探索新建鐵路工程竣工檔案資料的整理與歸檔

賈薇

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）10-149-01

摘 要 檔案管理是新建鐵路工程項目管理的重點內容，在本次研究中，本文在了解鐵路竣工檔案資源管理現狀之后，分析了其中存在的問題；之后對于檔案資料的整理與歸檔方法進行分析，希望能夠為相關工作的開展提供支持。

關鍵詞 鐵路工程 檔案管理 竣工檔案 施工檔案

鐵路檔案是鐵路項目在建設期間所形成的資料，這些資料具有保存價值，根據《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》的相關內容，未來鐵路工程項目中應該更加關注對檔案管理，通過檔案資源建設、信息化建設等工作，為鐵路的檔案管理提供了新的方向，具有深遠影響。

一、鐵路工程檔案管理的現狀

（一）缺乏相應的管理體系

無論是在鐵路工程項目的施工還是竣工檔案管理中，依然存在工作效率低下等問題，且檔案的手機與整理速度分布上當前的鐵路工程項目施工，造成竣工檔案管理出現滯后性。而造成一種問題的主要原因是缺乏相應的管理體系，造成工作人員在檔案管理工作中無法有效的收集資料，難以為整個工程項目管理提供科學有效的支持。

同時，鐵路工程項目建設是一個復雜的過程，存在施工周期長、技術條件復雜、資金投入多等特征，并且各工種之間的良好配合都是影響施工質量的關鍵，其中都存在多個影響施工質量的因素[1]。而在檔案管理中，由于缺乏相應的檔案管理制度，相關人員在鐵路竣工、施工檔案收集、管理中難以更有針對性的采集資料，并且也會出現存放不規范等一系列潛在質量問題，造成檔案管理的價值無法得到體現。

（二）沒有實現精細化監管

精細化就監管已經成為檔案管理的必然選擇，針對目前鐵路工程項目越來越復雜的情況，很多企業都開始嘗試推動檔案管理精細化，但是在實際工作中，檔案管理的精細化效果并不理想，因為精細化監管不足以及人力資源匱乏等因素影響，檔案整理的精細化監管水平處于較低水平，無法滿足竣工檔案精細化管理要求。

二、新建鐵路工程竣工檔案資料整理工作的對策分析

（一）完善檔案管理的模式

為了更好的適應未來鐵路竣工檔案管理要求，應該從管理模式的角度來完善管理體系，而針對目前較為復雜的檔案管理要求，工作人員應該從施工一直到竣工的各個周期來細化工作重點，用以指導檔案管理工作。

例如，在檔案管理中可以指定詳細的歸檔文件材料清單，通過清單的完整性來對各個施工步驟進行控制，從基礎施工人員入手，這是因為他們是項目文件檔案形成的源頭。之后在施工階段需要重視各類文件的積累，以不同時間跨度為單位，保障不同檔案之間具有良好的聯系，形成動態、連續的檔案歸檔模式，保障各類檔案能夠按時歸檔。除此之外，工作人員還應該聯合鐵路工程項目中的技術人員，由技術人員對文件的準確性、完整性進行評價，并根據施工進度以及竣工情況來合理歸檔，最終實現對檔案的動態管理。

（二）重視檔案管理的監督指導

為確保檔案工作順利開展，建設單位的業務管理部門應該與檔案管理部門之間保持良好聯系，在各項業務工作中進行管理，通過抓流程、抓平時的工作模式，在項目上場之后對各項業務進行全面、詳細的管理。例如日常工作中通過交底工作，明確各類項目文件的保存要求、歸檔范圍等。

在工作中首先應該注意轉變一個工作誤區，那就是很多人都認為檔案管理需要有檔案部門完成，但是在實際上，檔案部門工作人員無法指導鐵路施工的開展，其中所涉及到的很多專業項目（如測量專業、現場試驗等）都需要專業主管部門的支持。所以在下一階段工作中應該結合檔案的管理要求，結合鐵路施工、竣工等過程所涉及到的各種文件，按照檔案管理部門的引導做好職責分工，這是提高檔案管理工作質量的關鍵。

（三）重視檔案管理工作的精細化

精細化是未來檔案管理工作發展的必然趨勢，而針對鐵路項目建設期間存在的歸檔文檔數量多等問題，所以在精細化管理期間，應該保證各個工作人員都能在歸檔范圍的基礎上做好預處理工作。例如在鐵路項目地基處理中，應該詳細記錄地基處理的各項技術手段，并將放養報審、測量記錄、第三方檢測報告等作為歸檔文件的重點內容；在項目形成文件之后，在統一時間對文件進行整理，期間應該遵循文件形成的自然規律、保持其中有機聯系。例如，橋梁工程下部結構橋墩的施工，有的單位將每個墩的鉆孔記錄放到一起，并詳細激勵橋墩施工的中，遵照文件的規律對整個橋墩的施工過程進行分解，一直到工程項目竣工[2]。通過這種處理方法，能夠從鐵路項目施工一直到竣工環節實現了對檔案的精細化管理，避免傳統工作模式下出現的破壞文件規律的情況，提高了檔案管理水平。

三、結語

現階段鐵路工程竣工檔案資料的整理與歸檔已經成為鐵路項目工作的重點內容，因此需要對傳統的檔案管理模式進行轉變，明確檔案資源整理與歸檔的細節，這樣才能進一步提高工作質量。

參考文獻：

[1]唐萍萍.加強鐵路建設項目檔案管理工作的若干思考[J].城建檔案，2017（05）：49-51.

[2]王霞.淺析鐵路建設檔案管理中存在的問題及解決方法[J].辦公室業務，2017（07）：129.