新形勢下事業單位辦公室檔案管理創新

摘要：檔案整理工作的有效進行是事業單位日常工作信息整合的關鍵環節。近年來電子信息的普及很大程度上代替了傳統紙質檔案。但在目前的實際工作中，依然存在著許多辦公室檔案管理低效能、傳統模式的情況。針對此類現象，本文具體總結了當前的問題，并從三個方面提出了創新管理的建議。一方面，完善電子信息檔案整理系統。另一方面，不斷提高檔案整理意識。第三，提升檔案管理人員的綜合素質。

【關鍵詞】 檔案管理 ?創新 ?事業單位

引言

檔案整理是事業單位一項至關重要的工作環節。近年來電子化、數字技術成為普遍趨勢，傳統模式的檔案整理方式帶來的問題日益明顯。就目前的實際情況分析，辦公室的檔案整理分散性、傳統性、低能效等特征。更關鍵的是，存在一些有效管理、良好機制的缺位。從事業單位和專業職員兩個主體視角進行分析，對于檔案電子化程度低、整理形式化等問題都有待解決。建立健全電子信息檔案整理系統，不斷提高檔案整理意識，培養檔案管理人員的綜合素質是創新辦公室檔案管理不能忽視的三個方面。

1. 探究目前事業單位辦公室檔案整理的主要問題

在傳統的事業單位工作中，檔案整理多以書面文字、統籌管理等方式完成。目前，在網絡技術的普及、電子文檔的便捷、工作人員的青年化的潮流下，傳統檔案整理的問題逐漸暴露出來。為了及時有效地處理檔案，事業單位相關人員需要正視此類問題。

首先，檔案的電子化程度不高，實用性較低。雖然數字技術日益大眾化，但是在具體的事業單位中依然存在整理紙質材料檔案的現象。更為嚴重的問題是，一些電子檔案僅是形式化的虛設，失去了檔案的真實性與實用性。這種行為已經違背了事業單位進行檔案整理的初衷。事業單位增加了人力物力，但卻沒有實際作用。在電子化信息的過程中，很重要的是及時處理更新。這些不僅僅需要專業的技術人員，更重要的是事業單位系統的檔案整理統籌。

其次，事業單位中具有專業數字化電腦操作技能的職員數量有限。并且具有電子檔案整理經驗的職員更是少之又少。這種情況進一步增加了辦公室檔案管理的難度。與此同時，在事業單位內部缺少相應完整正規的檔案整理培訓環節。辦公室的職能劃分有很大的模糊性。部分檔案管理人員只能重復傳統的檔案整理模式，沒有創新的環境、制度支持和鼓勵。目前來看，辦公室的檔案工作具有分散性、傳統性、低能效等特征。

最關鍵的問題是，在事業單位體制內并沒有建立比較完善的電子化檔案管理體制。這造成了專業人才數量少，檔案管理意識不高、積極性有限等現象【1】。此類問題會影響到事業單位的工作效率以及正常的工作環節進度。整體上看目前事業單位檔案管理的現狀，亟需進行創新改革。因此必須意識到管理部門存在職能劃分不明確、專業人才缺失等的問題。

2. 創新檔案整理的具體建議措施

2.1 完善電子信息檔案系統

首先，應當確立高效、優化的電子化檔案管理原則，明確管理人員的的具體工作方式。事業單位應當更具辦公性質具體設計合適的電子化檔案的工作流程。這有利于提高檔案整理人員的工作效率，減少不必要的繁復流程與額外任務。對于管理人員的個人違規操作，相關部分也能夠及時發現處理。與此同時，應該建立鼓勵政策。檔案管理工作是一個長期的任務，需要辦公室人員的配合。專職人員在日常工作經驗中總結并提出改進工作方法的建議，是創新檔案管理的有效途徑。事業單位應當在制度上，給予工作人員合理寬松的工作空間【2】。

其次，應當重視電子信息的有效性、便捷性。事業單位應該迎合目前電子化信息、數字技術廣泛應用的趨勢，積極發揮數字化檔案的使用作用，整合紙質檔案，節約資源。這需要從根本上對檔案工作進行技術與模式創新。辦公室要結合實際需求和情況，利用電子表格對信息進行收集、應用電子軟件對有效信息進行篩選與統計、通過數字技術將信息進行多部門間共享。這樣的創新方式，一方面提高對信息檔案的有效利用率，另一方面確保電子化信息的準確、透明與公開。

2.2 提高檔案整理意識

檔案整理工作對于事業單位來說，是其他工作活動的基本保障。檔案可以記錄辦公室的日常工作流程與進度，為日后的總結與反思提供數據。因此，無論是檔案管理專員還是辦公室的其他工作人員，都應當重新思考檔案整理的重要性。樹立電子化檔案信息的整理思維。這需要事業單位進行專業層面的培訓與倡導【3】。重視檔案整理工作是完善電子信息檔案系統以及培養檔案管理人員的基礎。提高檔案意識之后，才能夠根據辦公室工作情況明確電子檔案的整理流程。并且在實際工作中，根據不足、失誤等情況進行有效的改進。除此之外，檔案服務意識更為關鍵。這有利于增強檔案的實用性和有效性。對于創新工作模式以及檔案整理人才培養具有關鍵意義。在不斷重視、思考檔案工作的重要性后，事業單位的檔案整合才能夠越來越合理。

2.3 培養檔案管理人員的綜合素質

隨著檔案整理的電子化、數字化工作不斷完善，事業單位應當重視檔案整理人員的綜合素質。即，是否能夠在具體的工作中數字技術的掌握能力以及學習工作能力。是否能夠通過不斷的學習和經驗，認識到目前檔案工作中存在的問題。是否提出相應的創新方式。是否具有這些問題都關系到檔案整理工作的成果，所以對于處于具體工作中的管理人員的綜合素質的培養和考察需要重視。因此需要事業單位進行合理、高效、專業的職業技能培訓和職業道德素質教育。一方面，整體上對工作人員進行實時的專業知識培訓。開展數字化技術學習交流班，實操性質的工作實習等等。另一方面，事業單位應該強化管理人員的責任意識、創新意識、職業道德素質。

結論：檔案整理是事業單位辦公室工作順利開展的重要環節。在近年來不斷更新的數字技術、電子化工作方式的社會環境下，事業單位的檔案工作依然存在著大量的管理缺位和失職的問題。為解決這些現狀，應當確立高效、優化的電子化檔案信息整合模式，樹立積極的檔案工作觀念以及明確管理責任主體的具體工作職責。建立健全檔案整理的人才培訓和鼓勵創新機制。提高檔案管理人員的綜合素質。這樣才能使得及時更新、方便快捷的檔案，助力于事業單位的日常工作。

【參考文獻】

[1]袁歆.淺談社會轉型時期人事檔案管理制度的改革[J].現代商業，2019（02）：72-73.

[2]孫海.信息化背景下事業單位辦公室檔案的日常管理與應用對策[J].辦公室業務，2018（19）：90.

[3]譚艷艷.辦公室檔案管理創新的途徑分析[J].企業改革與管理，2017（08）：203.

作者簡介：關媛瑞，性別：女，山西省太原市，1983年出生，學歷：大學本科。

職稱：中國輻射防護研究院， 副研究館員，研究方向：檔案管理