檔案數字化管理工作初探

王翠雪

（山東省交通科學研究院,山東 濟南 250031）

1 檔案數字化管理的意義

檔案數字化管理是隨著計算機網絡技術、掃描技術、多媒體技術等產生的一種新型檔案信息形態，直接將紙質載體檔案轉化成為電子檔案形式。檔案數字化主要是以紙質檔案資料為主要的物質對象，利用數據庫技術、高速掃描技術等多種手段，將傳統的紙質檔案信息組織成數字檔案信息數據庫，實現數字化的存儲，能夠有效達到對檔案信息的利用和共享，充分打破傳統檔案管理方面存在的局限性，實現對檔案信息資源的合理配置和科學管理，進一步完善檔案現代化管理的模式，最大限度實現檔案信息資源的價值。

2 檔案數字化管理的優越性

檔案實現數字化的管理代替了紙質為載體的檔案信息，檢索快捷高效、容易實時同步備份、存儲空間小,維護方便、安全，有效提升檔案管理質量和效率。

2.1 檔案數字化節約信息存儲空間

傳統的紙質檔案管理方式占用了很多的存儲空間，在存儲方面的難度也逐漸增大。通過將數字化的管理技術應用到檔案管理中，能夠實現檔案信息的機讀模式，改變了傳統的存儲方式，節約資料占地空間，避免反復印制造成的紙張浪費，節約經濟成本。

2.2 檔案數字化提高管理效率

采用傳統紙質化的檔案管理方式，檔案管理人員花費更多的時間進行查詢和登記，在查閱檔案時，查閱人員需要現場查找，浪費了大量的時間和精力。數字化的檔案管理方式，通過計算機和網絡直接進行查詢，簡便快捷，有效提高了工作效率，也能夠實現對檔案的高度利用。數字化的檔案管理方式能夠讓檔案管理人員和相關應用人員有效提升信息錄入和獲取效率。

2.3 檔案數字化提高檔案的有效存儲

紙質檔案的管理模式隨著時間的推移，紙張發黃，字跡褪色，而且查閱人員經常翻閱，會導致文件的損壞。在進行數字化管理之后，采用電子化管理方式替代紙質管理，避免對檔案文件和資料造成損壞。

3 檔案數字化管理建議

3.1 加強檔案數字化管理制度建設

建立檔案數字化管理方面的相關制度，總結檔案數字化管理方面的特點和規律，同時結合自身發展的實際情況，借鑒一些先進的經驗，建立一套完善的制度體系，確保數字化檔案管理的完整性和真實性，有效實現對檔案信息的利用和共享。

3.2 加大對檔案數字化管理設施的投入

檔案數字化管理需要配備基本的硬件設施和軟件設施，同時還需要配備相關的檔案存儲場所，實現對檔案信息的電子化管理，確保檔案管理的質量。

3.3 建立防范措施，確保檔案信息的安全

檔案信息的安全性十分重要，信息數字化系統的安全性主要體現在防止外來的侵襲攻擊、系統運行安全等。在進行檔案信息管理方面，首先保證網絡硬件設備和軟件設備的安全穩定運行，做好對檔案流轉的全程監控，防止發生數據信息丟失和破壞的現象，采用防火墻技術和加密技術實現對檔案信息的保存。

3.4 提高檔案管理人員技能素質

電子檔案管理方法和紙質檔案管理方法存在很大差異，這對電子檔案管理人員提出更高的要求。通過提高檔案管理人員的素質，實現對數字化檔案的有效管理。采用數字化存儲方式，對閱讀檔案的人員權限進行劃分，針對不同類型的檔案管理，采用不同級別的保密方式，管理人員授權對檔案進行規范化管理。可以通過對檔案文件加密和網絡監控等的方式確保檔案管理的安全性，如果發現檔案出現問題，需要及時查明原因。同時需要引進一些計算機專業方面的人才，對相關的檔案管理人員進行培訓，提高檔案管理人員的個人素質和計算機技能，為檔案管理工作奠定良好的基礎，實現檔案信息化的有效建設。

4 結語

信息技術的不斷發展給數字化檔案管理工作帶來機遇和挑戰，檔案數字化管理已經成為一種常態，需要檔案管理者不斷創新檔案管理方法，提高對檔案管理利用的效率和水平，為經濟和社會發展提供優質服務。