文書檔案管理信息的電子化應用分析

摘 要：在信息化不斷發(fā)展的今天，文書檔案管理信息的工作方式也要隨之演變。文書檔案管理信息是記錄人類歷史生活當中文明的重要載體，也是為后人保存當代社會檔案。在這一過程當中，文書檔案管理要依據(jù)時代潮流的發(fā)展。因此，電子化應用管理勢不可當。本文通過對文書檔案管理信息的電子化應用進行有效的分析和研究，意在能夠提升文書檔案管理信息的工作效率。從而促進文書檔案管理信息的工作質量。

關鍵詞：文書檔案管理;信息;電子化應用

引言：在網絡信息化的時代背景之下，文書檔案管理信息的發(fā)展必然要依靠于電子信息化的發(fā)展。在檔案管理工作當中，通過對電子化的應用，能夠提高管理人員對文書檔案管理工作的效率。同時，使得文書檔案的管理能夠讓信息更加的精準。相比于傳統(tǒng)文書檔案管理方式而言，電子化的信息管理方式在一定程度上具有傳統(tǒng)管理方式無可比擬的優(yōu)越性，也能夠解決傳統(tǒng)文書檔案在管理方式上的不足。

一、文書檔案管理信息電子化的意義

檔案信息的管理主要工作是收集和保存檔案信息，以達到資源的共享目標，為用戶提供便于快速查閱所需的信息內容，以便使用戶在使用過程中更好地查看所需使用的信息。

（一）提高文書檔案管理的安全性

應用信息電子化的文書檔案管理工作相對于傳統(tǒng)的紙質文書檔案管理工作而言，往往更具有較高的安全性。在傳統(tǒng)的紙質文書檔案管理過程當中，由于紙質具有易破損、不耐保存等特點。因此，工作人員在進行文書檔案管理的過程當中要著重注意防潮，避免因外部環(huán)境因素的影響對紙質文書檔案造成污染。所以，工作人員對于此類文書檔案的管理難度便會提升。另外，由于許多文書檔案屬于孤本，一旦發(fā)生損壞就意味著優(yōu)秀的傳統(tǒng)文化將在歷史的長河當中流失。在文書檔案管理工作當中，信息的電子化應用可以解決傳統(tǒng)紙質文書檔案管理工作的復雜和繁瑣的流程。管理人員只需通過鼠標輕輕一動，即可將文書檔案管理納入管理庫中，在方便將檔案進行存入和調出的同時通過成熟的互聯(lián)網技術也能夠保證文書檔案管理的安全性。

（二）提升工作人員的管理工作效率

在目前的文書檔案管理工作當中，若想查詢檔案記錄及檔案具體存放位置，仍需要通過傳統(tǒng)的紙質記錄方法進行查詢。在這種情形下，若想快速的查找出檔案中記錄的內容，就需要耗費較多的人力、物力進行查詢，才能尋找到檔案當中記錄的主要內容。在文書檔案管理信息的電子化應用過程當中，工作人員可以將傳統(tǒng)的紙質檔案管理通過互聯(lián)網技術轉化成電子檔案。并互聯(lián)網云計算儲存功能，將對應的電子檔案信息儲存到相應的數(shù)據(jù)庫當中進行整理、分類存放。在對檔案信息進行調用時，可以依托網絡技術進行目錄或關鍵詞檢索，直接將所需要信息進行搜索調出。因此，在文書檔案管理過程當中，對信息應用電子化可以方便信息調用的同時也能夠提高工作人員的管理效率。

二、文書檔案管理信息電子化的現(xiàn)狀

（一）文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高

伴隨著文書檔案管理信息的電子化過程當中，此行業(yè)需要文書檔案管理人員的素質不斷提高，但在當前文書檔案管理工作的人員素質普遍不高的情況下，文書檔案管理工作信息電子化的推進腳步就會放緩，乃至停滯不前。

（二）文書檔案管理系統(tǒng)不健全

在文書檔案管理信息電子化的進程當中，針對現(xiàn)有的文書檔案管理系統(tǒng)仍需不斷改進和完善。而這一過程當中需要加強各個部門之間的協(xié)調工作，從而完善文書檔案管理系統(tǒng)的建設。而這一過程當中需要通過對文書檔案管理系統(tǒng)的完善不斷的提高其安全性。避免出現(xiàn)系統(tǒng)木馬病毒或因網絡黑客攻擊造成文書檔案信息丟失被盜等現(xiàn)象出現(xiàn)。

（三）電子信息設備不完善

在文書檔案管理信息的電子化應用過程當中，管理系統(tǒng)需要具備完善的電子信息設備，才能夠在網絡信息時代潮流發(fā)展過程當中更好的完成文書檔案管理信息工作。

三、文書檔案管理信息電子化的應用對策

（一）培養(yǎng)專業(yè)素質過硬的文書檔案管理人才

二十一世紀的當下，人才的培養(yǎng)是各行各業(yè)發(fā)展過程當中必不可少的，文書檔案管理工作也不例外。對于文書檔案管理信息的電子化應用，需要更多具備專業(yè)素養(yǎng)過硬的文書檔案管理人才。因此，具備專業(yè)素養(yǎng)的人才是文書檔案管理信息電子化應用過程當中的基礎。用人單位可以通過對新老員工進行培訓，讓員工可以通過微課微視頻等形式對行業(yè)技術的掌握再學習深造。也可以通過繼續(xù)教育的手段讓行業(yè)從業(yè)人員能夠充分了解到對于自身職業(yè)技能掌握和提升的重要性，讓行業(yè)從業(yè)人員能夠自主的去學習，提高自身的文化素養(yǎng)，以此在文書檔案管理工作當中能夠更好的進行文書檔案管理工作。

（二）提高文書檔案電子化管理意識

從業(yè)人員需要在文書檔案管理過程當中提升自身的文書檔案電子化管理工作意識。這種意識的提升能夠在文書檔案信息電子化日常管理工作當中，讓從業(yè)人員認識到其工作的重要性。從業(yè)人員對于文書檔案電子化管理意識的提升，能夠促進自身綜合素養(yǎng)的提高。同時，樹立自主學習的意識，讓自己在文書檔案管理信息電子化應用的過程中不斷地提高自身的技術水準和管理理念。這一過程當中也能夠加強工作人員的安全意識，提升文書檔案管理信息的安全性。

（三）將文書檔案管理安全系統(tǒng)進行創(chuàng)新和完善

在文書檔案管理信息電子化應用過程當中，需要不斷地將文書檔案管理系統(tǒng)進行創(chuàng)新和完善。這一過程當中，能夠有條不紊地將文書檔案管理工作進行下去。提升信息安全性的同時可以充分利用信息電子化管理的優(yōu)勢。以簡單方便快捷的信息工作流程對繁雜的信息數(shù)據(jù)進行有效的分類歸納處理。

結束語：由此可見，文書檔案管理信息的電子化是時代發(fā)展下的必然必然會導致檔案管理工作方式的變革，是時代進步的產物。但是這種時代的產物也和傳統(tǒng)紙質檔案管理工作一樣，具有一定的風險性。所以就要求我們檔案管理工作人員在信息電子化的過程當中確保安全性的同時能夠熟練的進行管理和應用。從而促進文書檔案管理信息的工作質量。

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作者簡介：

胡艷芬（1984—），性別：女，民族：漢，籍貫：甘肅榆中

職務/職稱：黨建辦公室副主任、助理館員，學歷：研究生，單位：西寧市口腔醫(yī)院，研究方向：檔案管理。