信息化技術在學校物業管理上的探索與應用①

喻琨

(長沙衛生職業學院 湖南長沙 410100)

1 學校物業管理應用信息技術的意義

信息化技術在學校物業管理中的有效應用，能夠使學校的物業管理從傳統的經驗式向科學化、規范式化、信息化方向發展。通過信息技術的應用能夠對數據進行比較好的保存，信息化辦公能夠減少物業管理人員和服務人員的手工操作，減少紙樣文件的工作量，有助于減少辦公的開支；物業管理的信息化能夠提高辦公效率，有利于建立更加現代化的學校物業和后勤的管理模式。同時還有助于構建學校物業管理的信息服務平臺，學校的師生能夠通過平臺與物業管理人員進行交流，便于學校物業管理能夠對相關信息進行及時的了解，對工作中存在的一些問題進行改進，有利于提高學校物業管理服務水平。學校物業社會化改革是學校改革的組成部分，運用信息化技術有助于促進學校物業管理的社會化改革。學校物業管理要充分利用信息化技術來更新管理理念、改進管理方式、提高管理質量，促進學校物業服務的進一步發展。

2 信息化技術在學校物業管理應用中存在的問題

2.1 投入資金不足

學校物業管理應用信息化技術，需要加強計算機硬件等基礎設施建設，還需要信息服務平臺等軟件建設。當前學校物業管理信息化建設主要資金來源是通過自籌經費來進行的，即使物業管理部門有投資的預算，但同時需要學校信息化建設的物質基礎的保障。學校需要對其投入大量的信息技術產品，這使得信息化建設需要購買基礎的硬件設備還有相應的軟件設備，這會需要大量的資金投入。伴隨著信息技術的不斷發展，之前學校有的一些硬件設施和軟件設備也會越來越滯后，為此，需要學校需更多資金來對信息化建設進行支持，這使得資金成為學校物業信息化技術應用的重要影響因素，大部分物業公司因資金短缺制約了信息化的發展。

2.2 缺乏足夠的重視

在學校物業管理應用信息化技術的過程中，物業管理者和員工的觀念對其有著重要的影響，很多學校的物業管理部門管理者對物業管理的信息化建設缺乏足夠的重視，沒有對其進行規劃，缺乏相應的政策和措施。在應用信息化技術過程中，由于對信息化建設缺乏全面的認知，使得一些管理者把更多的資金用在其他方面，對利用信息化技術來加強管理卻缺乏足夠的認知。管理者的信息化意識、信息化決策水平對物業管理和服務的信息化建設的進程有著至關重要的影響，這些因素都決定了管理者對信息化技術應用投入的精力、時間、資金等，也決定了物業管理信息化的力度等。

2.3 缺乏信息化技術人員

很多學校的物業管理部門缺乏信息技術人員，尤其是具備管理和技術能力的復合型人才比較缺乏，在很大程度上專業人才的缺失對物業管理信息化建設有著較大的影響，也對實際的服務應用造成一定的影響。在學校，物業管理以服務師生的生活和教學為主，在實際工作中與校方的協調和處理各項事務往往不盡人意。信息化觀念比較落后，信息化管理手段也比較滯后，這影響了學校物業公司與學校的共同發展。學校物業管理者需要高度重視人才的引進和培養，促使物業管理信息技術人員能夠增強物業管理信息平臺的使用效率，促進信息化管理水平的提高。

2.4 缺乏完善的信息化管理制度

信息化技術的有效應用需要有規范的制度來進行有效的保障。在學校物業管理過程中，部分物業管理者在應用信息技術時，往往沒有對本部門的信息化需求狀況進行有效的調研，就加強各方面的信息化建設，甚至出現了與學校數據標準不一致的情況。使得學校整體信息化建設不能進行統一的標準化，不能有效發揮信息化建設的優勢。信息化技術的有效應用需要制定相關管理制度，這樣才能使各項工作按照標準的流程進行，完善的信息化管理制度能夠有效指導、規范和約束信息化的各項工作。當前很多學校物業管理部門沒有制定完善的信息化管理制度，在信息化制度上缺乏完整性、科學性，各項信息化工作缺乏科學合理的制度來進行規范和指導，會產生各種漏洞，再加上缺乏違反制度行為的約束，使得信息化管理的權威受到影響，阻礙了信息化技術的有效開展。

3 信息化技術在學校物業管理應用的有效策略

3.1 更新信息化管理理念

學校實現物業管理的信息化建設，需要先樹立科學的信息化管理理念，這對創新信息化管理機制，對創新信息化管理模式等都起著重要的作用。通過更新理念來改變學校物業管理者、應用者對信息化管理理解，使他們的信息化意識得到有效的提高，促使信息化技術的應用得到較好的成效。在推進學校物業管理信息化技術應用的過程中，需要學校和物業公司的領導及全體員工充分認識工作的重要性，能夠對信息化建設帶來的變革有深刻的認識，真正認識到其是現代化管理的基礎。在建設和應用過程中形成領導的重視，中層管理者和技術人員的積極支持，員工積極參與的良好環境，加大對物業管理信息化的宣傳，做好信息技術應用的培訓工作，讓物業部門的全體員工能夠更快的了解、接受、應用信息化，促使信息化建設能夠在良好的氛圍下進行有效的推進。

3.2 建立信息化管理平臺

目前，學校物業管理在利用信息化技術管理的手段上比較落后，師生人數的增加以及校區基礎設施的不斷完善，使得學校物業管理的服務范圍和內容在不斷擴大。對于學校的新情況需要學校物業管理改變管理方法和模式，為學校提供更好的服務。利用網絡化、現代化管理模式是信息化時代發展的趨勢，信息管理平臺能夠形成信息管理鏈，能夠對各個部門的管理數據進行分析統計處理。另外，信息平臺能夠對資產情況、資金使用情況、績效考核等情況進行迅速有效的處理。信息平臺的建設能夠使學校物業管理形成統一體，有助于進行資源的重組，有助于創造更優的效益，使整體的運行成本得到有效的降低，對運營的風險能夠有效的進行規避。此外，信息化平臺能夠突破時間、空間的限制，能夠使不同校區、不同部門之間進行信息交換，促進學校物業管理水平的提高。

3.3 提高員工的信息素養

伴隨著學校物業管理信息化平臺的建設和完善，需要更加重視員工的信息素養，加強員工信息化技術應用能力，以便員工能夠更好地符合信息化發展要求。信息素養是信息社會中人們生活、學習的基本要求，為了增加相關人員的技術和能力，需要建立完善的專業技能培訓制度，積極為信息化管理人員進行信息化知識和技術能力的培訓，使相關人員能夠優化自我知識結構，增強管理人員的基本素養，提高管理人員的技術能力，使管理人員能夠具備信息化管理能力、執行能力和維護能力。學校則可以定期開展信息化技術能力的培訓，讓全體教職員工能夠對基本的辦公軟件熟練掌握，在此基礎上來學習專業業務平臺軟件，像對綠化管理系統、水電收費管理系統等進行操作和使用。同時還可以組織員工去校外參加專業培訓，來學習新知識新技能，促進員工專業技術能力的提高。為了使管理人員能夠盡快掌握先進管理技術和管理方法，可以通過組織研討會、參觀交流等方式來進行。同時，需要制定獎懲制度來激勵員工主動學習，更好地符合崗位的需要。

3.4 增強服務意識

學校物業管理進行信息化建設，最為重要的就是能夠給廣大師生提供更好的服務，加強信息化建設就是一種有效提高服務質量和管理效率的手段。學校的物業管理是圍繞著師生展開的，服務質量的高低影響著師生的正常工作的開展。物業管理人員要有良好的服務意識，主動為師生提供便捷的服務。學校物業的管理層要把信息化管理的理念傳達給所有員工，促使其形成信息化服務意識，積極參與到信息化管理當中，使信息化建設能夠順利有序地開展。

3.5 改變物業的組織結構

信息化技術的應用需要改變傳統的組織結構，這樣才能使信息管理系統和組織結構能夠更好地融合，形成良性的發展。由于信息技術在學校物業部門的應用改變了很多方面，這就需要物業部門改變傳統的組織結構，以便能夠更好地適應變化。學校物業管理需要通過信息平臺作為中心來加寬管理幅度，減少管理層次，拓展管理職能，調動各級人員的積極性，通過信息平臺能夠使物業管理在獲取、傳遞、共享信息上更加的開放、敏捷、準確。提高信息處理的有效性和準確性，能夠有效減少不確定性和主觀性，促進決策質量的提高，促使組織結構的變得更靈活、更簡潔，確保物業管理信息化建設的穩定健康發展。

3.6 完善信息化管理制度

學校的物業信息化管理需要對每一項工作進行規則制度的約束，正所謂無規矩不成方圓，信息系統的運行需要信息管理制度的有效保障，信息化管理制度需要根據工作標準和工作流程來制定，對工作進行科學規范的細化，制度需要根據學校的發展進行更新和完善，要把制度定崗化、定責化。在應用信息技術、開發信息系統、共享信息資源上都需要制定科學合理的制度。制度的優化要從物業管理的實際情況來進行，要把信息化理念融入到制度的改變當中，促使制度能夠更加保障管理的科學性。同時，制度要根據信息化技術的發展進行調整，還要把制度通過有效的監督和管理相結合，使制度能夠落實到實處。

4 結語

學校物業管理的信息化建設是一項需要頂層設計、長遠規劃的系統工作，當前很多學校的物業管理的信息化建設存在著資金投入不足、缺乏足夠的重視、缺乏信息化技術人員、缺乏完善的信息化管理制度等，為了更好地推動學校物業管理的信息化建設，需要更新信息化管理理念，建立信息化管理平臺，改變物業的組織結構，完善信息化管理制度，改進學校物業管理方式，提高員工的信息素養，增強員工的服務意識，促進物業管理水平的提升，從而推動學校的物業管理的進一步發展。