淺談如何做好人事檔案管理工作

徐淑莉

(重慶市秀山縣教育委員會 重慶 409900)

我國是一個人口大國，可以想見，如果我們能夠最大化地發(fā)揮人力資源的價值，必然可以不斷提升我國的國際競爭力，讓我國進入良性發(fā)展軌道。觀察當前的社會大環(huán)境可以發(fā)現(xiàn)，人們的物質(zhì)生活已經(jīng)變得極為豐富，這些物質(zhì)資源必然可以為人們的生活與工作帶來極大的支持。不過，在這樣的社會大背景中，同時也暴露出很多的新問題，如物質(zhì)資源使用不當，引發(fā)了很多負面影響，甚至是極大的浪費。如何解決這些問題呢？如何讓社會發(fā)展中的各個領(lǐng)域都越來越優(yōu)化呢？筆者認為，需要做好人事檔案管理工作，進而在“記錄”“整理”“分析”的過程中，選拔出更多可以勝任工作崗位的新型人才，讓“人力”不斷地激活“物力”，讓“人盡其才物盡其用”。本文中筆者就對此進行了分析。

一、領(lǐng)導(dǎo)做好“監(jiān)督”工作

火車跑得快，自然需要可以提供動力和方向的“車頭”。作為縣教委的人事檔案管理員，筆者認為，工作人員成為自律的工作者，擁有職業(yè)素養(yǎng)，其實不能僅靠“天賦”，而應(yīng)依靠層層選拔、點點滴滴的引導(dǎo)，慢慢養(yǎng)成，這同樣需要擁有“車頭”來帶領(lǐng)。基于此，在開展縣教委的人事檔案管理工作時，既需要自下而上的反饋，還需要自上而下的引領(lǐng)與督導(dǎo)。如分管領(lǐng)導(dǎo)要定期向檔案管理員了解干部檔案工作情況，積極幫助檔案管理員研究解決工作中遇到的問題，形成“主要領(lǐng)導(dǎo)重點抓，分管領(lǐng)導(dǎo)主要抓，檔案管理人員具體抓”的良好工作格局。在檔案管理人員感受到來自領(lǐng)導(dǎo)的引導(dǎo)之后，在感受到自己的個體價值之后，在實現(xiàn)工作目標之后，整個工作環(huán)境氛圍都會產(chǎn)生質(zhì)變[1]。

二、做好“分類”管理

人事檔案管理工作是一項非常瑣碎而復(fù)雜的工作，它還是一種動態(tài)化的工作，一線工作者如何才能不斷減輕自己的工作負擔(dān)，并推進人事檔案管理工作有序進行呢？筆者認為，首先我們要提升工作能力，制定科學(xué)化的工作目標，還需要養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，從“分層”“分類”兩個角度進行引領(lǐng)。如要做好鑒定類、考核類、任免類等普遍材料的收集，采取經(jīng)常收集與定期收集相結(jié)合，重點收集與普遍收集相結(jié)合的方法，通過各種形式催要檔案材料，防止缺漏；要做好職稱評定、年終表彰及干部審查、違紀處分等階段性材料收集，保證全面性、完整性。同時，要重點收集反映干部德、能、勤、績、廉等方面的材料，使人事檔案的使用價值和利用率得到明顯提高；要做好收集能夠反映個人政治素質(zhì)、思想情操、工作作風(fēng)等方面的材料，特別是能夠體現(xiàn)人才智力、能力、水平、專長、業(yè)績的材料。這些都是我們進行人事調(diào)度的第一手資料，在做好這些管理工作時，我們也在營造一個適宜的教育大環(huán)境，我們在為每一個教職工記錄他們的成長軌跡，讓他們看到自己的成長，看到自己的不足，讓他們看到上升的通道。由此可見，我們管理的不是一篇篇文字，而是一個個“活生生”的人，我們可以借助這些檔案來了解當前的教育背景，了解教育者的需求，了解當前的教育政策會對一線工作者造成怎樣的影響[2]。

三、提升“業(yè)務(wù)”能力

在選拔人才的過程中，我們也需要成為人才。“人盡其才”是落實“物盡其用”的基礎(chǔ)。在優(yōu)化人事檔案管理工作時，培養(yǎng)出更多檔案管理專業(yè)的人才自然是“重中之重”的事。基于此，我們在“上崗”時要做到“敬業(yè)”。如平時多向書本學(xué)習(xí)、向周圍的領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，向同事學(xué)習(xí)，認真領(lǐng)會有關(guān)文件精神，熟悉檔案業(yè)務(wù)知識，有時間就要對檔案資料進行重新整理，使現(xiàn)有檔案更加規(guī)范化、標準化。目前的檔案根據(jù)不同的類別，編寫目錄號，分柜安放，改變以前封面標題的隨意性，注重作者、時間、內(nèi)容、文體四要素完備。在一次次的“實踐”中，積累工作經(jīng)驗，提升工作能力。

四、構(gòu)建“信息化”工作平臺

人類為什么能夠不斷地發(fā)展，就是因為人們會“制造工具”“使用工具”。“人力”激活了“物力”，“物力”支持了“人力”。在當前的社會背景中，我們已經(jīng)進入了一個“智能化”設(shè)備支持的新時代，進入了“共享化”的生活空間。在落實縣教委人事檔案管理目標的過程中，我們需要順應(yīng)這種大環(huán)境“而變”“而動”。只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效解決新形勢下出現(xiàn)的新問題。利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，可以收到事半功倍的效果。利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢案工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既能降低了人為因素在材料歸檔工作中的影響，又能發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率，更好地服務(wù)于社會。在有了互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)做支持之后，我們不僅可以減輕人們的工作壓力與工作負擔(dān)，還可以實現(xiàn)“資源共享”，進而在應(yīng)用這些資源的過程中更便捷、準確、有效[3]。

綜上所述，隨著智能化社會的到來，人們會不斷地審視自己的現(xiàn)實需求，會不斷地接受新的事物、新的理念。在這一過程中，各行各業(yè)的發(fā)展都變得非常迅速。筆者認為，正因為“物力”極大的豐富，我們更需要實現(xiàn)“人力”高效化的應(yīng)用。而實現(xiàn)人力資源優(yōu)化應(yīng)用的主要途徑就是做好人事檔案管理，通過點點滴滴的養(yǎng)成，通過一次次的分析，進而實現(xiàn)“人盡其才”，進而讓教育工作者擁有優(yōu)化的空間，發(fā)現(xiàn)自己的成長渠道。