電子檔案管理面臨的問題及對策研究

滕 騰，宋曉慧，王 煜

（1.山東省青島市市南區社區衛生服務管理中心，青島 266000；2.山東省青島市公安局，青島 266071）

近年來隨著信息技術水平的不斷提升，計算機網絡技術廣泛普及，電子檔案在各領域和行業中的應用日漸廣泛。實踐中應當不斷規范操作流程以及制度，對電子檔案進行優化，完善檔案管理機制，以此來確保電子檔案安全可靠性[1]。

1 現階段電子檔案管理中的問題分析

實踐中可以看到，很多人員對電子檔案缺乏認識，存在理解上的偏差。部分人已經習慣于傳統的紙質文件，對電子文件并不認可。長期以來，隨著無紙化以及辦公自動化技術的快速法在，將來檔案管理工作將朝著電子化方向發展。同時，部分人員因電子文件快速性以及方便性，對儲存文件尤其是重要文件備份不及時，對計算機依賴性非常的強，一旦出現故障問題或者計算機被病毒侵害，則可能會導致檔案資料丟失。值得一提的是，電子信息本身的可識讀性難以確保，電子文件與紙質文件存在差異，外表保存良好的磁盤，可能因硬件以及軟件和編碼方式等環境因素的變化，導致信息不可讀。隨著信息技術的快速發展，新的編碼也會替代原編碼，而且電子文件編碼方式以及迅速變化的系統環境之間也會出現一些矛盾問題，這些都是電子檔案管理工作中的棘手問題[2]。

同時，還存在著電子檔案及其原始性界定等方面的問題，電子檔案的法律憑證更多是基于其原始性，所以電子檔案的原始性認定是確保憑證作用的根本之所。此外，電子文件本身具有一定的易更改性，而且信息數據與載體之間具有可分離性，以致于電子檔案資料在形成以及傳輸時可能會被人為的改動。需注意的是，電子文件本身還具有邏輯性問題以及實體歸檔方面的問題。所謂實體歸檔，即電子檔案形成以后，基于磁盤等傳輸方式將文件傳送到檔案管理部門進行保管；而邏輯歸檔則主要是在網絡條件下，僅告知檔案管理部門個別電子信息存貯路徑，其原存儲位置和方式不發生改變。對于該系統而言，電子文件、接受者以及歸檔者之間相距可能很遠，但是秩序進行遠程操作即可將目標檔案資料歸檔。對于邏輯歸檔而言，其中是否可以確保電子檔案資料的安全可靠性，對于檔案管理而言是一大難題。

2 加強電子檔案管理的有效策略

基于以上對現階段電子檔案管理工作存在的相關問題分析，筆者認為要想加強電子檔案有效管控，應當落實好以下工作。

2.1 加強信息安全性管理

電子檔案管理部門應當不斷強化安全意識，科學合理地應用現代網絡安全技術手段，不斷提高電子檔案資料以及網絡信息安全可靠性。由于電子檔案資料通常存儲在一定的介質之上，因此需加強介質安全管理，以此來實現對電子檔案信息的有效管控[3]。從這一層面來講，在對電子檔案進行安全管理過程中，管理人員應當建立適合磁盤或者光盤等保管環境條件，以此來有效提高檔案信息安全性。

2.2 完善服務體系，規范檔案管理操作流程

實踐中主體應當建立健全檔案資料庫，通過對基礎數據的挖掘與利用來有效優化整合電子檔案數據，并在此基礎上積極開展檔案資料的咨詢服務業務。為此，我們應當立足實際，結合實際情況不斷健全和完善電子檔案信息資源管理體系，對電子檔案信息歸檔處理，以此來促進相關數據資料的共建共享。同時，還應當深化應用現代信息技術手段，為電子檔案的優化管理提供技術支持。實踐中我們應當不斷規范電子檔案管理操作流程，健全和完善管理機制。在電子檔案資料管理實踐中，應當注重網絡安全可靠性研究，對管理人員以及操作人員的職業道德及其素質等進行全面把控，做好人員定期培訓工作，強化人員管理。對工作人員的實際操作能力加強管控，使其能夠準確掌握有效的操作技巧，并且熟練掌握電子檔案管理要點，以此來提高其工作效率。

2.3 加強人才培養，優化服務方法

單位領導以及管理部門應當提高電子檔案應用管理重要性認知水平，對管理人員自身的技能加強培訓和提升，從而為電子檔案的管理提供基礎和保障。實踐中還應當不斷優化人才招聘機制，加強人才隊伍建設，為儲備優質管理人才打下基礎[4]，同時這也是提高電子檔案管理實效的基礎和保障。電子檔案管理過程中應當不斷優化服務方式，從三個方面著手。第一，電子檔案管理人員應當對內部信息全面了解和把握，挖掘以及發現信息資源，科學合理地利用檔案資源，使其與光盤等載體的制作以及電子化技術應用融合在一起。第二，儲存相關電子信息資料，以此來提高管理水平。第三，電子檔案管理人員需秉承服務理念，為檔案資料需求者提供優質的服務。在此過程中需注意的是，應當積極構建網絡服務管理體系，并且提供在線服務[5]。

3 結束語

綜上所述，隨著信息化建設水平的不斷提升，加強電子檔案管理至關重要，這主要是因為檔案資料的地位和價值越來越大。雖然電子檔案重要性認知程度以及管理水平均有所提升，但是現階段實踐中依然存在著很多的問題與弊端，為此需立足實際，不斷創新和改進理念與方法，這樣才能有效提高電子檔案管理水平。