渭河下游防洪工程竣工資料整編和歸檔存在的問題及對策

王 莉

（陜西省江河水庫工作中心，陜西 西安 710018）

0 引言

水利工程科技檔案產生于整個水利基本建設過程中，是從水利項目的提出、可行性研究、設計、招投標、施工、監理及竣工驗收等過程形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、圖紙、計算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄。竣工資料的整編質量反映了單位的工程管理水平，加之國家明確規定大中型水利工程在竣工驗收之前，都要進行檔案專項驗收，檔案驗收不合格的項目不得進行竣工驗收。因此搞好檔案的收集、整編工作尤為重要，陜西省江河水庫工作中心在建設管理中積累了大量的工程資料，對工程資料進行規范化管理對于提高水旱災害防御能力、提高工程管理水平有重大意義。

1 渭河下游防洪工程竣工資料形成的基本情況

自1997 年渭洛河下游治理工程開工建設以來，國家先后投資完成了渭洛河下游近期治理工程、三門峽庫區陜西返遷移民防洪保安工程、2003 年渭河洪水下游災后重建應急工程、渭河綜合整治工程四大項目防洪工程建設任務。共加高培厚防洪堤防172 km，整治河道工程48 處，續建加固壩垛890 余座，修建支流河口交通橋7 座，支流防倒灌3 處，堤防加寬及堤頂路面綠化30 km，建設水文水位站3 座及信息服務工程建設。完成工程總投資17.1 億元。

近幾年，陜西省江河水庫工作中心為提高工程竣工資料整編質量，使其順利轉化為檔案，并及時發揮其在工程建設與管理工作中的作用，將檔案資料整編管理工作列為工程建設管理工作的重點，納入每年的工作目標任務中。安排專人負責收集、整理工程檔案資料，并建立健全工程檔案管理制度，同時制定《基本建設工程竣工資料整編辦法》，在工程建設實施過程中，工程檔案資料主要由建設單位文件、監理管理文件及施工管理文件材料三大類組成，各單位在工程建設過程中，工程資料的收集整理按照統一管理、分級負責的原則，分別負責收集、匯總整理各自形成的工程過程資料，最后由中心負責對整個工程資料統一整編歸檔。截止目前，累計共完成275 個單位工程的竣工資料整編歸檔工作，形成工程檔案資料共8500 余卷，圖紙6900 張，照片320 冊。

2 渭河下游防洪工程竣工資料特點

渭河下游防洪工程竣工資料包括工程前期計劃文件材料、工程設計（初步設計、施工圖設計）、工程建設管理、工程施工、工程監理、試運行、工程竣工驗收等各個階段中形成的資料文件。

2.1 工程的建設周期長

水利工程項目從前期的計劃到竣工驗收，由于受征地、外界條件等多種因素的影響，大多數項目均需要跨年度完成，有的附屬工程項目由于受外界因素等影響被迫更改變更設計，延誤施工時間，鑒于以上因素，工程在建設時間上延長后，記錄和反映工程建設的文件、圖紙以及影像資料的時間也隨之延長，造成了建設周期較長。大多數項目均需要跨年度完成，記錄和反映工程建設的文件資料、圖紙以及影像資料繁多。

2.2 工程資料數量大

在承擔的四大項目建設中，有堤防工程、河道治理工程、橋梁工程、防倒灌工程、路面綠化工程、水文水位站及信息服務等工程。在整編過程中對工程竣工資料進行了詳細的分類，分別為工程建設前期文件材料、建設管理文件材料、施工文件材料、監理文件材料、竣工驗收文件材料以及未中標單位投標資料，共7 大類。因此，在整編歸檔過程中形成的檔案種類多、數量大。

2.3 檔案利用價值高

渭河下游防洪工程檔案資料形成的各種各樣的文檔材料、全面系統的反映了工程建設與管理的詳細情況，對工程質量評定、工程竣工后的管理和維修養護都具有重要的利用價值。即使在工程竣工多年后，檔案資料仍可以為其他新建工程提供寶貴借鑒和重要的參考作用。

2.4 工程檔案復雜而多變

四大防洪項目在承建的過程中，涉及的工程項目多、投資大、類型多，因此檔案就越復雜。按照工程的結構特點及施工部署進行項目劃分，如：橋梁工程、防倒灌工程、路面綠化工程的規模大，一個項目要劃分為幾個單位工程，一個單位工程又劃分為幾十個分部工程，項目劃分數量大，涉及面廣、流程復雜，是造成資料多而復雜的因素，有些工程設計初期主要是拆遷征地、群眾利益等因素，或者實際開工又發現與設計情況不同，造成變更比較多，更改設計圖紙內容多，整個工程有太多不確定因素以及不可抗拒力，這些因素的制約和影響，也會導致檔案發生較大變化，造成檔案復雜而多變。

3 工程竣工資料整編和歸檔存在的問題

近幾年，隨著技術發展及管理水平的不斷提高，檔案管理工作逐步走向規范化、系統化、信息化。在竣工資料檔案整理及管理過程中，檔案驗收雖取得一定的成績，但還存在一些不足。從參與以上四大項目建設的58 個施工單位、9 個監理單位的竣工資料整編情況來看，主要有以下問題，影響檔案質量及竣工驗收的進度。

3.1 案卷的編目及裝訂不規范

科技卷內目錄的編制包括序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁號及備注。個別施工單位填寫目錄不齊全，字體大小不統一，組卷要根據文件多少分冊裝訂，按照檔案要求每冊不超過200 頁，分冊存在頁數過多的現象，導致裝訂過厚，備考表中填寫說明不完整、因漏打頁碼后又補填的頁數要注明添加的幾頁說明情況，以及立卷內容中包括文字材料、照片、表格及附圖的張數情況要寫清楚。案卷題名要簡明準確的表述卷內科技文件材料的內容，原則不超過50 個字，不能表述過于簡單或者太繁瑣。案卷要采用三孔一線的方法裝訂，長度以160 mm為宜，在案卷的左側中不裝訂，個別施工單位案卷沒有按規標準裝訂，不整齊美觀。

3.2 工程竣工資料組卷不合理

竣工資料的組卷原則應遵循科技文件形成的規律和成套性特點，保持案卷內文件材料的有機聯系，分類要科學，組卷合理；各分部工程的管理、技術、質量保證資料按單位工程進行組卷。個別施工及監理單位對管理文件和技術文件的內容分類不是很熟悉，工程技術、質量評定資料分類不科學合理，歸檔時要按照分部工程的開工先后順序進行性組卷，施工日志單獨進行組卷不能和質量評定資料裝訂在一起，超過20 mm 時要分冊裝訂。質量保證資料不能和管理資料合在一起，如橋梁、防倒灌工程的質量保證資料單獨成卷超過20 mm 時可分卷。

3.3 材料記錄不完整

聲像材料是在施工管理過程中產生的以聲音和影響為記錄方式，以錄像帶、照片、光盤等為載體并輔助以文字說明的歷史記錄，是具有保存價值的聲像檔案。個別施工的照片沒有用檔案專用像冊，記錄照片的五要素（基本內容、人物、時間、地點、事由）不完整。照片檔案總說明記錄過于簡單，沒有交待清楚工程照片包括哪些內容，備考表中立卷人、檢查人未簽字。

3.4 竣工圖紙繪制不規范

竣工圖是整個工程項目檔案的重要組成部分，是工程竣工驗收重點檢查的對象。個別施工單位在繪制竣工圖時，因技術人員的繪圖水平不高，不按照國家頒布的有關竣工圖紙編制辦法繪圖，隨意在原設計圖上更改標高、尺寸等；對結構形式、工藝、平面布置等發生重大設計變更的工程項目，沒有按照規定重繪制竣工圖，將重新繪制原因和有關變更依據，寫在竣工圖的說明項內。在標題欄中要注明是竣工圖階段、缺少監理單位加蓋的“竣工圖確認章”，有些單位的技術人員甚至不清楚在什么樣的情況下怎么加蓋竣工圖章和監理確認章。

3.5 缺少既懂工程又懂檔案管理的復合型人才

各參建單位雖然都配備了檔案管理人員和技術人員，大多數人員具有較好檔案管理的專業知識，但個別單位的資料整編人員不精通工程建設方面的專業知識，或者參加工作時間短，對工程技術不熟練，對于工程竣工資料由那些組成并不明確。有些工程技術人員不熟悉檔案管理的有關規定及規范，平時不注重工程資料的收集及分類，往往是資料整理質量不高的根本原因。兩者沒有很好地結合起來。

4 規范竣工資料管理工作的建議

4.1 建立健全的組織機構

工程項目開工前，要建立相應的工程資料管理機構，并制定有關工程檔案資料管理辦法，確定負責資料工作的領導人和責任人，盡量安排業務能力強、既懂檔案管理知識又懂技術的人員承擔檔案資料整編工作，而且資料管理人員還要相對穩定，盡可能不變動。如遇工作變動，各單位負責資料工作的人員須先交清原崗位應歸檔的所有文件資料。尤其要重視資料的完整性，另外要嚴格實行“三同步”管理制度。

4.2 進行經濟鼓勵發揮人員的積極性

由于水利工程建設工期長，中間產品的質量檢查資料、各單元評定資料及繪制竣工圖紙工作量較大，各單位應從綜合獎勵中列支用以獎勵資料整編認真負責的人員，提高資料管理人員的積極性。

4.3 加強資料整編人員及檔案管理人員的業務專業培訓學習

從工程建設一開始，對資料專職人員必須讓他們熟悉掌握檔案方面的規范及規定要求。在平常的工作中能嚴格按高標準搞好基礎資料，加強資料管理和整編歸檔的培訓學習，不斷提高業務水平。施工單位要定期對工程技術人員和檔案管理人員進行檔案及水利專業知識業務培訓，及時更新掌握檔案及水利專業知識的相關規定、規范。建設單位主管業務處室及檔案管理部門要定期對每個在建工程的資料管理進行指導、督促，從而更有利于歸檔工作的開展。

4.4 發揮檔案信息化在資料整編的作用

當今社會已進入信息時代，按照國家檔案規范及信息化建設要求，全面開展水利工程技術檔案數字化工作，利用計算機建立信息資料管理系統協助日常管理。全部的卷內目錄和案卷目錄要全部錄入檔案管理應用系統中，比以前原有筆寫要美觀整齊。將一些重要的文件、原始資料通過掃描的方式或者刻光盤延長保管期限；對于丟失資料可以從計算機打印，提高資料檢索效率；為實現檔案信息化管理打下良好基礎。

4.5 強化工程檔案的日常資料管理工作

日常的資料管理工作好壞，是影響竣工資料整編和歸檔質量的根本因素。平時要注重施工原始資料的收集、分類存放，專人保管；如記錄按規范要求填寫，文件規格統一、對設計圖紙和設計變更加強管理、做好登記。對于會議紀要及施工日志要有專人記錄，保證基礎資料規范、系統及完整性，在完工整編時可以減少很多工作量。日常資料管理中應注意的事項很多，工程的簽證單要及時辦好手續，做到技術資料與工程建設同步。

5 結語

竣工資料的收集整編對于水利工程檔案管理意義重大。水利工程單位資料管理人員必須做到工程資料內容的真實、系統、完整性，以保證資料檔案的科學規范；管理單位要建立健全的組織機構進行經濟鼓勵、加強資料整編人員及檔案管理人員的業務專業培訓學習、強化檔案信息化建設，全面提升管理水平，推動水利檔案更好的服務于水利建設與管理。