RPA在酒店企業(yè)財(cái)務(wù)領(lǐng)域中的應(yīng)用

于學(xué)龍

[摘 要]大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)的應(yīng)用已將酒店業(yè)帶入信息化時(shí)代。酒店業(yè)的商業(yè)模式轉(zhuǎn)變及競(jìng)爭(zhēng)的加劇要求酒店財(cái)務(wù)工作由傳統(tǒng)的工作方式向信息化、自動(dòng)化轉(zhuǎn)型。文章分析了現(xiàn)階段酒店財(cái)務(wù)工作的現(xiàn)狀，針對(duì)酒店財(cái)務(wù)工作領(lǐng)域信息化較低的情況提出通過(guò)引入RPA在會(huì)計(jì)核算、資金管理、稅務(wù)管理、預(yù)算管理領(lǐng)域進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化改造從而提高財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)效率、降低人工成本、加深業(yè)財(cái)整合，更好地為企業(yè)決策提供財(cái)務(wù)支持。文章對(duì)酒店企業(yè)在保存現(xiàn)有信息系統(tǒng)的情況下提高企業(yè)的信息化水平具有參考意義。

[關(guān)鍵詞]酒店企業(yè);流程自動(dòng)化;財(cái)務(wù);RPA

1 概述

1.1 酒店企業(yè)財(cái)務(wù)工作現(xiàn)狀

現(xiàn)階段由于酒店行業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)尚沒(méi)有一套完整的商業(yè)化ERP系統(tǒng)能夠有效地將酒店業(yè)務(wù)功能與財(cái)務(wù)管理功能結(jié)合在一起，除酒店自行開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)之外，大部分企業(yè)采用專(zhuān)業(yè)的酒店管理系統(tǒng)配合財(cái)務(wù)管理軟件及系統(tǒng)外的手工管理表格模板進(jìn)行管理操作。酒店企業(yè)財(cái)務(wù)人員處理會(huì)計(jì)核算、資金管理、稅務(wù)管理、預(yù)算管理的工作占據(jù)了其工作時(shí)間的絕大部分，而用于決策支持與規(guī)劃未來(lái)的工作時(shí)間則少之又少。運(yùn)用信息技術(shù)提高會(huì)計(jì)核算、資金管理、稅務(wù)管理、預(yù)算管理的運(yùn)作效率，降低財(cái)務(wù)交易處理成本，增強(qiáng)決策支持、規(guī)劃未來(lái)功能，促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)向信息化、自動(dòng)化轉(zhuǎn)型迫在眉睫。

1.2 酒店企業(yè)財(cái)務(wù)工作中存在的問(wèn)題

1.2.1 財(cái)務(wù)核算自動(dòng)化程度低

首先，大量業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)需要人工審核。酒店業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)鑒于內(nèi)控及財(cái)務(wù)核算準(zhǔn)確性要求，必須對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，如房?jī)r(jià)審核、收款方式審核、發(fā)票開(kāi)具等項(xiàng)目的審核。現(xiàn)階段酒店一般安排審核崗位來(lái)手工完成。該業(yè)務(wù)每天發(fā)生技術(shù)含量低，崗位工資少，人員流動(dòng)頻繁，且無(wú)法保證審核后的準(zhǔn)確性。其次，財(cái)務(wù)核算需要大量的手工操作。總賬系統(tǒng)中的酒店?duì)I業(yè)收入憑證、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的付款憑證、收款憑證的制作均需要以手工方式錄入，消耗財(cái)務(wù)人員大量的時(shí)間和精力。最后，酒店信息系統(tǒng)的集成度不高，各系統(tǒng)之間的通信無(wú)法自動(dòng)完成。如酒店員工用餐成本在各部門(mén)之間進(jìn)行分?jǐn)傂枰獙T工用餐系統(tǒng)中各部門(mén)的用餐數(shù)據(jù)導(dǎo)出，同時(shí)將供應(yīng)鏈系統(tǒng)中員工餐廳的成本數(shù)據(jù)導(dǎo)出，再進(jìn)行計(jì)算分?jǐn)偤笫止ぶ谱鲿?huì)計(jì)憑證錄入總賬系統(tǒng)。

1.2.2 預(yù)算編制不合理，預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中的監(jiān)控不及時(shí)

在酒店信息系統(tǒng)集成度不高的情況下，無(wú)法把驅(qū)動(dòng)酒店?duì)I業(yè)收入及各項(xiàng)變動(dòng)成本的動(dòng)因數(shù)據(jù)以手工的方式記錄、分析、建模并以此為依據(jù)編制預(yù)算。經(jīng)常是以上年的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的科目數(shù)據(jù)分類(lèi)匯總后參照營(yíng)業(yè)收入的比例進(jìn)行預(yù)測(cè)并以此為基礎(chǔ)進(jìn)行預(yù)算編制，造成預(yù)算編制本身不合理。在自動(dòng)化程度較低的情況下，預(yù)算指標(biāo)實(shí)際執(zhí)行情況無(wú)法及時(shí)反映，信息相對(duì)滯后，對(duì)預(yù)算控制不利。

1.2.3 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算沒(méi)有與酒店業(yè)務(wù)充分融合，財(cái)務(wù)分析不深入

酒店財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算僅以客戶(hù)、供應(yīng)商、部門(mén)三個(gè)維度展開(kāi)，未深入到酒店業(yè)務(wù)層次，財(cái)務(wù)分析籠統(tǒng)，無(wú)法對(duì)酒店業(yè)務(wù)提出深入的指導(dǎo)性意見(jiàn)。如酒店的交際應(yīng)酬費(fèi)用，在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算體系下，只對(duì)該費(fèi)用進(jìn)行部門(mén)核算，未能按招待對(duì)象進(jìn)行費(fèi)用歸集，其發(fā)生的金額是否為酒店帶來(lái)營(yíng)業(yè)收入的增長(zhǎng)或?yàn)榫频陰?lái)其他經(jīng)濟(jì)利益的流入無(wú)法確定，無(wú)法對(duì)未來(lái)的經(jīng)營(yíng)中是否應(yīng)增加或減少針對(duì)該對(duì)象的交際應(yīng)酬費(fèi)提出合理化建議。

2 領(lǐng)域應(yīng)用

2.1 RPA的概念

流程自動(dòng)化技術(shù)（Robotic Process Automation，RPA）是基于計(jì)算機(jī)編碼以及基于規(guī)則的程序，通過(guò)執(zhí)行重復(fù)的基于規(guī)則的任務(wù)來(lái)將手工活動(dòng)進(jìn)行自動(dòng)化的一種技術(shù)。RPA具有7×24小時(shí)不間斷工作、基于明確規(guī)則、模擬用戶(hù)與電腦交互、不破壞現(xiàn)有信息系統(tǒng)的特點(diǎn)，可以針對(duì)業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)短平快的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用;侵入性低，只需要將企業(yè)內(nèi)外部不同的系統(tǒng)連接起來(lái)，就能實(shí)現(xiàn)交互的目的，因此開(kāi)發(fā)成本比較低，是企業(yè)信息化轉(zhuǎn)型的首選。

2.2 RPA在酒店企業(yè)財(cái)務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用

酒店企業(yè)財(cái)務(wù)利用RPA對(duì)數(shù)據(jù)的收集、整理、傳輸、保存、輸入、報(bào)告等功能實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)核算、資金管理、稅務(wù)管理、預(yù)算管理的流程自動(dòng)化改造，并將其進(jìn)行有效的連接，形成一套集核算、管理、控制、決策功能的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)。

2.2.1 RPA在會(huì)計(jì)核算領(lǐng)域的應(yīng)用

其一，PRA在會(huì)計(jì)審核工作中的自動(dòng)化應(yīng)用。運(yùn)用RPA對(duì)數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集、整理功能自動(dòng)登錄酒店P(guān)MS業(yè)務(wù)系統(tǒng)、對(duì)賬平臺(tái)或打開(kāi)數(shù)據(jù)文件進(jìn)行數(shù)據(jù)收集、下載，將數(shù)據(jù)按規(guī)則整理成固定格式的模板，將模板文件與規(guī)則設(shè)定文件比較，自動(dòng)生成差異報(bào)告文件發(fā)送給操作人員確認(rèn)并修改，將正確的文件以模板的形式傳遞給下一個(gè)自動(dòng)化流程。其二，RPA在憑證編制過(guò)程中的自動(dòng)化應(yīng)用。利用RPA技術(shù)將會(huì)計(jì)核算的起點(diǎn)由會(huì)計(jì)憑證推向業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)收集并整理為憑證模板的格式，利用財(cái)務(wù)軟件提供的憑證接口導(dǎo)入到總賬系統(tǒng)中。其三，RPA在采購(gòu)付款過(guò)程的自動(dòng)化應(yīng)用。利用RPA模擬人工操作實(shí)現(xiàn)采購(gòu)付款的自動(dòng)化操作，將經(jīng)過(guò)審核的采購(gòu)請(qǐng)款單掃描成電子文檔，通過(guò)OCR識(shí)別請(qǐng)款單信息，自動(dòng)錄入到ERP系統(tǒng)并將請(qǐng)款單信息與ERP系統(tǒng)中的采購(gòu)訂單、入庫(kù)信息、發(fā)票信息進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)后輸入付款信息并生成應(yīng)付賬款憑證、自動(dòng)提交付款申請(qǐng)，經(jīng)審批后根據(jù)付款指令生成付款模板文件自動(dòng)導(dǎo)入網(wǎng)銀系統(tǒng)，經(jīng)審批后付款并自動(dòng)生成付款憑證模板導(dǎo)入總賬系統(tǒng)。其四，RPA在費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中的自動(dòng)化應(yīng)用。RPA模擬人工與OA平臺(tái)相結(jié)合實(shí)現(xiàn)采購(gòu)報(bào)銷(xiāo)的流程自動(dòng)化。員工收集、掃描報(bào)銷(xiāo)單據(jù)，由RPA程序調(diào)用OCR自動(dòng)識(shí)別單據(jù)信息，員工登錄OA平臺(tái)勾選信息提交報(bào)賬申請(qǐng)，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)送至財(cái)務(wù)審核，RPA程序自動(dòng)對(duì)發(fā)票真?zhèn)巍⒅貜?fù)報(bào)銷(xiāo)、報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算控制進(jìn)行審核，審核后自動(dòng)提交付款審批，審批后自動(dòng)付款并生成付款憑證。其五，RPA在業(yè)財(cái)融合領(lǐng)域中的應(yīng)用。利用RPA自動(dòng)取數(shù)等功能將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)并存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，在財(cái)務(wù)分析過(guò)程中進(jìn)行調(diào)用并開(kāi)展多維度分析。

2.2.2 RPA在資金管理領(lǐng)域的應(yīng)用

其一，RPA在銀企對(duì)賬流程中的自動(dòng)化應(yīng)用。利用RPA模擬人工登錄網(wǎng)銀系統(tǒng)下載對(duì)賬單及賬務(wù)明細(xì)，執(zhí)行對(duì)賬操作并生成余額調(diào)節(jié)表，自動(dòng)按賬戶(hù)進(jìn)行循環(huán)完成所有賬戶(hù)的對(duì)賬工作。其二，RPA自動(dòng)生成資金報(bào)表。在實(shí)施了收款、付款憑證自動(dòng)化的過(guò)程中已歸集了相關(guān)的收、付款業(yè)務(wù)類(lèi)別、期間、客戶(hù)、供應(yīng)商、交易金額等信息，利用以上信息RPA可以自動(dòng)生成已定義好的資金報(bào)表。

2.2.3 RPA在稅務(wù)管理領(lǐng)域的應(yīng)用

RPA在稅務(wù)管理領(lǐng)域的應(yīng)用主要體現(xiàn)在納稅申報(bào)、增值稅發(fā)票查驗(yàn)及認(rèn)證兩個(gè)方面。納稅申報(bào)自動(dòng)化應(yīng)用需要在納稅申報(bào)前在總賬報(bào)表系統(tǒng)中設(shè)置好相對(duì)應(yīng)的申報(bào)表數(shù)據(jù)源，利用RPA在規(guī)定的日期執(zhí)行登錄總賬系統(tǒng)獲取數(shù)據(jù)并生成申報(bào)表自動(dòng)發(fā)送給財(cái)務(wù)人員審核，經(jīng)過(guò)審核后自動(dòng)登錄稅務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)入并提交申報(bào)數(shù)據(jù)、下載申報(bào)回執(zhí)并進(jìn)行相關(guān)的憑證處理。增值稅發(fā)票查驗(yàn)及認(rèn)證需要對(duì)已取得的發(fā)票進(jìn)行掃描，通過(guò)RPA調(diào)用OCR控件識(shí)別發(fā)票信息，登錄發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)，輸入發(fā)票信息查驗(yàn)發(fā)票并返回查驗(yàn)結(jié)果，再登錄發(fā)票勾選確認(rèn)平臺(tái)下載可認(rèn)證清單、匹配發(fā)票并勾選，批量上傳勾選清單進(jìn)行認(rèn)證同時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證處理。

2.2.4 RPA在預(yù)算管理領(lǐng)域中的應(yīng)用

預(yù)算管理在酒店企業(yè)很大程度依賴(lài)人為判斷，但RPA仍然可以在預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行情況監(jiān)督及預(yù)算報(bào)告中發(fā)揮自動(dòng)化的作用。預(yù)算管理人員設(shè)置預(yù)算模型，通過(guò)RPA自動(dòng)從業(yè)務(wù)系統(tǒng)及數(shù)據(jù)文件中取數(shù)，自動(dòng)編制并分解預(yù)算，監(jiān)測(cè)并審計(jì)預(yù)算占用和執(zhí)行情況，自動(dòng)創(chuàng)建預(yù)算報(bào)告發(fā)送給相應(yīng)的管理人員。在數(shù)據(jù)建模過(guò)程中利用RPA自動(dòng)取數(shù)的功能將預(yù)算控制的關(guān)鍵動(dòng)因存儲(chǔ)在預(yù)算數(shù)據(jù)庫(kù)中，預(yù)算編制過(guò)程中可快速實(shí)現(xiàn)不同管理要求不同版本的預(yù)算供管理者進(jìn)行決策;在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中監(jiān)測(cè)關(guān)鍵動(dòng)因的變化情況，在預(yù)算執(zhí)行發(fā)生偏差時(shí)可迅速找到偏差原因，及時(shí)調(diào)整管理行為以確保預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3 建議

基于RPA在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的多場(chǎng)景應(yīng)用，企業(yè)運(yùn)用RPA時(shí)應(yīng)注意以下三個(gè)方面。

3.1 選擇合適的業(yè)務(wù)流程實(shí)施RPA

酒店企業(yè)實(shí)施RPA可根據(jù)自身的業(yè)務(wù)規(guī)模和特點(diǎn)選擇合適的業(yè)務(wù)流程實(shí)施，首先該流程應(yīng)具有明確的判斷規(guī)則，其次該流程應(yīng)是企業(yè)頻繁、大量發(fā)生的業(yè)務(wù)，最后與RPA相配合的應(yīng)用系統(tǒng)必須穩(wěn)定運(yùn)行。機(jī)器人流程自動(dòng)化并不是說(shuō)沒(méi)有人工的參與，其自動(dòng)化的含義是指本流程的自動(dòng)化，而與之配合的其他流程可以是人工操作，也可以是其他管理系統(tǒng)。所有流程中自動(dòng)化流程越多，財(cái)務(wù)系統(tǒng)的運(yùn)行效率就越高，對(duì)決策的支持就越強(qiáng)。

3.2 實(shí)施RPA的成本控制

PRA的實(shí)施成本主要取決于業(yè)務(wù)流程復(fù)雜程度、機(jī)器人的部署數(shù)量。業(yè)務(wù)流程中用到OCR、大數(shù)據(jù)、NLP等技術(shù)越多，則PRA所能實(shí)現(xiàn)的功能越強(qiáng)，成本也就越高。數(shù)據(jù)檢索與記錄、影像識(shí)別與處理、平臺(tái)文件的上傳與下載等基本功能成本相對(duì)較低，企業(yè)可根據(jù)自身的需求進(jìn)行選擇。數(shù)據(jù)處理建議使用微軟的Visual Basic Application（以下簡(jiǎn)稱(chēng)VBA）在Excel辦公軟件中進(jìn)行，其開(kāi)發(fā)成本遠(yuǎn)低于RPA的模塊開(kāi)發(fā)成本且后期易與數(shù)據(jù)透視表、動(dòng)態(tài)圖表制成商業(yè)智能儀表盤(pán)利于財(cái)務(wù)分析。

3.3 注意培養(yǎng)財(cái)務(wù)人員對(duì)RPA技術(shù)的學(xué)習(xí)

RPA編程易于學(xué)習(xí)，通過(guò)拖拽控件的方式實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化業(yè)務(wù)流程。主流的RPA平臺(tái)均提供了類(lèi)似于流程圖設(shè)計(jì)器的圖形界面，在這個(gè)界面中，使用代表流程步驟的圖標(biāo)來(lái)創(chuàng)建業(yè)務(wù)流程定義。財(cái)務(wù)人員學(xué)習(xí)RPA的流程編寫(xiě)，不斷增加自動(dòng)化流程，將使財(cái)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)化的程度越來(lái)越高。在業(yè)務(wù)流程發(fā)生改變時(shí)，財(cái)務(wù)人員可對(duì)機(jī)器人流程做出相應(yīng)的調(diào)整，為整合后的系統(tǒng)增加靈活的擴(kuò)展功能。

4 結(jié)論

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，酒店行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，酒店企業(yè)面臨更加復(fù)雜的經(jīng)營(yíng)環(huán)境，要求酒店財(cái)務(wù)降低交易處理成本，提供深入價(jià)值鏈的經(jīng)營(yíng)支持和決策支持，向數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型。RPA技術(shù)的實(shí)施能有效地提高企業(yè)的財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)效率，降低財(cái)務(wù)部門(mén)的人工成本，促進(jìn)財(cái)務(wù)人員由核算型向管理型轉(zhuǎn)變，為酒店信息化轉(zhuǎn)型提供了一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)和成本可控、收益可觀(guān)的解決方案。酒店企業(yè)應(yīng)充分利用其優(yōu)點(diǎn)緊跟科技發(fā)展的腳步，運(yùn)用信息技術(shù)、自動(dòng)化技術(shù)提高勞動(dòng)生產(chǎn)率，挖掘財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的價(jià)值，提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。

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