淺析如何做好工程建設(shè)項目內(nèi)部檔案管理

【摘要】伴隨我國改革的進(jìn)一步深化，各地政府加大了對基礎(chǔ)設(shè)施投入，新建和改制同步開展，展現(xiàn)出一片繁榮的景象。在這樣的大環(huán)境下，怎樣管理和使用工程建設(shè)項目檔案成為了建設(shè)單位關(guān)注的要點(diǎn)。本文對此展開研究，希望對建設(shè)單位良好的項目管理提供幫助。

【關(guān)鍵詞】工程建設(shè);檔案管理;改善建議

工程項目的建設(shè)是地區(qū)發(fā)展和國家發(fā)展的重要事項，是國家發(fā)展的硬件基礎(chǔ)。伴隨我國經(jīng)濟(jì)體制的不斷發(fā)展，基建項目也日益朝向規(guī)模化、大型化角度發(fā)展。各地政府加大了對基礎(chǔ)設(shè)施投入，新建和改制同步開展，展現(xiàn)出一片繁榮的景象。項目工程都在有條不紊地進(jìn)行，體量巨大。因此，怎樣管理和使用好工程建設(shè)項目檔案成為當(dāng)前建設(shè)單位管理的難題。

1、工程建設(shè)項目檔案

工程建設(shè)項目檔案是項目立項時便展開，涵蓋可行性研究、設(shè)計、招投標(biāo)、質(zhì)檢、設(shè)備采購、運(yùn)行、竣工驗收的全過程管理進(jìn)程在內(nèi)的一項檔案工作。是通過文字、圖表、聲像等不同方式和載體進(jìn)行記錄的工程歷史記錄。主要包括：基建類文件、監(jiān)理類文件、施工類文件、竣工文件等。

項目檔案屬于一項有機(jī)載體，其特征主要包括：（1）成套性。其記載并反映了建設(shè)活動整個過程和相關(guān)的成果，并和總體基建程序、專業(yè)內(nèi)容之間有效地銜接起來，產(chǎn)生了項目完整化、成套的整體;（2）專業(yè)性。不管是生產(chǎn)性工程建設(shè)檔案，還是國防性的檔案，其均屬于民用性質(zhì)的工程，將技術(shù)活動真實(shí)記錄下來，由早期工程規(guī)劃到中期的決策、設(shè)計、施工，至最后的竣工、使用均會如實(shí)記錄。（3）現(xiàn)實(shí)性。其擁有強(qiáng)大的現(xiàn)實(shí)使用性，是對建筑工程設(shè)計質(zhì)量、工程質(zhì)量展開的全方位考核，亦是竣工驗收的重要依據(jù)。對于工程建設(shè)、使用、技術(shù)改造都提供了重要的依據(jù)。

2、如何加強(qiáng)工程建設(shè)項目檔案管理

2.1充分認(rèn)識工程建設(shè)項目檔案的重要性

由國家檔案局聯(lián)合其它部門發(fā)布《重大工程建設(shè)項目檔案驗收辦法》規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的一個重要部分，未經(jīng)驗收或驗收不合格的項目，不予驗收通過。可見，項目檔案驗收是整個工程驗收的最后一道關(guān)口，由法律角度來講，其具有一票否決權(quán)，體現(xiàn)了項目檔案的重要性。

此外，項目檔案對于項目建成后的管理、維護(hù)、擴(kuò)建、技術(shù)改造均發(fā)揮著關(guān)鍵作用。一旦存在檔案收集不齊備、整理存在不規(guī)范或保管不安全性，均將影響到項目效益的發(fā)揮。基于此，要求項目管理團(tuán)隊能高度關(guān)注檔案工作[1]。

2.2制定符合實(shí)際情況的檔案管理規(guī)章制度

第一，在組織領(lǐng)導(dǎo)方面應(yīng)加大關(guān)注度。應(yīng)根據(jù)項目本身的規(guī)模、特征和需要，合理地配備相關(guān)的檔案管理人員，或構(gòu)建起工作人員網(wǎng)絡(luò)體系。

第二，全面增強(qiáng)工程項目檔案管理方面的制度建設(shè)，建立健全的工作制度，和滿足實(shí)際發(fā)展的管理機(jī)制。

第三，制定良好的崗位責(zé)任機(jī)制，建立合理、透明的獎懲機(jī)制，依據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行獎懲，以此形成規(guī)范。

第四，要求相關(guān)管理部門能根據(jù)項目的不同特征，制定合乎項目需求的檔案管理架構(gòu)和程序，為推動工程建設(shè)項目檔案的良好管理作貢獻(xiàn)，達(dá)到“四個同步”，即：項目下達(dá)計劃任務(wù)和文件材料歸檔的同步;計劃進(jìn)度的檢查和文件材料的積累同步;驗收、鑒定成果和相關(guān)的文件材料歸檔同步;項目總結(jié)和文件材料同步。以此保障項目檔案的工作的良好開展[2]。

2.3對項目管理人員進(jìn)行檔案知識業(yè)務(wù)培訓(xùn)

第一，開展定期培訓(xùn)。項目建設(shè)單位要求根據(jù)項目發(fā)展的情況，定期對相關(guān)人員展開檔案知識、業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)。

第二，重視高層檔案管理意識培養(yǎng)。針對高層單獨(dú)開設(shè)相關(guān)管理課程，提出管理團(tuán)隊管理意識，從而重視此項工作，由最初開展檔案管理工作便重視組織管理、歸檔范圍、整理規(guī)范和保管要求等多方面的要求，而不是直至檔案驗收才發(fā)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)尚未整理完成，保管要求還不能達(dá)標(biāo)，此時再去補(bǔ)救[3]。

第三，積極開展外出學(xué)習(xí)。建設(shè)單位應(yīng)該積極對標(biāo)行業(yè)標(biāo)桿，向優(yōu)秀單位學(xué)習(xí)，積極走出來，學(xué)習(xí)先進(jìn)管理思想和技能。

2.4掌握工程建設(shè)項目檔案收集的方法

工程建設(shè)項目檔案收集的完整性，整理的規(guī)范性，是工程質(zhì)量和水平的綜合反應(yīng)。因此，檔案的收集方法要求立足于全過程跟蹤和收集的原則，尤其是對于那些投資大、周期性長的項目，通常由于參建單位繁多，導(dǎo)致文件材料門類繁多，格式和表現(xiàn)形式各有不同，因此，將此項工作全部交予建設(shè)單位也是不現(xiàn)實(shí)的。

這就要求建設(shè)單位在和相關(guān)參建單位擬定合同和簽署協(xié)議過程中，明確要求檔案質(zhì)量、數(shù)量、移交時間等重要信息。或在招標(biāo)合同內(nèi)專門設(shè)置一條檔案資料，詳細(xì)說明相關(guān)要求，包括材料的收集、整理、歸檔、移交要求和時間、處罰條款等。要求項目管理人員根據(jù)合同進(jìn)行管理、驗收和鑒定，只有滿足存檔條件的，才進(jìn)行手續(xù)移交。

2.5定期開展資料整理檢查與監(jiān)督

由于資源過于瑣碎，不僅不會產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，而且在繁忙的施工現(xiàn)場，工作人員通常將此項工作視為一種累贅，能不做的就盡量不做，實(shí)在要做的也是馬虎應(yīng)付，導(dǎo)致一些重要的數(shù)據(jù)不能錄入其中，最終影響了資料的完整性和精準(zhǔn)性。基于這個原因，要求項目管理人員定期組織人員召開檔案工作會議，強(qiáng)調(diào)資料的重要性，同時對收集的資料進(jìn)行定期或不定期突擊檢查，展開資料評比，以此提高各方的重視。

同時，要求項目建設(shè)單位能對工程建設(shè)項目檔案展開統(tǒng)一的管理，有效地監(jiān)督各參建單位，包括設(shè)計、施工、監(jiān)理等的資料情況，進(jìn)行合理的指導(dǎo)，保障項目檔案的工作和建設(shè)達(dá)到同步開展的目的。此外，定期組織參建單位、檔案管理人員召開檔案工作會議，讓他們匯報工作進(jìn)度、實(shí)施精度，并對接下來的工作進(jìn)行部署。

總結(jié)：

檔案工作作為一種文職工作，需要工作人員擁有細(xì)心、耐心和恒心去堅持，不懼困難，遇到問題能靈活地尋找各方幫助以解決，同時要求檔案管理者關(guān)注基礎(chǔ)管理工作，重視過程的挖掘，給予基層工作人員更多支持，幫助他們認(rèn)真履責(zé)，全面做好收集、整理、保管方面的工作。總而言之，檔案管理工作是一項長期的、持續(xù)性的工作。要求我們由宣傳角度著手，讓各級人員明白其重要性，予以檔案工作者更多配合，讓工作項目建設(shè)檔案更加完整，發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]張勇.如何做好重點(diǎn)工程建設(shè)項目檔案管理工作[J].智庫時代，2019（25）：233-234.

[2]胡順忠.如何做好重點(diǎn)工程建設(shè)項目檔案管理工作[J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2019（04）：53-54.

[3]梁紅壘.談如何做好公路工程建設(shè)項目檔案管理工作探究[J].工程建設(shè)與設(shè)計，2018（23）：280-281.

作者簡介：

張桂，1986年8月24日，女，四川成都，中國建筑西南設(shè)計研究院有限公司，檔案員。