對做好干部人事檔案信息電子化管理的幾點認識

◎常淑玲

（內蒙古自治區水利規劃設計研究院 內蒙古 呼和浩特 010020）

近年來，我國對互聯網信息技術越發重視，電子化技術的應用越發廣泛，對水利水電設計規劃領域產生了深刻影響。提高檔案管理信息化水平，對干部人事檔案的規范化開展具有重要推動作用。我們面對新的發展形勢，應充分用好電子化技術手段，提升干部人事檔案管理水平，促進水利水電行業的深層次發展。

一、干部人事檔案信息電子化管理重要性分析

（一）有助于干部人事檔案管理的規范化

在新一輪基礎設施發展高潮的推動下，各地相繼建設了各種類型的水利水電基礎設施，極大帶動了水利水電設計規劃行業的發展，干部人事檔案的數量也顯著增多。通過對干部人事檔案信息的電子化建設，可以將干部檔案信息數字化、模塊化，有助于對干部檔案信息進行全面掌握。例如在干部調整之前，可以在電子化平臺上全面、快速查閱干部的整體成長情況，提高選人用人的成效性；對于所選干部，可以將其成長、教育培訓等情況及時錄入到電子化平臺當中，實現了對干部的動態化管理。

另外，通過網絡及信息化技術實現檔案材料的電子化管理，還可以避免檔案磨損、丟失、惡意修改、信息泄密等問題，加強對檔案的保護，實現檔案無損管理，確保檔案材料完整、安全，為領導和檔案工作人員提供快速、準確查閱干部資料的途徑，提升單位干部檔案管理的工作效率和管理水平。

（二）有助于干部選任工作的高效開展

干部選任，是一個非常嚴肅、復雜的系統工程，需要從宏觀角度與微觀層面對干部進行全面把握。以往的紙質檔案材料在實際查閱上費時費力，還容易出現各種問題。電子化管理可以對待選干部的檔案信息進行全面、快速地比較，有助于全面詳細把握所有干部的基本情況[1]。同時，干部檔案信息的電子化管理還可以借助相關信息化平臺，及時對外公布公開，主動接受社會群眾監督，提高選人用人的透明性，有利于新形勢下干部選任工作的高效開展。

（三）有助于高素質干部隊伍建設的推進

由于干部檔案紙質材料的有限性、反映內容的局限性，不利于選拔考核干部、不利于高素質干部隊伍建設。通過對干部檔案的電子化，方便了組織部門對干部的全方位、動態化管理，有助于組織部門詳細了解干部的不同成長階段，暢通干部選拔任用渠道，對于新時期干部的選賢任能具有重要保障作用。

二、干部人事檔案信息電子化管理的問題分析

干部人事檔案工作，是水利水電行業的重要組成部分。但從調查來看，很多部門的干部檔案還是以紙質檔案材料為主，信息電子化的力度明顯不夠；存在電子化人才缺失、檔案信息電子化投入不夠等問題。這些都在一定程度上限制了干部人事檔案信息電子化管理的步伐。

（一）電子化設施的完善度不夠

通過調查來看，很多檔案管理部門在干部檔案管理上缺少足夠的電子化硬件與軟件設備支持。一些水利水電設計部門對干部檔案的電子化投入明顯不夠，很多應用于檔案管理的計算機設施較為滯后、通用性明顯不夠，與后續引進的先進掃描儀等不能實現功能上的有效銜接，形成設備資源的浪費。檔案電子化管理缺少系統全面的檔案系統軟件，對于檔案的系統性管理不足。

（二）標準化管理明顯不足

檔案管理工作的特殊性，決定了規范化的重要性。但由于很多部門檔案管理水平不高，檔案管理較為隨意，缺少規范統一的標準，這也限制了檔案系統軟件的整體移植[2]。同時，也限制了檔案資源的充分利用，使跨行業、跨地域查詢與操作具有一定的難度，不利于干部檔案信息價值作用的體現。

（三）干部人事檔案的功能性不強

干部人事檔案是對相關人員的全面記錄，涵蓋了基本的工作履歷、工作態度、工作能力、職業修為、綜合素養等，這決定了干部人事檔案的完整性與真實性。但是目前很多單位干部人事檔案還是以傳統簡歷、學籍等表單形式存在，不利于干部人事檔案信息電子化管理的開展。

（四）檔案管理人員的專業水平有待提高

受到傳統理念的影響，很多部門實際從事檔案管理工作的員工的專業素質有待提高；檔案管理人員對檔案管理的認識較為狹隘，缺少檔案管理的主動性、創造性；同時，當前實際負責檔案管理的人員年齡偏大，有40%左右的人員年齡超過了45歲。這些因素的存在，都不利于干部檔案信息電子化管理的開展。

三、強化檔案信息電子化管理的基本策略

（一）加快軟硬件基礎設施建設

首先，增強對干部人事檔案電子化管理重要性的認識，加大對電子化軟硬件設備購置的投入力度，對老舊軟硬件設備進行更換；其次，結合實際需要加大對先進計算機、掃描儀等的配置力度；再次，加大對專門型、系統型檔案管理系統開發，確保檔案管理系統能夠將文件檢索與檔案管理很好地結合起來，以滿足檔案部門不同層面的需求[3]。

（二）增強干部人事檔案的規范化水平

干部人事檔案管理應充分體現規范化與標準化的基本要求，具體表現在應制定規范的檔案數字化操作與管理規程，滿足不同類型信息快速高效輸入的實際需要。在此基礎上形成的檔案信息數據在實際查詢時才能統一，才能提高干部檔案信息網絡化服務水平。

（三）通過云計算對干部人事檔案進行管理

通過云計算技術，將干部人事檔案管理計算機進行有效連接，按照標準要求建立一個統一的入口，將所有的服務性功能集中到云端，以此來滿足不同層面更加豐富的應用需要[4]。同時，要注重內容形式的創新，更好地體現出干部人事檔案管理的動態性要求。

（四）加快高素質檔案管理人才隊伍建設

一方面，不斷吸收年輕力量充實到檔案管理隊伍中，改變當前檔案管理人員年齡偏大的實際情況；另一方面，定期組織各種形式的電子化管理教育培訓，熟悉各種檔案管理軟硬件技術，這對于各種新型檔案管理技術設備的應用具有重要意義。