檔案的完整、齊全、規范的最重要環節。

要做好項目檔案過程管理規范化工作

重點建設項目檔案管理要依法治檔為準則，實現制度化、規范化管理。首先要建立健全建設項目檔案管理制度，熟知并掌握國家的、行業的、以及同類型單位建設項目檔案工作的有關法規文件與工作標準，這是做好建設項目檔案工作的最基本要求，建設單位必須在項目建設的前期制訂出符合項目建設切實可行的檔案管理各項制度，作為日后管理的依法保障，是檔案工作與建設項目同步進行的重要措施。

在制度執行中，要注意與各參建單位對管理制度中的歸檔范圍、重要章節進行釋義，提出注意事項，明確管理原則，把制度實則落到實處。對管理制度不明確或把握不準的條文，要根據各參建單位反應的情況重新制定相應的條文和規定，以聯系單的形式下發給相應的參建單位，讓檔案工作一切有章可循。

要做好項目檔案過程管理問題的協調與指導工作

在過程管理中要注意實效性，及早做好與工程建設相關部門主動溝通，針對性地落實領導和技術人員的檔案責任，對工程建設中形成的文件材料全過程跟蹤，定期或不定期地與技術人員交替對施工單位階段性檢查、監督和指導。

在處理問題上，注重與各單位之間的關系協調和溝通。對管理中存在的疑難問題，耐心解釋、共同探討，并虛心接受他人意見。對于檢查中發現的一般問題，首先是當場口頭提出，并及時與參建單位檔案人員溝通，限期整改，只要及時得到解決的，就不出書面意見。如果發現整改不力或重復出現類似問題的，則建設單位檔案部門簽署書面意見。通過檢查、整改，問題發現一個解決一個，有必要的情況下適時召開檔案協調會，統一意見和問題，實現閉環，使檔案管理取得成效。

要做好重點工程設備文件的管理工作

設備檔案是由設備制造廠提供的設備原始數據和使用維護等材料，是項目投運后設備檢修、技術改造的重要參考依據，是項目檔案的一個重要內容。

首先，設備文件的管理要提前介入，指定統一的歸口部門。按照以往的經驗，檔案人員必須參加現場開箱，但事實上，現場開箱僅僅是其中的一條途經。隨著信息和交通的快速發展，廠家設備文件由多種途徑到達工程技術人員的手中，如電子文件、傳真、郵寄、廠家直接移交等等，光靠檔案部門現場開箱已無法解決實際問題。針對這種情況，在工程前夕，設備文件的管理就要指定統一的歸口部門，由建設單位或委托管理單位的設備供應部門來負責項目設備文件的統一收集，并定期或不定期移交相關項目檔案管理人員。

其次，《設備購買合同登記表》完整地登記了項目的所有設備以及廠家，檔案人員要充分利用好。第一，在接收和整理設備文件時，檔案人員通過核對《設備合同登記表》，提高設備文件收集的完整性；第二，通過利用合同登記表及檔案分類表，讓專業人員確定各個設備文件的類別，以提高設備文件檔號的準確性。

要做好重點工程項目文件的收集工作

項目文件產生于項目建設的全過程，各參建單位本著誰主管、誰形成、誰承辦的原則收集、整理與歸檔。

特別強調建設單位或接受委托的管理承包單位要注重收集項目建設活動中自身形成的項目文件材料，主要有以下幾方面：

1.前期立項審批、勘察、設計、招投標、合同等文件；

2.工程準備階段形成的征地、環保、消防、衛生、開工等文件；

3.施工階段形成的安全、質量、進度、物資、資金、設備等過程管理性文件；

4.引進技術與引進設備文件；

5.竣工驗收階段形成的竣工交接、工程總結、專項驗收、工程決算與審計等文件；

6.生產準備形成的生產準備大綱、人員培訓、各類規范等試生產文件及考核階段文件；

7.工程創優形成的創優大綱、過程咨詢與檢查、創優申報與批準等文件；

8. 在項目籌建到竣工過程中產生的會議、領導活動等照片與音像等文件。

要做好重點工程項目檔案的分類工作

在項目檔案管理的后期，即項目文件已基本審查合格，并初步立卷，建設單位檔案部門必須及時向各參建單位提供相應的檔案號。在此之前，建設單位檔案部門要根據項目檔案的情況，制定好檔案的分類體系規則。

檔案類目要遵循各自行業的分類規則與特點，按照項目建設各階段形成的文件順序（前期、設計基礎、設計、項目管理、施工、監理、工藝及設備、涉外、試運行與運行準備、竣工驗收等）設置類目，尊重成套性的特點，保持文件材料之間的有機聯系，要求類目具有包容性與嚴密性，應包含建設項目的全部檔案內容，既要避免交叉，也要避免出現無類目可歸的現象，還應考慮類目的擴充性，以適應建設項目發展的需求。

另外，建設單位應當督促施工單位做好竣工文件的收集、編制與整理。監理單位除了負責收集、整理監理的所有檔案材料外，建設單位還應當督促監理單位負責對竣工檔案審核，簽署驗收意見。特別要注意設備監造文件的收集與歸檔。