高校科研財務一體化管理模式研究

郭菲

【摘 要】 科研經費是高校重要的資金來源，建立高效便捷的科研經費管理模式能為教學、科研活動的開展提供保障。針對高校科研經費管理現狀及存在的問題，提出了科研財務一體化協同管理模式。通過對確立一體化平臺架構和協同管理目標、明確部門管理職責和權限、管理流程優化三個層面的分析，推行科研財務全生命周期協同管理和監督平臺，覆蓋科研管理從項目申報、評審、立項、執行到驗收等全部過程，優化系統登錄、財務立項、預算管理、費用管理、核算管理、票據管理、結題結賬流程。最后論述了科研財務一體化平臺的實施保障，從平臺規劃與開發、信息安全與內控保障、平臺初始化和后期維護四個方面提出建議，對實現科研經費管理數字化、規范化、精細化、人性化具有一定的借鑒意義。

【關鍵詞】 科研經費管理; 財務信息化; 財務一體化

【中圖分類號】 G475;C931.6 ?【文獻標識碼】 A ?【文章編號】 1004-5937（2020）01-0099-04

隨著高校科研項目經費的逐年增加，國家先后出臺了一系列關于科研經費管理的文件。在《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等的政策若干意見》中提出對科研經費要放管結合、優化服務，擴大高校、科研院所在科研項目資金的管理權限，既要為科研人員營造良好的研究環境，也要加強科研經費的事中事后監管;《關于開展解決科研經費‘報銷繁有關工作的通知》提到要建立高效便捷的科研經費報銷管理機制，加強科研項目和經費全過程管理信息化建設，促進項目管理、經費管理、網上審批、財務報銷、信息查詢等管理一體化，推行“一站式”服務，切實提高報銷效率和便捷化水平。科研財務一體化管理模式已經成為了必然，高校需要統籌規劃，整合現有資源并重新梳理科研項目和經費管理流程，通過信息化手段建立科研、財務、院系和課題負責人共享的信息平臺，實現科研項目和經費全過程數字化、規范化、精細化、人性化的管理，覆蓋項目申報、評審、立項、執行到驗收各個過程，達到提高管理水平，提升服務質量的目的。

一、高校科研經費管理現狀及存在的問題

在傳統的科研經費管理中，課題負責人將申報材料提交到科研管理部門，經審批予以立項;課題負責人持項目合同和預算明細到財務管理部門，財務管理部門設立項目經費核算賬號;課題負責人通過財務查詢項目到款信息并入賬和報銷，財務管理部門對科研經費的收入、預算、成本、分配進行監管，并編制財務分析報告進行信息公開;課題負責人將審計材料交給審計部門，審查項目的經費來源、到款情況、預算執行情況等后辦理項目驗收、結題。傳統的科研經費管理存在以下問題：

（一）高校科研管理缺乏整體性

當前的高校科研經費管理過程中，科研管理部門負責項目申報和科研成果管理;財務管理部門負責項目經費的管理和監管并提供審計報表;課題負責人負責項目執行情況。由于三者之間的“明確”分工，導致學校科研管理的整體性被分割[1]。

（二）部門信息“孤島”，跨部門業務效率低

高校科研管理部門和財務管理部門之間的信息系統各自獨立使用，缺乏統一的數據標準，信息共享程度低，不利于跨部門業務。課題負責人浪費大量時間在部門間的溝通中，立項、預算申報、預算調整、結題等活動都需要經過兩個甚至多個部門的審批，影響課題執行進度，沒有真正做到為科研人員營造良好的環境[2]。

（三）科研經費管理缺乏合同管理機制

隨著對科研經費管理要求不斷的提高以及政府會計的改革，傳統的科研管理流程缺乏合同管理規范和制度，不能明確權責依據和時點要求，入賬和外轉賬務處理缺乏依據。

（四）信息化的滯后影響財務人員工作效率

大量重復、手動錄入，核對檢查和統計報表等工作浪費了財務人員的時間成本，而且簡單依靠財務人員的輸入、復核的管理模式的出錯率依然很高，高校應該思考通過信息化技術減少財務人員工作量的方案。

（五）數據缺乏整合性，影響分析決策

科研經費管理更多關注的是日常的經費收支會計核算，大量科研數據的沉淀，缺乏統一管理。這樣的管理方式導致多年來的數據缺乏銜接，沒有很好地匯總，決策者不能及時、準確地分析和預測，無月報、季報，只在年終按上級要求報決算，財務分析和決策往往流于形式。

（六）科研經費管理內控與風險意識不足

傳統的科研經費管理缺乏流程化的電子審核簽批流程，往往會造成簡單程序復雜辦，復雜程序不知道找誰辦的情況，此外人為造成的財務風險不可避免。

（七）缺乏通用報表影響信息公開效果

財務管理系統缺乏科研經費通用報表格式，很多報表需要通過智能報表調取，但數據如果跨年度或跨系統時，許多數據要通過手動處理，造成科研經費信息公開不及時、不準確、不標準等情況。

二、科研經費一體化協同管理

隨著科學技術的發展，高校的信息化軟硬件基礎建設基本成熟，正從數字化校園向智慧校園轉變。高校必須有效地利用現有的信息化資源，讓科技為人類服務，通過建設科研財務一體化平臺讓科研經費管理從管理為主向服務為主的工作理念轉變，實現教師科研業務自助申請和查詢，提升科研項目服務質量及效果，實現科研項目從申報到結題的全過程管理和監控。科研財務一體化平臺的建設首先要確立協同管理目標;其次明確各管理部門在整個科研管理中的職責和權限;然后根據使用、管理和監督的權限對科研財務業務流程進行梳理，確定平臺的業務功能以及各個時間節點科研管理部門、財務管理部門、院系、課題負責人等的職責和權限;最后通過集成數據資源，讓信息流、業務流和財務流在整個生命周期有效地運轉，優化科研經費管理流程，提供更好的科研經費服務。

（一）確立一體化平臺架構和協同管理目標

科研財務一體化平臺是一個多部門共同參與的協同管理平臺，科研、財務、院系、資產等部門必須要建立起協同管理機制。平臺不僅要面向用戶，同時要便于提高管理者的使用效率，降低管理成本。學校是科研經費管理的責任主體，應設立科研財務一體化平臺領導小組，各部門合理分工，確立一體化平臺的對接方式和協同管理目標。圖1展示了通過數據交換中心方式建立的一體化平臺架構。業務發生的時候，通過接口數據交換，一體化平臺自動采集基礎數據、業務數據和報表數據，實現財務數據自動挖掘與整合。應用層預先設置科研經費管理模塊，如立項申請、預算編制、預算調整、預開票據、中期檢查、延期申請、報銷申請、結題申請等，對數據進行處理和展示。通過數據的實時自動傳遞，消除了跨部門的信息滯后;通過電子簽批的控制，便于科研經費的監管;通過智能憑證自動生成會計分錄，提高財務人員的工作效率;通過通用報表設計，為使用者和管理者提供更加直觀的報表。

集成稅務開票和收據開票系統，課題負責人在一體化平臺中提交預開發票或收據申請，財務審核通過后，會計核算系統自動生成憑證，通過短信平臺通知科研人員到財務管理部門領取開具好的票據。

經辦人通過一體化平臺選擇財務報銷模塊，跳轉到財務網上投遞界面填報日常報銷、酬金、差旅、資產等報銷信息，支持驗證電子發票、公務卡信息。投遞報銷前在財務核算系統自動凍結預算金額，其中資產的采購和驗收跳轉到資產管理系統，通過資產管理部門的審核后再凍結該資產金額。經辦人持打印后的投遞單和原始票據到財務管理部門，財務核算人員通過物流系統透明化業務流程，并通過短信平臺為經辦人發送短信提示業務信息。

6.稅票往來標記，票據管理優化

稅務系統、發票系統、財務系統三者聯動，課題負責人通過一體化平臺預借發票或預開票據時，自動查詢并標記經辦人是否有未核銷的發票或收據，控制票據預開數量;自動查詢項目余額并支持多個項目號扣除保證金，并返回一一對應地核銷代碼;通過聯動的表達方便財務管理人員對應收應付款的管理，根據標記的往來時間，催繳超期的發票和收據。

7.設計通用報表，結題結賬優化

課題負責人通過一體化平臺的結題結賬模塊填寫結題（中期）財務驗收決算報告、項目結余資金使用申請表等材料，上傳結題驗收證明附件，經院系、科研管理部門審批后，財務審核并進行賬務處理。課題負責人提交申請時，一體化平臺自動獲取并展示當期余額、暫付款、預約報銷情況、預算執行情況等，在賬務審核前財務系統自動凍結相關賬戶。申請審批后，課題負責人可直接通過一體化平臺獲取結題報告、收入支出結余情況匯總表等，報表帶有單位Logo。

三、一體化平臺的實施保障

（一）總體規劃，定制開發

科研財務一體化平臺是高校全面信息化建設目標的一部分，應該充分利用學校現有的網絡資源來建設，信息接口建設要符合學校數據交換平臺的要求，包括數據標準規格、網絡與硬件基礎設施、軟件與應用建設、信息管理機制等，契合學校構建安全、可靠、便捷的校園網絡環境[3]。學校信息網絡辦公室作為牽頭部門推進接口建設，科研管理部門、財務管理部門、資產部門應按照標準提供數據接口，建立聯絡機制。科研財務一體化平臺應結合學校管理需求，理清業務流程，財務、科研管理系統公司分別列出需要和可提供的數據單元，根據優化的流程修改接口程序，對數據進行集成，打通數據孤島，實現項目信息集成、預算信息集成、來款集成、經費認領集成、支出集成、合同管理系統集成、影像存儲集成等，在使用中建立長效機制，逐步完善。

（二）加強安全防范意識，建設內部控制體系

科研財務一體化平臺一般是數據交換中心架構，通過中間數據平臺與財務管理系統和科研管理系統進行信息傳輸。網絡安全方面，高校應加強計算機病毒防范，修補系統漏洞;信息安全方面，中間數據平臺與各部門系統需要構建虛擬專用網絡、中轉站、防火墻;用戶安全方面，一體化平臺可以通過身份驗證方式登錄，通過對再造的流程建立全面權限框架，針對每個業務搭建風險控制矩陣，建立權限指引，對關鍵控制體系的發起、審核、審批、備案四種權限進行明確界定。

（三）一體化平臺初始化

1.項目信息對照

由于科研和財務管理平臺的數據標準不同，平臺上線前需要管理員設置信息對照表，包括部門編碼、項目類別、預算模板、科目對照。對于財務項目進行大類和預算模板管理的高校，需要將科研類別對照財務大類和預算模板。

2.項目信息完善

集成后的系統可以通過計算機匹配項目名稱、負責人、所屬部門等信息，但往往由于管理需要或人工錄入等原因會有項目信息不一致、不完整的情況，對于沒有匹配成功的項目需要管理人員查找原因，二次計算機匹配或人工匹配。

3.財務系統設置

一體化平臺支持系統自動立號、預算憑證轉入、會計智能憑證、預算凍結等管理操作，這就需要在財務核算系統定制開發科研項目立項模塊，預先設置立項編碼方案;財務管理部門提前細化所有類別會計分錄和篩選指定項目號（如科研提成基金號），整理成文檔，根據會計憑證的編碼規則，定制開發智能憑證。

（四）一體化平臺的維護與實施

科研財務一體化平臺的正常運行需要科研、財務和信息網絡部門的多方合作，需要懂業務、懂技術的復合型人才的加入。系統調試初期，必須對所有類型的科研項目進行測試，原型法調整程序;使用期間，數據同步過程出現的問題需要聯系多方診斷，系統開發公司有專人密切配合。為了保障一體化平臺的順利實施，高校應該編制流程圖和使用手冊，方便用戶操作。

【參考文獻】

[1] 林亞男.基于高校科研經費管理模式的科研經費管理思路[J].福州大學學報（哲學社會科學版），2010（3）：44-46.

[2] 朱姝，沈皓，仇磊.高校科研經費管理與會計核算系統對接研究[J].中國經貿，2013（24）：239-240.

[3] 欒永順，陳永祥.淺談高等學校科研與財務信息接口建設[J].綠色財會，2016（12）：14-19.