干部人事檔案管理在事業(yè)單位人力資源管理中的重要性

李玲瑞

中圖分類號(hào)：C962 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）10-097-02

摘 要 規(guī)范化的干部人事檔案管理是做好事業(yè)單位人力資源管理工作的重要支撐；本文就干部人事檔案管理工作的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值及目前該項(xiàng)工作存在的問題展開了具體闡述，并對(duì)如何提升干部人事管理效能進(jìn)行了研究與思考，從而進(jìn)一步調(diào)整完善事業(yè)單位人力資源配置，提高干部職工隊(duì)伍素質(zhì)，促進(jìn)單位可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 人力資源管理 干部人事檔案

作為人力資源管理的重要工具，人事檔案通過收集個(gè)人基本資料、身份信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、政治面貌等相關(guān)材料記錄個(gè)人的成長經(jīng)歷和人生軌跡。 在事業(yè)單位，干部職工的人事檔案管理顯得極為關(guān)鍵，它不僅是干部選拔任用、職稱申報(bào)評(píng)選、績效考核評(píng)比的主要依據(jù)，更關(guān)系到職工養(yǎng)老保險(xiǎn)參保手續(xù)和退休手續(xù)的辦理。因此，做好干部人事檔案管理工作，對(duì)促進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)部規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)，改善干部隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，提升事業(yè)單位社會(huì)服務(wù)能力有著至關(guān)重要意義。

一、干部人事檔案管理在人力資源管理中的應(yīng)用價(jià)值

（一）輔助人力資源開發(fā)

人力資源是加速企事業(yè)單位現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程的核心資源。干部人事檔案作為人力資源管理的重要工具，不僅記錄了事業(yè)單位干部職工的個(gè)人信息和學(xué)習(xí)經(jīng)歷，還能詳盡體現(xiàn)其工作經(jīng)歷和工作表現(xiàn)。借助這些信息，事業(yè)單位組織人事部門可進(jìn)行精準(zhǔn)定位和素質(zhì)評(píng)價(jià)，并根據(jù)人員的具體情況，開展單位的人力資源開發(fā)工作，從而保證人力資源開發(fā)的系統(tǒng)、高效和準(zhǔn)確性，為提高其在社會(huì)公共事業(yè)服務(wù)中的核心競(jìng)爭力，提升單位綜合效益，達(dá)到戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)給予有力支撐。

（二）優(yōu)化人力資源規(guī)劃配置

在新的發(fā)展形勢(shì)和經(jīng)濟(jì)形態(tài)下，干部人事檔案無疑為優(yōu)化人力資源規(guī)劃配置給予了充分的技術(shù)保障和有效的信息支持。依托干部人事檔案進(jìn)行人力資源規(guī)劃配置，已成為事業(yè)單位人力資源發(fā)展的內(nèi)在要求。根據(jù)人員結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀及單位發(fā)展情況，單位組織人事部門結(jié)合干部人事檔案提供的真實(shí)準(zhǔn)確信息，及時(shí)提出事業(yè)單位人力資源需求，設(shè)計(jì)出較為詳盡的人員規(guī)劃配置方案，進(jìn)步保證了事業(yè)單位干部隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的合理性，從而提升事業(yè)單位公益服務(wù)質(zhì)量和專業(yè)能力。

（三）加強(qiáng)人才隊(duì)伍規(guī)范化管理

隨著事業(yè)單位深化改革工作的進(jìn)一步推進(jìn)，國家對(duì)于事業(yè)單位干部隊(duì)伍素質(zhì)和履職履責(zé)能力提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。事業(yè)單位干部管理質(zhì)量，關(guān)系到事業(yè)單位干部隊(duì)伍的穩(wěn)定和單位形象，更對(duì)我國公共事業(yè)發(fā)展和社會(huì)和諧穩(wěn)定具有重要影響。因此，提高事業(yè)單位干部管理質(zhì)量是提升單位干部人才隊(duì)伍規(guī)范化管理的重中之重。而借助查閱干部人事檔案這一有效手段，組織人事部門可以對(duì)事業(yè)單位干部的基本信息、工作能力和綜合素質(zhì)做出有效評(píng)價(jià)，避免了弄虛作假、德不配位的現(xiàn)象發(fā)生，為事業(yè)單位干部選撥、職稱評(píng)聘等工作的開展提供有力保障，使得事業(yè)單位干部人才隊(duì)伍管理更加規(guī)范。

二、當(dāng)前人事檔案管理的問題

（一）信息的真實(shí)度不足

干部人事檔案的真實(shí)度直接關(guān)系著單位人力資源管理工作的有效性。常見的干部人事檔案信息失真主要表現(xiàn)在出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間造假、學(xué)歷造假、工作經(jīng)歷造假、檔案材料填寫不規(guī)范、入檔手續(xù)不齊全等方面。現(xiàn)階段，事業(yè)單位在養(yǎng)老保險(xiǎn)入軌、人才招聘、干部選任、崗位調(diào)配等工作中，對(duì)干部職工個(gè)人信息的真實(shí)準(zhǔn)確性提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。然而在實(shí)際管理過程中，部分材料因年代久遠(yuǎn)其真實(shí)性已無從考證，加之檔案管理人員工作的疏忽和操作不規(guī)范，導(dǎo)致檔案信息真實(shí)性存疑，使得組織人事部門對(duì)部分干部的綜合評(píng)估不夠準(zhǔn)確，影響了人力資源管理效果。

（二）記錄內(nèi)容不全

干部人事檔案能夠?qū)θ藛T的信息、經(jīng)歷、表現(xiàn)、綜合素質(zhì)等方面進(jìn)行有效記錄，因此，記錄內(nèi)容的全面就顯得尤為重要。目前，事業(yè)單位干部人事檔案記錄內(nèi)容不全主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

1、相關(guān)檔案材料未及時(shí)形成。根據(jù)國家干部人事檔案相關(guān)規(guī)定，各檔案材料形成部門在相關(guān)工作結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)形成檔案材料。但由于缺乏干部人事檔案管理績效考核監(jiān)督機(jī)制，檔案形成部門存在不重視臺(tái)賬整理，不及時(shí)形成材料的情況，從而造成該部分檔案材料的缺失。

2、相關(guān)檔案材料未及時(shí)轉(zhuǎn)遞歸納。干部職工的檔案材料應(yīng)及時(shí)整理并納入干部人事檔案中。而在實(shí)踐中，由于部分事業(yè)單位對(duì)人事檔案的重要性沒有深刻認(rèn)識(shí)，致使干部人事檔案存在轉(zhuǎn)遞及歸檔滯后問題。那些未及時(shí)入檔的材料，大部分在轉(zhuǎn)遞歸檔過程中遺失。

3、信息管理建設(shè)落后

信息時(shí)代下，事業(yè)單位要提升干部人事檔案管理質(zhì)量，還應(yīng)注重干部人事檔案系統(tǒng)的信息化建設(shè)。目前，絕大多數(shù)事業(yè)單位尚未建立干部人事檔案信息化管理平臺(tái)，仍采用紙質(zhì)檔案管理的模式開展工作。這就使得干部人事檔案管理中存在以下缺陷：

一是檔案材料不易保管存放。人事檔案材料對(duì)存放環(huán)境有著較高要求，紙質(zhì)檔案材料在保存、轉(zhuǎn)遞的過程中，容易因人為、非人為原因，出現(xiàn)材料損壞、遺失等情況；

二是檔案信息共享不夠及時(shí)。干部人事檔案信息的查閱，需由專人按照檔案管理相關(guān)要求審核批準(zhǔn)后進(jìn)行，由于單位存放檔案數(shù)量較多，查檔工作具有一定的時(shí)間滯后性，大大影響了單位人力資源管理效率和質(zhì)量；

三是信息化建設(shè)存在安全隱患。 部分事業(yè)單位雖然借助于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建了干部人事檔案信息管理平臺(tái)，但與之配套的電子檔案管理制度和安全防護(hù)制度還有待完善，電子檔案查閱較為隨意，存在一定網(wǎng)絡(luò)安全隱患。

4、管理人員責(zé)任缺失

檔案管理人員在干部人事檔案管理中發(fā)揮著關(guān)鍵作用。事業(yè)單位要想提高人力資源管理質(zhì)量，還應(yīng)注重檔案管理人員專業(yè)能力培養(yǎng)，進(jìn)一步規(guī)范責(zé)任意識(shí)。目前檔案管理人員普遍有以下幾方面問題：

一是部分管理人員的思想認(rèn)知不足。管理人員不能深刻意識(shí)到檔案工作的嚴(yán)肅性和重要性，沒有形成內(nèi)部干部人事檔案管理制度，對(duì)從形成到整理歸納的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行明確的職責(zé)劃分，未及時(shí)做好檔案整理歸檔工作，影響了檔案管理的質(zhì)量和效率；