尹府水庫工程技術檔案管理探討

李輝光，侯 真，姜海瑞

（平度市尹府水庫管理中心，山東 平度 266745）

尹府水庫位于平度市東部，大沽河水系小沽河支流豬洞河中下游，控制流域面積178 km2，總庫容 1.445 8 億 m3，興利庫容 0.738 億 m3，是一座集防洪、養殖、灌溉和城市供水于一體的大（2）型水利樞紐。自建庫以來，水庫管理單位一直重視工程技術檔案的管理，堅持“依法治檔”，充分發揮工程技術檔案對水庫運行管理的服務作用，多次被山東省檔案局評為檔案管理“一級管理單位”。

1 工程技術檔案的搜集

工程技術檔案是直接記敘和反映工程建設生產活動的文字、圖表、照片、錄像等材料。主要有水庫工程規劃設計原始資料，包括水庫工程所在河流和地區的水文氣象、地質、地貌以及人口、土地、耕地、經濟、文化等自然條件和社會歷史現狀的基本資料、工程規劃資料、工程技術設計書和設計圖紙等；水庫工程施工及維修加固資料，包括測繪設計施工、基礎處理、質檢記錄、批準文件、竣工驗收資料等；水庫工程觀測及生產運用指標資料，包括歷年降雨、徑流、洪水特征值、水庫庫容、供水量及工程巡查檢測資料等；其他有關資料，包括管理制度、規程預案及各種計劃、考核資料等。

2 技術文件資料的歸檔整理

工程技術檔案是靠工程技術文件材料的積累、歸檔形成的，要及時把工作和生產活動中形成的、已經辦理結束或告一段落的具有保存價值的技術文件資料，收集整理移交給檔案室。凡是在當前和今后具有查考依據作用的技術文件材料，都應劃入歸檔范圍。包括上級機關的指示、決議、通知、通報及單位的請示、決議、防汛總結、電話記錄等文件；工程運行管理中形成的調度運用計劃、運行記錄、年度財務報表、各種觀測匯編資料等；防汛歲修、除險加固計劃、設計計劃、施工記錄和總結材料等。

根據技術文件材料形成過程的特點，歸檔時間一般分為隨時歸檔和定期歸檔兩種。按階段歸檔，如水文觀測資料等；按年度歸檔，如運行管理和調度形成的技術文件材料、水情記載等；一項工程在結束通過鑒定驗收后歸檔；專業性會議，應在會議結束后及時歸檔；設備、儀器、圖紙、說明書等，在購回驗收后歸檔。

歸檔工作由各業務技術人員承擔。工程任務結束后，將需歸檔的文件材料收集齊全、核對正確，向檔案室移交。接收檔案必須履行移交手續，填寫移交單，并簽字蓋章。歸檔技術文件材料，字跡要清楚，簽署應完備；層次分明，符合其形成規律；必須準確反映水庫管理單位的生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實情況和歷史過程。

技術檔案的整理包括系統整理和編目。系統整理是將技術文件材料進行分類，并按規定將所屬文件依次排列使之條理化、系統化。編目即遵循技術檔案形成的規律，保持科技文件材料之間的有機聯系，根據便于保管和利用的原則編制檔案目錄。水庫技術檔案可根據重要文獻、水文、測量及地質、規劃設計、施工及竣工、生產管理等內容來進行分類編目整理。

3 技術檔案的保管

檔案管理人員接收檔案必須認真驗收，辦理交接手續，對接受的技術檔案，應分類編目、登記和進行必要的加工處理，力求做到簡明、方便使用；技術檔案保管要設置專室、專柜、排架方法，要科學和便于查找，辦公與檔案庫房分開，庫房要防火、防盜、防潮、防鼠、防塵、防蟲、防水、防光、防高溫，并具備齊全的消防器材；要定期對檔案進行檢查，防止缺、損、霉、爛、蟲蛀鼠咬等，對破損或載體變質的檔案，要及時進行修補和復制，維護檔案的完整與安全。

對必須進行修改的工程技術檔案，應由原項目負責人或技術負責人提出申請，經技術部門領導批準后及時到檔案部門修改；管好檔案的目的是便于利用，必須建立健全各項檔案管理制度，加強和充實檔案管理機構，不斷提高管理水平。

4 技術檔案的保存期限鑒定

確定檔案資料的保存期限，銷毀失去利用價值的檔案，應進行認真的鑒定。技術檔案的管理期限分為永久、長期、短期三種。凡是在反映工程運行管理活動、總結經驗等方面具有長遠價值的技術檔案，應列為永久保存；凡在較長時間內（15年以上）具有利用價值的技術檔案應列為長期保存；凡短期內有參考價值的技術檔案，列為短期保存；凡是介于兩種保管期現之間的檔案，其保管期限一律從長。

水庫管理中心建立技術檔案的鑒定、銷毀制度。鑒定工作由管理中心領導、專業技術人員和檔案人員參加的鑒定小組組織，依據《檔案保管期限表》對檔案進行鑒定，寫出鑒定報告，注明鑒定意見，由小組負責人簽名，并且注明鑒定日期。對已過保管期限的檔案，檔案管理人員逐步進行詳細審查，提出銷毀意見，對確無保存價值的，造具清冊，由鑒定小組鑒定確認后，經單位分管工程技術檔案的領導審批銷毀。銷毀時應嚴格執行保密規定，指定專人監銷，并在銷毀清冊上簽字。

5 技術檔案的現代化管理

隨著信息技術的發展，加強技術檔案現代化管理工作勢在必行。要努力提高技術檔案的現代化管理水平，使檔案現代化管理工作與單位的辦公現代化管理工作同步發展；要努力實現對新技術檔案數據的計算機管理，并逐步提高利用計算機管理歷史檔案數據的比重，利用新的科學技術手段，爭取實現對所有的技術檔案信息的計算機管理，不斷推動提高水庫工程管理規范化水平。