好的組織設計讓平凡人做出不平凡的事如何畫出有效率的組織圖？

黃至堯

組織圖，目的是建立有效的治理架構，以提升營業運作效率，確保企業永續經營。組織圖會影響營運的成敗，有效率的組織架構，將提升公司整體戰力，也確保崗位上的人實現自我價值。

商業環境變化快速，組織須隨外在環境隨時調整，因此組織變動的頻率也愈來愈頻繁。但只有極少數企業的組織架構，能靈活調整配合需要提升效率&業績。組織設計是一個過程，是因地、因時、因人而異的。組織設計不是一成不變的，它是一種連續的活動。根據經驗，組織設計必須考慮：

1.外部環境的變化；

2.既有團隊的強項與弱點；

3.個人的偏愛。

多數企業的HR，閱讀了許多專業書籍，並參考其他企業，但最後仍只能依樣畫葫蘆，頂多就是把現行組織圖依照人員的增補作微調。對於如何繪製出最有效率的組織圖，幾乎很難找到正確的方法。

今天就跟大家分享簡單的5 Steps畫出有效的組織圖。組織設計是一個動態的工作過程，包含了眾多的工作內容。科學地進行組織設計，要根據組織設計的內在規律性有步驟地進行，才能取得良好效果。

第1步：調整組織的時機

老闆大發脾氣，業績下滑，核心人員離職，無法完成任務……提出組織調整的時機很重要，大多時候組織圖多半就躺在那一動也不動，鮮少有人去關心，更誇張的是，有許多公司實際運作跟組織圖根本不一樣！ 在董事會議中亦少有聽過目標未達成時，董事們要review 組織圖的，一般最常見的就是換人！ 更多時候組織圖只有在人員調動、調薪晉升、培訓跟招聘需要（獵頭討論）時拿出來看一下。組織設計通常有以下幾種情況：

1.新建的企業需要進行組織設計；

2.原有組織出現大問題或企業的目標發生變化，

3.核心人員調整或異動；

4.需要進行局部調整和完善。

在未來，企業組織的調整必將更頻繁！

第2步：目標與效益

根據麥肯錫（McKinsey）研究，15%的高階主管會為新組織設定詳細的業務目標；17%的企業則是因為一時心血來潮。調整組織是為了高效達成組織目標、產生效益，建議做法是：

1.老闆須重新設定組織的目標；

2.通過外部顧問訪談（各山頭都有利益，資源很難公正公平）；

3.公司高層一致支持（需要花一些精力，畢竟沒有人喜歡被改變）；

4.要完整地提出有詳細的時間表。（舉例：2019年調整完畢，2020年開始運作，2021年檢視成果。）

第3步：弱點與強項

成功企業的組織圖，不一定能契合每一家公司。醫生給處方之前一定會先進行檢查與診斷，畫組織圖也是一樣，一定要確實透做好全身檢查，以確保組織調整後不會產生後遺癥；因此了解核心團隊的強弱，分析現有競爭力是絕對必要的。常用的方式有：

1.評價中心；

2.問卷調查。

通過上述的方式， 可以讓企業準確掌握足夠的資訊，幫助我們決定什麼應該保留，有限的資源該如何應用？以利在調整組織圖的時候能夠更精準、更有效地提高工作效率。

第4步：能落地運作最重要

畫組織圖的時候千萬不要把重點放在希望組織圖（看起來像什麼樣子）而忽略了「如何運作」，接地氣是一件很重要的事。我經常看到一些組織的調整真的只是為了調整而調整，組織圖上看起來整併為一個單位，實際運作上只是名稱改變，還是各做各的事，整體的效率並未因調整而提升。因此，落實執行前需要：

1.制訂明確的職位說明書與績效考核；

2.充分溝通、溝通再溝通；

3.持續的推進並配合引進新人。

第5步：學習、修正方向

不論做了多少準備，在執行的過程中都不應該過分期待一切會進行得十分順利。因為畢竟落地執行的過程中還是需要靠人來執行，一旦碰到障礙，千萬不要放棄，這個時候需要調整的不是組織，而是心態。

如果你正在考慮進行重新畫出更有效率的組織圖，切記個人和組織都傾向維持現狀，只有在對現狀十分不滿，並確切了解新的組織設計為其帶來的好處後，組織和個人才會投入精力支持。另外，絕對不要即興發揮，也不要妄想一觸可及，必定是結合實際需求才能作出較佳決策，並透過組織調整讓員工更積極地參與和投入，最終能夠提升組織效益、達成企業目標。