臨床科室辦公用品量化管理實踐要點探討

王思才 易 露 王 嬌

（西南醫科大學附屬中醫醫院 四川瀘州 646000）

對于臨床科室辦公用品而言，自身具有價值高、數量大的特點，在使用過程中很容易浪費，而且無法有效的控制其成本。那么針對這種情況，就應該積極開展臨床科室辦公用品量化管理，采取合理的方法，來為其建立量化管理體系，這樣能夠很好的提升這些辦公用具的使用效率。

一、臨床科室辦公用品管理所存在的問題

（一）交叉管理

在醫院中各個科室的辦公用品，在管理上也是由各個科室來進行管理，比如信息科負責計算機這類辦公用品，一般情況下這種辦公用品具有很高的價值，其管理也較為嚴格，所以在研究過程中并不考慮這一內容[1]。而是從一些并不注意的辦公用具上進行分析，比如，醫院采購中心主要是購買相應用戶，是管理單位，而病案室則是對醫療表格的發放進行管理，財務科則是對辦公用戶，比如信紙、信封等等進行管理，每一個管理部門的具體管理范圍和責任并沒有有效區分，存在著交叉管理的情況。

（二）庫存成本高

通過對醫院庫存分析能夠了解到，不同的倉庫中存在著相同的物品，這樣就導致所需要投入的成本增多[2]。此外，倉庫中的物品種類也非常多，遠遠的超出科室辦公的實際需求，比如手電筒、各型號電池等等，類型較多，很多臨床科室在這其中都有領取記錄，這些本屬于生活用品，卻是作為辦公用品存在于科室中。

（三）管理不嚴謹

在需要使用辦公用品過程中，需要由科室自己填寫申請表，然后由管理人員審核簽字后，在到倉庫中領取相應辦公用品。每一個倉庫會在月初將自己上個月的庫存流動情況上繳，然后由相關部門來分析成本，對于沒有納入到常規倉庫中的特殊辦公用品，會有科室提交申請表，然后審核通過后進行購買[3]。在這其中，不僅存在著常規和特殊用品所耗費的成本，對于其數量、使用詳情都沒有嚴格的管理方案，也沒有規定是由哪一個部門來進行管理，使得無法獲取理想的管理效果。

二、臨床科室辦公用品量化管理實踐要點

（一）明確辦公用品品種

為了能夠更好的提升臨床科室辦公用品的管理水平，減少成本支出，那么就應該明確辦公用品的具體數量和種類，以此來由物資供應中心進行管理。與此同時，還應該明確辦公用品的具體情況，對于一些并不需要的生活用品應該取消供應和使用。對于一些特殊的辦公用品，要在需要的時候，由物資供應中心來進行購買。此外，還應該在這其中取消審批，由科室的主任親自負責，對于不在常規目錄內的辦公用品，應該有物資供應中心的管理人員負責[4]。醫務部也應該定期對辦公用品的具體使用情況來進行核查，對于其中使用較多的辦公用品進行記錄，對于存在違規使用的要及時的進行處罰，以此來約束辦公用品的使用。

（二）了解具體影響因素

因為臨床科室辦公用品，主要是為患者所服務，那么具體使用情況應該有所規律。比如，會受到門診量、住院費用等等因素所影響[5]。因此，在管理過程中，就應該根據這些因素來對辦公用品使用情況進行分析，通過對其分析來更好的進行管理，有效的提升臨床科室辦公用品量化管理水平，減少醫院的成本投入。

（三）制定量化標準

為了能夠更好的明確臨床科室辦公用品管理的具體內容，那么就應該對各科室上一年度的辦公用品消耗情況進行分析，對比今年的辦公用品消耗情況。可以在這其中分為兩類，第一就是實際超出預期用量的科室，要計算出后續使用的情況，然后以此為標準來制定量化管理方案[6]。第二，就是實際消耗小于預期用量的科室，就直接以消耗程度來作為量化管理標準，并且每一年都是采取這種方法，這樣能夠為臨床科室辦公用具使用提供一個預期量，這樣在管理時也能夠有具體的標準來積極落實。

（四）加強科室監督管理

根據每一年科室的辦公用品消耗量，來明確需要進行監管的重點科室。比如，如果醫院在今年有15個科室其實際辦公用品消耗量超出預期，那么就應該將這15個科室納入到重點監管中，并且分析這15個科室辦公用量的使用記錄，明確一些價格較高、貴重的辦公用品去除。職能部門和科室應該共同了解在使用辦公用品中所存在的問題，積極的提出相應整改建議[7]。與此同時，還應該根據具體的量化標準，來讓物資供應中心能夠明確每一個科室在一個季度中能夠領取辦公用品的具體數量，一旦在這其中超出規定數量，就應該及時通知，讓科室能夠積極的控制其成本，在日常工作中合理使用辦公用品，發揮辦公用品的作用。醫院在這其中還可以建立獎懲制度，對于一些隨意浪費、挪用的科室要給予懲罰。

三、臨床科室辦公用品量化管理效果

（一）采購更加合理

在以往采購辦公用品時，都是由采購中心根據自身的經驗來決定數量，這樣就容易增加庫存，或者是不滿足實際需求。那么在量化管理后，醫院對其倉庫的責任落實到實處，就能夠很好的避免倉庫辦公用品的堆積。采購中心在這其中會根據辦公用品需求和使用標準來進行具體采購，減少盲目性，更好的提升采購的針對性，有效的控制其成本。

（二）使用更加合理

通過量化管理，臨床科室能夠很好的了解自身是否存在浪費行為，以此來讓科室能夠更更加科學合理的使用辦公用品，形成節約的工作環境，辦公用品浪費問題在這種情況下有明顯的減少。這樣不僅能夠很好的滿足臨床科室對辦公用品的實際使用需求，而且辦公用品的消耗量還能夠有所減少，科室會很好的控制辦公用品的消耗速度，減少成本支出，更好的發揮臨床科室辦公用品的作用。各科室在這其中的節約效果較好，為醫院的穩定發展提供幫助。

（三）管理更加規范

醫院通過量化管理的方法，能夠更好的提升臨床科室對辦公用品使用的科學合理性。在采購上能夠更加認真，采購人員能夠明確自身的責任，而且因為醫院在采取量化管理后取消交叉管理的部門，優化供應采購工作，這樣就能夠更好的提升辦公用品管理水平。醫院還會定期對辦公用品的數量、庫存等等進行了解，一旦在這其中發現問題，就會及時的找到相應負責人，這樣就能夠避免出現代領、冒領等問題的發生。在使用上，因為科室的數量多，如果只依靠管理部門來對其進行管理，不能夠取得理想的管理效果。因此，醫院在這種情況下，就根據臨床科室辦公用品的具體使用情況，來采取量化管理的方法，橫向對比科室，提高科室對成本的控制能力，也能夠充分的體現出人性化管理的理念。

四、結束語

總而言之，隨著當前醫院規模的不斷增大，對其成本控制也就成為當前的重點。從醫院目前的管理工作上來看，對于耗材的使用更加重視，并且其管理工作方法已經逐漸成熟。但是，對于辦公用品的管理依然還沒有形成完整的管理體系，因此就應該積極開展量化管理，建立科學合理的管理體系，有效的實現辦公用品的科學化管理，減少成本投入的同時，又能夠有效的提升其工作效率。