高職院國有資產購置工作研究報告

■ 金雨桐（江蘇食品藥品職業技術學院）

行政事業單位的管理方式通常以手續繁雜、審批程序復雜為特點，本文以資產購置工作為研究對象，用管理學方法研究實際工作問題，希望能找到一條高效行政采購之路。

一、現有采購程序

（一）資產購置管理結構

學校層面：審批購置項目。

資產職能管理部門：匯總購置申請、制定計劃并提交、執行已審批項目。使用層面：發起購置申請。

（二）資產購置過程

1.資產購置申請。各單位應在每年年底前根據本單位事業發展規劃、相關資產配置定額及固定資產存量、使用狀況、安裝條件及運行環境等情況，向相關職能部門提出下一年度的“固定資產購置申請”，其中單價(單臺、單件、單套)在10萬元以上（含10萬元）的固定資產應同時提交可行性論證報告。固定資產購置部門提出書面購置申請，說明購置理由、固定資產名稱、型號規格、技術指標、數量、價格、放置地點和動力要求、運行費用、使用安排、效益分析和保管措施等。因特殊原因（擴招學生、職能變化或新成立單位等），年初未列入財務預算的事項，但確因工作急需必須購置的固定資產，必須按照財務預算追加程序，申請批準后實施。資產處、后勤處、圖文信息中心等相關職能部門應組織專家對各單位提交的“固定資產購置申請”進行審核，并報學院審批。根據學院的審批意見，資產處負責編制教學儀器設備和一般設備等固定資產年度購置計劃，后勤處負責編制基建項目和家具用具等固定資產年度購置計劃，圖文信息中心負責編制圖書資料等固定資產年度購置計劃。2.固定資產的購置。資產處負責教學儀器設備和一般設備等固定資產年度購置計劃的實施，后勤處負責基建項目和家具用具等固定資產年度購置計劃的實施，圖文信息中心負責圖書資料等固定資產年度購置計劃的實施。各單位購置固定資產時，應根據“固定資產年度購置計劃”，向資產處、后勤處提交“固定資產申購申請報告”，并錄入資產管理系統。職能部門根據學院年度預算情況及領導批復嚴格進行審核，審核通過后，進入采購程序，具體采購按照學院招投標管理辦法的規定執行。3.固定資產的驗收。學院新購置的單價在10萬元以上（含10萬元）或者批量價值在20萬元以上（含20萬元）的固定資產，由資產使用單位試運行一個月，設備運行正常后，向資產處或相關部門提交“固定資產驗收申請表”。驗收申請表應由使用單位負責人簽字并加蓋公章。資產處和相關職能部門根據驗收申請，組織技術人員、專家及有關部門進行驗收，驗收合格后由相關職能部門辦理付款等手續。學院新購置的單價在10萬元以下或者批量價值在20萬元以下的固定資產，一般由資產使用單位組織驗收（三人以上），并接受資產處等相關職能部門的監督與檢查。

二、執行現狀

（一）采購項目平均工作量

設備購置計劃于前一年度年底開始進行，使用部門提交后，需要1-2輪項目論證會議。審批協調約歷時1個月。進入采購程序后需要2-3輪采購會議，歷時2-4個星期。合同繕制需要1個星期。平均一個項目歷時2個月，開會5次。設備購置項目從執行到完成需要十個步驟，提交5-6份簽字蓋章的紙質材料。共簽字24次。其中，院領導批復2次，中層干部批復5次，職能部門領導批復11次，其他經手人簽字6次。涉及67人次，消耗46工時。如表2 工作量估算：

表1 采購工作量

圖2 機電工程系車床設備采購項目

（二）數控車間設備采購項目工作量統計

以2013年機電系數控車間設備采購項目為例。從立項開始，于2012年5月18日至5月28日期間發布招標公告，同時提交了紙質申購申請報告。5月29日得到院領導批復，5月30日召開了資格預審會議，參加人包括資產處、紀委、審計和機電系老師共8人。6月11日發出招標文件，確定開標時間為6月15日。招標結果為流標。6月21日資產處召開項目協調會，建議采購方式轉為集體采購。6月26日向黨政辦公會提出書面申請，6月27日審議通過。8月20日成立集體采購小組并報院領導審批。采購小組成員共6人，組成成員為院領導1人、職能部門領導1人辦事員1人、使用部門領導1人、老師2人。采購小組于8月27日提交采購報告，9月7日收到所有經銷商報價。9月15日簽訂合同，12月21日全部兩批車床驗收完成。

此項目的工作量為涉及118人次，耗時凈工時77.2小時，歷時半年。如圖2機電工程系車床設備采購項目所示。

（三）2020年總項目工作量預計

我院2020年有64個采購項目，采購總額達1900萬元，根據平均數據，預計需要開會300次、提交300-360份材料、相關人員簽字1440次，需要凈工時2944小時。全部項目均由資產處牽頭完成，則意味著，資產處3個人在分管院長的帶領下，需要動員7552人次，全天候24小時不眠不休工作123天才能完成采購任務。實際情況是，由于涉及人員多，部門多，很多環節不能及時按照估計時間完成，耗時只有增加沒有減少。平均完成時間2～3個星期。

（四）資產處項目工作量分布

1.資產處組織分工

由分管院長進行審批、項目決策；處長開會、簽字、項目制定、項目協調、采購負責；科長進行會議記錄、采購經辦、項目執行、材料撰寫；科員具體承辦項目、與乙方溝通、電話、材料撰寫、材料整理、材料統計、聯絡傳達。

2.任務量分解

表2 任務量分解

三、分析結論

從上面分析可以看出，執行采購項目的凈工作量是3000小時，任務分解后的工作量上升到4500小時。如果繼續執行原有采購管理，2020年采購工作將花掉三分之一以上的有效工作量，即1500工時撰寫各類材料；花掉將近四分之一的工作量即1125工時口頭聯絡傳達指令；十分之一的工作量即450工時開會和簽字；不到三分之一的工作量采購及溝通采購事項。資產處標準的工作日將是：三個人花2.6小時寫材料，辦事員花2小時通知各部門開會，催收各部門材料，用將近一個小時時間奔波往返于領導辦公室簽字，科長陪同處長參加1個小時采購會議并進行會議記錄，之后兩人花2.6小時出去采購或同使用方溝通采購事宜。

四、結語

誠然目前國資處并不是一個一個項目單獨開展，而是進行了合理的統籌安排，但以上數據反映出的程序上的問題依然可見一斑，筆者將會在今后的工作中，進一步通過研究企業管理模式，摸索出適合國資處工作的科學化程序。