計算機辦公自動化的發(fā)展及創(chuàng)新研究

楊 軍

（淮陰工學院，江蘇 淮安 223003）

0 引言

計算機辦公自動化指的是將日益發(fā)展成熟的計算機技術應用于辦公領域，從而使得以往的雜多繁亂的辦公工作更加條理化，提高工作效率，不斷滿足現代化社會發(fā)展下對于辦公工作的快節(jié)奏需要。在科技不斷發(fā)展，信息化逐漸應用于社會的方方面面的情況之下，計算機辦公自動化自然也是一種不能抵擋的發(fā)展大潮流，對于快速地提高辦公效率而言，具有以往辦公形式不能具有的強大優(yōu)勢。因此需要對它的應用、發(fā)展以及創(chuàng)新作出進一步探索研究，以求能夠不斷促進其更好更快速地更新發(fā)展以及應用，不斷造福于辦公領域。

1 計算機辦公自動化概述

計算機辦公自動化是計算機技術在辦公領域的應用形式，各行業(yè)領域辦公中針對行政管理、人力資源管理等辦公工作特點設計開發(fā)計算機軟件系統(tǒng)，計算機辦公自動化核心內涵是通過計算機技術應用提高辦公效率，降低人力成本，通過自動化辦公系統(tǒng)對企事業(yè)單位辦公活動規(guī)范，針對不同企事業(yè)單位辦公需求，需改進辦公系統(tǒng)，計算機辦公自動化系統(tǒng)的應用存在差異性。

當前辦公業(yè)務開展中計算機辦公自動化應用廣泛，由于計算機辦公表現顯著優(yōu)勢，計算機辦公自動化應用可在內部使用通信平臺實現信息交流。計算機辦公自動化應用使辦公業(yè)務流程自動化，體現為實現協同工作，對辦公流程更好的監(jiān)控，方便對公文處理，有效提升辦公效率。通過信息發(fā)布平臺構建，實現文檔管理自動化。計算機辦公自動化實現信息集成，有利于促進實現分布式辦公。分布式辦公可以使辦公更具有保障，其中部分環(huán)節(jié)出現問題不會影響其他方面，保障辦公業(yè)務更好的開展。

為實現計算機辦公自動化，應保證滿足一定條件。需要具備專業(yè)技術人員，計算機辦公自動化中要求專業(yè)技術人員熟練掌握計算機自動化技術，對辦公自動化實現提供建議。辦公操作人員要具備較強的業(yè)務能力，及良好的心理素質與豐富實踐經驗，有利于辦公自動化的開展。計算機辦公自動化實現對領導干部有一定要求，要求領導干部發(fā)揮自身作用提升管理水平，為計算機辦公自動化實現提供更高的環(huán)境支持。

2 計算機辦公自動化的發(fā)展現狀

2.1 實現了對辦公文檔的集中有效管理

計算機辦公自動化首先能夠實現對于辦公文檔的集中高效管理，同時也是計算機辦公自動化的基本功能之一。利用計算機技術，辦公領域能夠高速便捷地實現對文檔的集中存儲與管理，即使文檔數量非常的龐大，也能輕易實現，是以往的辦公工作中難以想象的，同時對于減輕人力檔案管理的工作量具有無法替代的作用。計算機辦公自動化不僅僅能夠實現對于繁多資料的快速安全存儲，有效避免了紙質文檔損壞引起的缺失與數據不全，更重要地是它能夠分門別類地進行管理，便于以后在需要的時候能夠快速地進行提取，大大提高了工作效率。同時能夠對一些簡單的數據資料進行分析，因此對管理人員的分析決策也能夠提供一些數據支持與建議作用。

2.2 促進了企業(yè)內部的信息交流與共享

如今在企業(yè)各項工作的開展過程中，實現信息的共享，合作交流共同發(fā)展是一個大趨勢，以往單打獨斗的形式越來越越難以適應當今社會的發(fā)展變化。計算機辦公自動化對于促進企業(yè)內部信息的交流互動具有重要的作用，通過計算機技術，企業(yè)可以搭建一個供內部人員進行資料傳輸與信息交流的平臺。在專業(yè)人員的維護下，能夠安全穩(wěn)定的存在，對于實現信息在企業(yè)內部的便捷迅速的交流，提高信息傳遞效率具有重要的作用。

2.3 實現了對工作的實時監(jiān)督管理

對于辦公工作的整個過程進行監(jiān)督一直以來都是一個非常具有難度的事情。缺乏監(jiān)督管理會使管理人員喪失對于工作進度的具體把握，不利于他們對辦公人員的工作進行督促，從而使辦公人員的具體工作效率成為一個不可控的因素。計算機辦公自動化很好的解決了這個問題，通過計算機技術，可以對辦公人員的工作進行實時的監(jiān)督管理，能夠對辦公人員的具體工作完成形成及時有效地督促，有利于辦公人員工作效率的提高，而且使得針對對辦公人員的績效考核有了具體的依據資料。在實際運用過程中需要充分考慮辦公人員的素質，制定合理的管理制度實現對辦公人員的有效管理，使計算機辦公自動化能夠取得更加滿意的效果。

3 計算機辦公自動化的創(chuàng)新策略

3.1 升級文檔管理功能，形成系統(tǒng)

目前計算機辦公自動化的應用中，最重要的功能之一就是實現了文檔的安全有效管理，給辦公帶來了極大的便利。但是這一功能還存在著一定的缺陷，像是未能形成有效的文檔管理系統(tǒng)，像是目前的文檔管理未能根據企業(yè)的不同文檔管理需要進行調整，因此造成了不需要的功能過多，界面繁雜，其便捷性還有待進一步的提高。針對這一問題，可以以企業(yè)為單位，根據不同的文檔存儲利用要求，與之形成對應的文檔管理系統(tǒng)，去除不需要的功能，優(yōu)化文檔管理界面，使之變得更加的簡單快捷。

3.2 提升網絡安全技術，提高員工的網絡安全意識

計算機辦公自動化的另一個重要功能就是實現了企業(yè)內部信息地交流與溝通，增強了企業(yè)內部員工的互動交流。與此同時由于員工的網絡安全意識相對較差，信息交流平臺的安全系數較低，也使得計算機辦公自動化存在巨大的網絡安全隱患，給企業(yè)信息安全的保障帶來了極大挑戰(zhàn)。因此需要通過員工身份密碼認證、開啟防火墻等技術方法增強平臺的安全性，除此之外，企業(yè)需要重視員工的網絡安全意識培養(yǎng)，除了對員工的計算機技術進行培訓外，增強其計算機知識，還要定期為員工進行計算機安全普及，提高他們網絡安全意識，使得員工能夠更安全地利用計算機辦公自動化，更便捷地工作。

3.3 完善監(jiān)督管理機制，提高監(jiān)督的有效性

雖然計算機辦公自動化應用在一定程度上使管理人員對于員工的工作過程更加了解，但是由于監(jiān)督管理尚未納入系統(tǒng)之中，管理機制不完善，在系統(tǒng)中缺乏相關制度規(guī)章依據，所以造成了實際的監(jiān)管效率其實很低。可以通過將相關規(guī)章制度與獎懲辦法納入計算機辦公系統(tǒng)中，使得管理人員能夠在監(jiān)督的基礎之上，根據規(guī)章制度進行有效的管理獎懲，對一些辦公進度落后的事物，也可以給予相應提示，達到管理監(jiān)督的實際督促作用。

4 計算機辦公自動化發(fā)展趨勢

計算機辦公自動化應用中，為使其作用更好的發(fā)揮，需要重視相關問題的解決，未來計算機辦公自動化發(fā)展將保持高速發(fā)展態(tài)勢，高度融合項目工作管理，人才能力培養(yǎng)表現多元化。目前社會各領域計算機辦公自動化深入發(fā)展，計算機辦公自動化發(fā)展應不斷完善相關技術，計算機技術發(fā)展加快促使辦公自動化實現持續(xù)發(fā)展，新技術不斷應用才能確保計算機辦公自動化更好的適應需求。

計算機辦公自動化發(fā)展對程序要求較高，實際辦公業(yè)務開展中，辦公人員操作能力是重要的影響因素，計算機辦公自動化發(fā)展中應注重多元化人才能力培養(yǎng)，重視人才專業(yè)知識能力培養(yǎng)，更好的滿足實際需求。目前計算機辦公自動化發(fā)展到較為完善階段，今后發(fā)展中應注意與實際工作情況密切配合。企事業(yè)單位應實現現代化管理，使企業(yè)管理能力得以提升。

5 結束語

計算機辦公自動化是時代發(fā)展的產物，對于提高工作效率具有不可替代的作用。現代企事業(yè)單位辦公中應用計算機實現辦公自動化成為必然趨勢，應提高對計算機在辦公應用中的重視，認識到計算機辦公自動化的優(yōu)勢，加大相關投入。計算機辦公自動化應用中應根據單位需求進行創(chuàng)新，設計開發(fā)應體現辦公效率提升的優(yōu)勢。與此同時，針對其應用發(fā)展中存在的問題，需要加強認識，不斷提出創(chuàng)新策略，促使其不斷發(fā)展完善。