新時期做好水利工程檔案工作對策

徐 華

（山東省調水工程運行維護中心膠州管理站，山東 膠州 266300）

水利工程檔案是工程建設和運行過程中形成的真實記錄，是一項重要的基礎性工作，做好水利檔案工作對于水利事業的健康發展具有十分重要的歷史參考價值和現實借鑒意義。新形勢下，重視檔案管理工作，提升檔案管理水平，實現檔案管理的規范化、標準化已勢在必行。

1 堅持依法治檔，提高檔案管理水平

要改變檔案工作普遍存在的“說起來重要、做起來次要、忙起來忘掉”的不良做法，必須深入學習宣傳貫徹《檔案法》《檔案法實施辦法》《山東省檔案工作條例》，加強對檔案工作的領導。實際工作中，要做好以下幾點：首先，要健全組織領導機構，將水利檔案工作納入正規化管理軌道。要成立有分管領導任組長，辦公室牽頭、相關科室及人員為成員的檔案工作領導小組，形成全局工作有人管、面上工作有人抓、具體工作有人干的工作機制。同時，建立檔案管理網絡體系，成立專門檔案機構—綜合檔案室，配備專職檔案工作人員，統一制定檔案工作目標和措施，將檔案工作納入系統化管理軌道，明確職責，各負其責，各司其職。其次，要增強檔案法制觀念，加大水利檔案管理監督執法力度。通過大力學習宣傳檔案法律法規，提高單位全員對檔案和檔案工作重要性的認識，并可以通過檔案典型實例，來增強工作人員對檔案所發揮的價值和作用的直觀認識，從而形成一種人人關心檔案、支持檔案、利用檔案、保護檔案的良好氛圍和自覺行為。另外，水利行政管理部門要定期單獨或與檔案行政主管部門聯合開展檔案執法監督檢查，要根據《檔案法》的有關規定，對那些水利檔案工作開展不力的要跟蹤指導、幫助，對存在問題的要限制整改。其三，要加強檔案隊伍建設，提高檔案人員整體素質。利用上崗培訓、以會帶訓、繼續教育、學術討論會、外出參觀交流等多形式、多渠道，加強對專兼職檔案人員的業務學習和教育培訓，不斷提高他們的專業素質和業務技能，以適應和滿足新形勢下檔案工作發展的需要。同時，要盡量確保檔案工作人員的相對穩定性，力爭建設一支政治素質高、業務能力強、專業水平優的檔案人才隊伍。

2 突出歸檔重點，加強檔案規范化建設

水利部門要根據本系統、本行業、本部門的工作職能和中心工作，在做好文書、會計、聲像等常規門類檔案工作的基礎上，要突出抓好專業檔案即工程檔案管理，特別是要把抓好工程檔案材料的收集工作作為重中之重。水利工作面廣量大，每年都有新的工作、新的工程項目，隨之產生大量的基礎檔案材料。為做好檔案收集工作，首先，應成立檔案收集工作領導小組，由主要負責同志任組長，分管檔案工作的負責人為副組長，由一名專職檔案員、多名相關業務科室兼職檔案員為成員，齊心協力共同做好檔案工作。其次要做好“賬內”和“賬外”檔案資料的收集。建立健全收發文登記制度，將收到的文件按簽收、登記、審核、擬辦、承辦程序辦理，年終按登記簿向相關領導、科室和有關人員收集歸檔；發文按擬稿、審核、簽發、油印、登記、分發等程序辦理，做好“賬外”資料的收集，還要求檔案人員要走出檔案室，并充分了解各業務科室從項目研究立項、擬定方案到工作過程中的重要業務活動，從重大項目的研究立項、擬定方案到工作過程中資料的收集、歸檔、整理等環節，力爭提前介入，積極參與研究，主動作為，確保工程項目檔案資料的完整、齊全、系統。另外，對應歸檔的工程檔案資料，要嚴格按照國家有關業務標準，分門別類，科學整理，規范管理，確保其歸檔率完整率達到100%。

3 加強硬件建設，夯實檔案工作基礎

新形勢下，水利部門要積極創造條件，優先支持檔案工作的發展，積極推行文書、科技、會計、聲像、實物檔案等及圖書、資料一體化綜合管理模式。要加大資金投入，建立能滿足檔案工作長期發展的檔案專用庫房、閱覽室、辦公室及展廳等，配備微機、復印機、掃描儀、去濕機、密集架等現代化檔案設施設備，使檔案安全保管條件達到“九防”要求。建立健全文件材料收集、歸檔、保管、保密、編目、鑒定銷毀、查閱利用、檔案設備維護保養、重大活動檔案登記等制度，不斷完善管理措施，做到有章可循，依法治檔。要加快推進檔案信息化建設步伐，按照數字檔案室建設標準，對以前形成的各門類檔案要積極開展數字化掃描工作，早日完成數字化任務，對新產生形成的檔案材料，要注重電子文件和電子檔案的收集歸檔工作，不斷提高檔案工作信息化、現代化管理水平。

4 強化服務意識，提升檔案服務質量

圍繞中心、主動服務是檔案部門和檔案人員的宗旨所在，充分發揮水利檔案的潛在價值和現實作用使之服務于水利事業的健康發展是做好水利檔案工作的根本目的。一是要搞好檔案信息資源的開發利用。為更好的提供利用檔案，及時編制各種檔案檢索目錄，編制全宗指南、大事記、基礎數字匯集、重要文件匯集、利用效果實例匯編等編研資料，開展多層次、立體化的檔案利用活動。二是要建立檔案信息網絡。充分利用辦公自動化和內部網絡，將檔案的各種檢索目錄輸入計算機，按照數字檔案室建設建立目錄數據庫和全文數據庫，實現本系統、本部門檔案信息資源共享共用，便于及時高效的為領導決策、工作查考、項目建設及業務科室的科研等提供有效的檔案信息支撐。三是要增強服務觀念。檔案人員要面向查閱者、面向基層、面向水利事業發展大局，與時俱進，主動作為，使檔案資料由死材料變為活信息；采取定向服務、跟蹤服務、菜單式服務等形式，充分發揮檔案材料為水利工作和水利工程建設保駕護航的作用，力爭實現檔案服務形式多樣化、服務內容精準化、服務效果優質化。