高職院校二級學院教務管理的優化與實施

黃丹粟

（福建船政交通職業學院 福建·福州 350007）

1 我國高職院校二級學院教務管理工作現狀分析

高職院校的二級學院其主要職責在于對教學計劃、教學任務的落實與完成，負責開展教學研究、組織實施教學，管理教學運行并對學校相應的規章制度進行執行與落實，同時還要對本學院的專業學科、師資隊伍、教材資料、實踐教學設施等進行建設，它是具有一定管理職能的教育行政機構。在高職院校中，其教務管理的中心逐漸下移，二級學院逐漸承擔起部分學籍管理、課務管理、成績管理等工作。當前，二級學院已經對所在學院的科研、教學、專業建設、學科建設、檔案資料、課程建設等工作實現了全面負責與管理，不再是過去簡單的收發工作。二級學院所承擔的教務管理工作既瑣碎又繁雜，小到發布教師調課通知，大到制訂教學計劃、開展教學工作、監管教學質量，從領會領導的決策到執行具體的工作，這些都需要教務管理人員從中進行協調組織。因此，高職院校的教學工作能否正常運行以及教學科研能否取得一定成效，很大程度上是由教務管理人員的素質高低以及教務管理隊伍整體水平的高低決定的。當前，我國高職院校的二級學院教務管理改革時間較短，尚處于探索發展階段，在管理中存在一些不容忽視的問題，主要表現在以下三個方面。

（1）管理理念較為落后。管理理念對管理行為、管理方式等有重要指導價值，它直接影響著管理結果的好壞，所以要想達到好的管理效果，首先就要革新管理理念，從當前的管理實際出發。當前，在我國高職院校二級學院教務管理方面存在管理理念滯后的現象，一些院校在管理理念方面還處于物本管理階段，只重視對財務的管理，忽視了對知識、人才的管理，缺乏現代教務管理理念的必要創新。在很多高職院校的二級學院教務管理方面，都存在管理不規范、管理松散等現象，規章制度成了一種擺設，缺乏對規章制度的遵守意識。

（2）對基層教務管理人員存在偏見。在很多教職工看來，二級學院中的基層教務管理人員只是做一些諸如通知、打印、收發等較為簡單基礎的事務性工作，他們只是輔助服務于從事教學工作的教師，并不具有獨立而重要的職能。長期以來，高職院校二級學院教務管理工作者總是被認為是一個跑腿員、勤雜工，他們只需要被動的執行上級要求即可，只是一個被動的執行者與操作者。長期以來的偏見直接影響了二級學院教務管理工作者的工作狀態，造成了工作人員對工作的懈怠。由于學校對二級學院教務管理的重要性缺乏正確的認識，導致基層教務管理人員缺乏工作的積極性，而且還產生了自卑心理，因此他們在工作中嚴重缺乏創造精神與參與意識，只是被動地完成上級下達的任務。另外，對基層教務管理人員的偏見還導致其崗位工資定級較低，進一步打擊了工作人員的積極性。

（3）基層教務管理人員的職業素質普遍較低。基層教務管理人員的職業素質涵蓋多個方面，教務管理工作能否有序開展直接影響了高校教學工作能否正常進行，所以教務管理在高校教育教學中具有十分重要的地位與作用。當前，高職院校二級學院的基層教務管理人員大致分為兩種，一種是從其他工勤崗位轉來的人員，一種是直接畢業留校人員，他們都具有一個共同點，那就是學歷層次相對不高，且缺乏系統的教育理論知識及管理理論知識。而且在二級學院教務管理工作崗位的人員，他們也缺乏一定的機會與時間參加培訓來提升自己，隨著高校信息化的發展，教務管理的軟件、系統也不斷升級，這也給教務管理人員提高了更高的職業要求。

2 高職院校二級學院教務管理優化與實施的對策

（1）構建以二級學院為核心的新型管理模式。首先，要正確把握高職院校教務管理與二級學院教務管理二者的權責關系。一般而言，高職院校教務管理部門的主要職能在于對教務管理工作中的特殊事項及重要事項進行監督與審核，而二級學院教務管理的工作內容主要是控制、審批教務管理工作中的一些基本性業務。所以，在堅持大的管理原則的基礎上，二級學院可以自主承擔起一些基本性業務，自主安排，自主決斷，給二級學院下放更多的自主管理權，促使高職院校的教務管理更具有活力與創新性。其次，充分發揮二級學院的資源優勢，合理地對自身資源進行調配與整合，結合學院實際開展排課、考試、調課等工作，靈活運用學校各項業務規則，從而為師生提供更優質的服務。

（2）以激勵機制激發基層教務管理人員的工作熱情。面對高職院校基層教務管理人員工作熱情不高、缺乏創造性的現狀，高職院校應建立相應的激勵機制。首先，從具體的規章制度入手，設置并完善相關的激勵制度，從高職院校二級學院教務管理的現狀出發制定有效的管理流程，充分激發基層教務管理人員的工作熱情與積極性；其次，強化獎勵制度，對于那些在工作崗位中具有突出表現、善于創新的工作人員，要從各方面對其進行獎勵，以此保障他們在工作中的創新熱情，充分發揮自身的能力，為那些優秀的管理人才創造一個充分施展才能的平臺；最后，加強對管理人員的教育培訓，由于高職教育的職業性，使得高職院校的教務管理工作與社會的聯系更加緊密，工作內容更新較快，所以基層教務管理人員需要定期進行教育培訓，不斷提升管理水平。

（3）建立并完善對基層教務管理人員的教育培訓機制。教育培訓機制的建立與完善可以從兩方面來實現，即專項培養機制與老帶新的“幫帶傳”制度。專項培養機制要求學校要根據教務管理崗位的發展需要為教務管理人員制定職業生涯發展規劃，為他們提供職業發展空間，進而建立堅實的教務管理隊伍，為二級學院教務管理工作優質、高效的開展奠定堅實基礎。在對基層教務管理人員的培養方面可以借鑒培養骨干青年教師、學科帶頭人的方式，針對不同教務管理崗位的工作實際制定專項而長期的培養計劃，促使教務管理人員可以適應時代發展需求，熟練掌握各類現代化的教務管理手段與現代化的管理模式，從而為師生提供更優質的服務。老帶新的“幫帶傳”制度要求具有豐富經驗的教務管理工作人員通過“幫帶傳”的方式迅速提升教務管理新手的業務技能，這些業務技能主要包括：對學校、院系的相關教務管理制度要理解吃透；對二級學院教務管理工作的要點要熟練掌握；具備基本的信息化處理與應用的能力。另外，作為教務管理人員還要有良好的語言表達能力及組織協調能力，而想要獲得這些能力需要工作人員自身不斷的努力。

（4）加強對二級學院教務管理的信息化水平建設。在信息技術不斷發展的時代背景下，高職院校的信息化水平也在不斷提升，學校教務管理的自動化與信息化發展成為一種必然趨勢。高職院校的二級學院教務管理可以引進當前先進的教務管理系統，為教務管理搭建管理的信息化平臺，使教學安排、成績管理、學籍管理等實現信息化與網絡化，實現教務管理信息的資源共享。另外，還可以充分利用微信、QQ等即時通信軟件，實現通知文件、重要教學資料等的及時傳達，減少信息傳遞耗費的時間，提高教務管理工作的效率。同時，還可以組織各級教務管理人員參加信息化辦公培訓，提高管理人員的計算機操作水平與信息處理能力。在信息化建設中，還要聘請專業的信息技術人員負責教務管理系統的維護與升級，保障教務管理系統的安全穩定運行。

3 結語

在高職院校中，教務管理工作既是基礎性工作，也是核心工作。當前，我國高職院校二級學院教務管理尚處于探索發展階段，在具體管理工作中存在管理理念落后、對基層管理人員存在偏見、管理人員素質不高等問題。面對這些問題，我們要不斷挖掘問題背后的深層次原因，從多方面對二級學院的教務管理工作進行優化，如構建以二級學院為核心的新型管理模式、建立并完善激勵機制、加強對教務管理人員的培訓、提升教務管理的信息化水平等。總之，高職院校二級學院教務管理的不斷優化，不僅可以提升學員整體的教務管理水平，還可以促使學校的各項工作更上一層樓。